Selbstständig machen mit einem Einkaufsservice

Was macht ein Einkaufsservice?

Ein Einkaufsservice übernimmt für Kunden Besorgungen des täglichen Bedarfs – von Lebensmitteln über Drogerieartikel bis hin zu Apothekenartikeln, Büromaterial oder Spezialeinkäufen. Je nach Geschäftsmodell reicht das Spektrum vom reinen Lieferservice mit fester Sortimentsliste über die Einkaufsbegleitung mobilitätseingeschränkter Personen bis hin zum individuellen Premium-Einkauf, bei dem der Anbieter im wahrsten Wortsinne maßgeschneidert für seinen Kunden einkauft. Der Begriff Einkaufsservice ist nicht geschützt – das macht das Feld einerseits zugänglich, verlangt aber andererseits eine umso präzisere Positionierung.

Was heute kaum noch jemand weiß

Was viele übersehen: Bereits vor einigen Jahrzehnten waren persönliche Einkaufsdienste selbstverständlicher Bestandteil des Stadtbildes. Mit der Digitalisierung erleben sie freilich eine neue Form der Renaissance – diesmal mit Apps, Bestellplattformen und kontaktlosen Übergaben statt Klingelschnur und Notizzettel.

Markt und Zahlen: Wie groß ist das Potenzial?

Der Lebensmittelmarkt in Deutschland ist mit Abstand der größte Bezugsmarkt für Einkaufsdienstleistungen. Nach Daten von Statista lag das Marktvolumen im Bereich Lebensmittel zuletzt bei rund 219 Milliarden Euro pro Jahr; der Lebensmitteleinzelhandel als ganzes erzielte über alle Vertriebsformate hinweg Umsätze in einer Größenordnung von rund 200 Milliarden Euro. Hinzu kommen Drogerie, Schreibwaren, Apotheke und weitere Bereiche des täglichen Bedarfs.

Besonders interessant für Einkaufsservices ist die Online-Komponente: Der reine Online-Umsatz mit Lebensmitteln in Deutschland erreichte zuletzt rund 4,1 Milliarden Euro und wuchs um etwa 6 Prozent gegenüber dem Vorjahr – also fast doppelt so stark wie der gesamte Onlinehandel. Der Anteil des E-Commerce am Lebensmittelmarkt liegt bei etwa 4,7 Prozent. Vor zehn Jahren war dieser Anteil noch fünfmal kleiner. Insofern handelt es sich zwar nach wie vor um eine Nische, aber um eine ausgesprochen dynamische.

Demografische Treiber

Die zweite Triebfeder ist die demografische Entwicklung. In Deutschland leben aktuell rund 19 Millionen Menschen ab 65 Jahren – das entspricht etwa 23 Prozent der Bevölkerung. Allein die Zahl der Hochbetagten ab 85 Jahren hat sich seit den 1990er-Jahren auf rund 3 Millionen mehr als verdoppelt. Bis Mitte der 2030er-Jahre wird die Zahl der Menschen ab 67 Jahren laut Statistischem Bundesamt von 16,7 auf mindestens 20,1 Millionen steigen. Letztlich ist das eine Zielgruppe, die wächst und für die der Gang zum Supermarkt zunehmend zur körperlichen oder logistischen Hürde wird.

Wer den Markt schon bedient

Existenzgründer mit einem persönlichen Einkaufsservice spielen also nicht in derselben Liga wie Picnic oder Rewe – das müssen sie aber auch nicht. Die Stärke liegt gerade dort, wo die großen Plattformen schwach sind: in der individuellen Beratung, in der menschlichen Komponente und in der Bereitschaft, auch außerhalb der gängigen Sortimente einzukaufen.

Trends, die Einkaufsservices begünstigen

Voraussetzungen, um sich mit Einkaufsservice selbstständig zu machen

Spezifische Qualifikationen sind nicht zu erfüllen, um sich mit einem Einkaufsservice selbstständig machen zu können. Erfahrungen mit Lebensmitteln und Preisen sollten aber vorhanden sein, schließlich möchte der eine oder andere Kunde auch beraten werden und von der fachlichen Expertise profitieren. Durch besondere Kenntnisse, etwa in Bezug auf Weine, regionale Produkte oder spezielle Diätformen, kann sich der Einkäufer als Spezialist profilieren.

Wichtig ist, dass die Qualität der Lebensmittel durch den Service in keiner Form in Mitleidenschaft gezogen wird. Die Kühlkette muss zu jeder Zeit sichergestellt sein, wozu Kühltaschen oder ein kleiner Kühlbox-Anhänger im Auto gehören. Eine pünktliche Zustellung ist in dieser Hinsicht der Garant dafür, dass eingekaufte Lebensmittel ihr Ziel auch tatsächlich frisch erreichen. Gerade in der Startphase kann körperliche Belastbarkeit als wichtige Grundvoraussetzung gelten, da alle Einkäufe selbst erledigt und geschleppt werden müssen.

Formale Pflichten

In formaler Hinsicht muss ein Gewerbe angemeldet werden, bevor der Geschäftsbetrieb offiziell aufgenommen wird. Wer regelmäßig mit unverpackten Lebensmitteln in Berührung kommt – etwa beim Umpacken oder bei einer eigenen Auslieferung in offenen Behältern –, benötigt zudem eine Erstbelehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz beim Gesundheitsamt. Steuerlich muss die Tätigkeit über das ELSTER-Portal beim Finanzamt erfasst werden. Gewerbesteuer fällt erst ab einem jährlichen Gewinn von 24.500 Euro an, ihre Höhe hängt vom Hebesatz der Gemeinde ab. Wer Pflegekassen-Erstattung über § 45b SGB XI nutzen möchte, muss zusätzlich die Anerkennung als „Angebot zur Unterstützung im Alltag“ nach Landesrecht beantragen – die Voraussetzungen unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland zum Teil deutlich.

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Welche Versicherungen braucht ein Einkaufsservice?

Pflichtversicherungen

Empfohlene Versicherungen

Mit Aufnahme der Selbstständigkeit entfällt meist die bisherige Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung. Kümmern Sie sich daher frühzeitig um die Wahl der Krankenversicherung; insbesondere für jüngere Gründer ohne Vorerkrankungen kann die private Krankenversicherung in der Anfangsphase deutlich günstiger sein als die freiwillige GKV.

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Analyse der Ausgangslage: Welche Zielgruppe rentiert sich?

Wer die Chancen am Standort konkretisiert und die Konkurrenz – von der lokalen Sozialstation bis zu Picnic und Rewe – auf dem Radar hat, kann sich mit einem Einkaufsservice erfolgreich selbstständig machen. Die Nachfrage ist aus mehreren Gründen vorhanden, und sie wird weiter wachsen. In der modernen Gesellschaft spielt eine individuelle Work-Life-Balance eine immer größere Bedeutung. Nach Feierabend oder am Wochenende haben nicht mehr alle Lust, sich auch noch durch überfüllte Supermärkte zu drängen und an der Kasse vermeintlich eine Ewigkeit zu warten. Damit sind schon zentrale Mehrwerte aus Kundensicht skizziert, die für den hohen Nutzen dieser Geschäftsidee stehen.

Die demografische Entwicklung in Deutschland spricht ebenfalls für die Potenziale dieser Geschäftsidee. Die Gesellschaft altert rasant, sodass Rentner zunehmend in den Fokus der Geschäftsaktivitäten rücken werden. Viele ältere Menschen wollen zuhause ein selbstbestimmtes Leben führen, solange es geht. Insofern stellt ein zuverlässiger Einkaufsservice in dieser Hinsicht eine tatkräftige Unterstützung dar, die gerne angenommen wird.

Geschäftsmodelle im Vergleich

Privat- oder Geschäftskunden im Fokus?

Abgesehen vom Privatkundenbereich kann auch der B2B-Sektor in den Fokus rücken: Praxen, Kanzleien, Werkstätten oder Filialen mittelständischer Unternehmen lassen Büromaterial, Getränke oder Apothekenbedarf gerne von einem zuverlässigen Dienstleister besorgen. Auch öffentliche Auftraggeber wie kommunale Pflegestützpunkte können in Frage kommen, allerdings sind hier oftmals vergaberechtliche Vorgaben zu beachten und die Margen liegen unter denen des Privatkundengeschäfts.

Zwischenfazit

Letztlich muss von Beginn an Klarheit darüber herrschen, welche Zielgruppe anvisiert werden soll. Hierfür ist auch eine Standortanalyse vorzunehmen: Für welchen Bereich besteht eine nachhaltige Nachfrage? Um diese Frage fundiert beantworten zu können, ist zudem eine umfassende Analyse der Konkurrenzsituation erforderlich – sowohl der Online-Player als auch der lokalen Pflegedienste, Hauswirtschaftsbetriebe und ehrenamtlichen Initiativen. Nur wer hier ein klares Profil entwickelt, wird dauerhaft Bestand haben.

Zu meisternde Herausforderungen für einen Einkaufsservice

Der Begriff Einkaufsservice ist wenig präzise, sodass das Geschäftsmodell im Businessplan auf jeden Fall konkretisiert werden muss. Welche Leistungen soll der Einkaufsservice umfassen? Wie soll er organisiert werden? Welche Preise sind realistisch und welche Gewinne lassen sich damit erzielen? Auch der Umfang der Geschäftsidee muss klar bzw. ressourcenorientiert umrissen werden: Soll es sich um einen Ein-Mann-Betrieb handeln oder soll ein kleines Unternehmen gegründet werden? Für dieses Szenario ist der planerische und finanzielle Aufwand natürlich größer. Soll die Existenzgründung zunächst nur nebenberuflich angelegt sein, um die Geschäftsidee am Markt zu testen und den finanziellen Druck zu minimieren?

Sofern ein Auto als Transportmöglichkeit vorhanden ist, halten sich die Investitionskosten für diese Geschäftsidee generell in sehr berechenbaren Grenzen. Ein Businessplan muss aber trotzdem ausgearbeitet werden, um den Geschäftskompass klar auf Erfolg auszurichten. In dieser Hinsicht rückt die Unique Selling Proposition in den Fokus: Warum sollen Kunden gerade diesen Einkaufsservice nutzen? Was bietet er im Gegensatz zur Bestellung mit wenigen Klicks im Internet?

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Ein Blick auf erfolgskritische Details

Wichtig ist, dass die Produkte sehr genau erfasst werden. Falsche Produkte oder langes Suchen sind der falsche Weg, um gut zu verdienen und Kunden zu begeistern. Bei sehr wichtigen Produkten sollten gegebenenfalls Alternativen hinzugefügt werden, sodass Kunden nicht mit leeren Händen dastehen. Auch der Bezahlung kommt eine wichtige, vertrauensrelevante Wirkung zu. Existenzgründer sollten sich in diesem Bereich genau überlegen, wie sie die Bezahlung abwickeln wollen, und das möglichst risikoarm für die eigene Liquiditätssituation.

Aus Kundensicht kann es von Vorteil sein, wenn der Einkaufsservice in Vorkasse geht. Bei vielen oder hohen Summen wird ein solches Geschäftsgebaren aber schnell zu einem unkalkulierbaren Risiko. Besser ist es, wenn Kunden einen ausreichenden Betrag vorstrecken oder per Überweisung im Voraus zahlen. Der Kassenbon dient dann als transparenter Beleg, um alles genau abrechnen zu können. Eine elegante Variante: Kunden erwerben Gutscheinkarten des jeweiligen Supermarkts, mit denen der Einkaufsservice versorgt wird. Über die Kosten und Restguthaben besteht so zu jeder Zeit Klarheit. Beim Geld sollte die Organisation besonders gründlich und durchdacht sein, da dieser Aspekt für Vertrauen und Image elementar ist.

Strategische Alternativen für den Einkaufsservice prüfen

Wer einen Einkaufsservice gründen möchte, kann dies grundsätzlich wie skizziert in Eigenregie tun. Neben grundlegenden Kenntnissen in Bezug auf Preise und Produkte sind nur ausreichende Transportmöglichkeiten sicherzustellen. Da sich der Aufbau eines Kundenstammes aber als wichtige und durchaus schwierige Aufgabe erweisen kann, sind auch Partnersysteme in diesem Bereich zu prüfen. Diese Option bringt zwar Kosten mit sich, aber der Vertrieb kann direkt auf eine professionelle und reichweitenstarke Basis gestellt werden. Eine kurze Internetrecherche reicht aus, um sich ein Bild über grundlegende Optionen wie Lebenshelfer-Netzwerke, Hauswirtschaftsplattformen oder Senioren-Service-Verbünde zu verschaffen. Dieser Weg hat freilich seinen Preis – jeder Gründer muss für sich klären, wie viel finanzielle Entscheidungsfreiheit er abgeben möchte.

Vorsicht bei einseitigen Abhängigkeiten

Eine weitere Alternative besteht in der Zusammenarbeit mit lokalen Supermärkten oder Pflegediensten, da so eine hohe Grundauslastung sichergestellt wäre. Wer sich aber in die Abhängigkeit von nur einem Auftraggeber begibt, riskiert schnell eine Scheinselbstständigkeit. Ferner wären die Konditionen bzw. Gewinnmargen in diesem Modell mehr oder weniger vorgegeben. Des Weiteren bergen einseitige Kooperationen immer das Risiko, dass Selbstständige irgendwann plötzlich mit leeren Händen dastehen, etwa wenn der Auftraggeber sein Geschäftsmodell ändert oder den Vertrag kündigt.

Marketing: Einkaufsservice gründen und bekannt machen

Wer sich erfolgreich selbstständig mit einem Einkaufsservice machen möchte, braucht vor allem Kunden bzw. eine hohe Auslastung. Angesichts dessen können die ersten Monate sehr mühsam sein, denn es gilt, die eigene Bekanntheit zu erhöhen und durch gute Arbeit zu persönlichen Empfehlungen zu kommen. Diese sind es in der Praxis sehr oft, die zu einem wachsenden Kundenstamm führen. Letztlich muss die Qualität der Arbeit für ein erfolgreiches Marketing stimmen: Wer einmal gute Erfahrungen mit einem Einkaufsservice gemacht hat, wird ihn sicher noch einmal nutzen. In guter und zuverlässiger Qualität liegt der Schlüssel zu einer langfristigen Kundenbindung.

Damit das Geschäft anlaufen und wachsen kann, muss es bekannt gemacht werden. Eine keywordoptimierte Homepage sollte für Kunden am Standort eine immer präsente Möglichkeit sein, um diese Dienstleistungen aufzufinden und zu buchen. Sehr kostengünstig und wirksam sind Flyer, die mit Blick auf die Zielgruppe in einem abgesteckten Gebiet verteilt werden. In vielen Supermärkten hängen Pinnwände, an denen Karten mit „ich biete“ aufgehängt werden können. Auch Online-Kleinanzeigenportale bieten reichweitenstarke Möglichkeiten. Das benutzte Auto sollte mit ansprechender Werbung und Kontaktdaten versehen werden, um jeden Tag viele potenzielle Kunden erreichen zu können. Letztlich bieten sich auch Social Media an, um die Bekanntheit zu erhöhen. Teilen oder Kommentare zufriedener Kunden können durch Netzwerkeffekte sehr viele Menschen erreichen.

Empfehlungsmarketing gezielt aufbauen

Speziell im Senioren-Segment sind Multiplikatoren entscheidend: Pflegestützpunkte, Hausärzte, Sozialstationen, Apotheken und kirchliche Gemeinden sind die ersten Anlaufstellen, wenn ältere Menschen Hilfe im Alltag suchen. Wer dort persönlich vorstellig wird, eine professionelle Visitenkarte hinterlässt und im Bedarfsfall verlässlich liefert, profitiert insofern doppelt – einerseits durch eine konstante Zustromquelle an Anfragen, andererseits durch das Vertrauensvorschuss-Prinzip einer Empfehlung von dritter Seite.

Vorsicht bei Kampfpreisen

Testangebote können eine sehr gute Option sein, um Kunden zu gewinnen. Die Preise sollten aber im eigenen Interesse nicht allzu tief angelegt werden. Die Erfahrung zeigt, dass Kunden ein höheres Preisniveau später nicht mehr gerne akzeptieren. Von einmaligen Testkäufen zu Kampfpreisen wird ein Existenzgründer mit dieser Geschäftsidee nicht leben können.

Tücken und häufige Fehler bei der Gründung

Bei aller Sympathie für die Geschäftsidee gibt es typische Fallstricke, an denen Einkaufsservices in der Praxis scheitern. Wer sie kennt, kann ihnen vorbeugen.

Wegezeit und Auslastung unterschätzt

Die größte Fehlkalkulation in diesem Geschäftsmodell ist der Umgang mit Leerfahrten und Wartezeiten. Eine Stunde im Supermarkt klingt überschaubar – die zweite Stunde Anfahrt, Parkplatzsuche, Kassenwartezeit und Auslieferung darf in der Kalkulation nicht vergessen werden. Wer pro Auftrag nur die reine Einkaufszeit verrechnet, arbeitet schnell unter Mindestlohn.

Bargeld- und Auslagenmanagement

Das Vorstrecken von Einkäufen klingt kundenfreundlich, kann aber bei mehreren parallelen Aufträgen sehr schnell die Liquidität der Selbstständigkeit aufbrauchen. Zwei oder drei Wocheneinkäufe à 200 Euro summieren sich zügig zu einem vierstelligen Betrag. Saubere Vorauszahlungen, Gutscheinkarten oder eine kleine Kundenkasse sind insofern keine Bürokratie, sondern Liquiditätsschutz.

Falsche Produkte und Substitutionen

Wer ein bestelltes Produkt nicht findet und eigenmächtig Ersatz mitbringt, riskiert Reklamationen. Standard sollte daher sein: Bei nicht vorrätigen Artikeln wird der Kunde noch im Markt per Telefon, SMS oder WhatsApp gefragt. Das kostet ein paar Sekunden und spart langfristig Reklamationen.

Buchhaltung läuft nebenher

Viele Einzelkämpfer beginnen ohne Geschäftskonto und ohne Buchhaltungssoftware – mit dem klassischen Schuhkarton voller Belege. Spätestens am Jahresende ist das ein erheblicher Zeitfresser und erschwert die Liquiditätsplanung. Eine gute Buchhaltungssoftware kostet wenige Euro pro Monat und spart erfahrungsgemäß ein Vielfaches an Zeit und Steuerberaterstunden.

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Datenschutz wird übersehen

Wer Kundendaten, Einkaufsgewohnheiten oder Wohnungsschlüssel verwaltet, fällt unter die DSGVO. Eine kurze Datenschutzerklärung auf der Webseite, ein sauberer Auftragsverarbeitungsvertrag mit eventuellen Dienstleistern und ein bedachtsamer Umgang mit WhatsApp-Bestellungen sind insofern Pflicht, nicht Kür.

Wirtschaftlichkeit: Was lässt sich mit einem Einkaufsservice verdienen?

Pauschale Daten sind nicht wirklich seriös, da Geschäftsmodelle in diesem Bereich sehr unterschiedlich sein können. Die Verdienstmöglichkeiten mit einem Einkaufsservice sollten idealerweise im Businessplan realistisch durchgerechnet werden. Erst dann wird auch klar, ob die Geschäftsidee in dieser Form als Haupteinnahmequelle ausreichen wird oder ob sie eher als lukrativer Nebenverdienst zu sehen ist.

Als Orientierung dient folgende Bandbreite, die sich aus dem aktuellen Marktbild ableitet: Professionelle Anbieter im Senioren-Segment rufen typischerweise zwischen 15 und 30 Euro pro Stunde auf. Premium-Anbieter mit Concierge-Charakter erreichen 40 bis 80 Euro pro Stunde, allerdings nur in sehr kaufkraftstarken Lagen. Wer als Solo-Selbstständiger von 100 Stunden netto verkaufter Arbeitszeit pro Monat ausgeht – also etwa 25 abrechenbaren Stunden pro Woche, der Rest geht für Akquise, Buchhaltung und Wegezeiten ohne direkten Kundenbezug drauf –, kommt bei einem mittleren Stundensatz von 25 Euro auf einen Bruttoumsatz von rund 30.000 Euro pro Jahr. Davon gehen Fahrtkosten, Versicherungen, Steuern und der eigene Lebensunterhalt ab. Wer höher kommen will, muss skalieren – also entweder spezialisieren, Pakete schnüren oder mit Aushilfen arbeiten.

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Wie Preise kalkulieren als selbstständiger Einkaufsservice?

Eine sorgfältige Preiskalkulation bildet die Basis für eine erfolgreiche Selbstständigkeit. Die Preise müssen für Kunden akzeptabel sein und gleichzeitig alle Kosten sowie einen angemessenen Unternehmerlohn abdecken. Der Preisgestaltung und den erreichbaren Gewinnmargen kommt mit Blick auf die Verdienstmöglichkeiten eine Schlüsselrolle zu. Es ist – auch angesichts der Konkurrenz durch Online-Lieferdienste – nicht trivial, die richtige Balance zu finden. Einerseits müssen Kunden die Kosten als gerechtfertigt empfinden. Andererseits müssen die Preise den Aufwand würdigen und einen attraktiven Gewinn erlauben.

Insofern kann es Sinn machen, den Preis von der Menge, dem Gewicht, dem Gesamtwert des Einkaufes oder auch speziellen Kundenwünschen abhängig zu machen. In jedem Fall sollte sich der Preis für Kunden transparent herleiten lassen, er sollte nicht beliebig wirken. Bewährt hat sich eine Kombination aus Stundensatz und Anfahrtspauschale, ergänzt um Mengen- oder Gewichtszuschläge ab einer bestimmten Grenze. Letztlich wissen Kunden, dass Einkaufen vor allem eines braucht: Zeit. Insofern können sie die zusätzliche Zeit durchaus als Mehrwert auf der Habenseite verbuchen. Um insgesamt ein hohes Maß an Wirtschaftlichkeit zu wahren, sollte der Aktionsradius sehr bewusst gewählt werden – sehr lange Wege machen oft keinen Sinn, zumal die Kosten sich nicht immer in voller Höhe auf die Kunden abwälzen lassen.

Zusammenfassung für die Geschäftsidee „selbstständig machen mit Einkaufsservice“

1. Demografischer Wandel, knapper werdende Freizeit und ein wachsender Online-Lebensmittelmarkt machen den Einkaufsservice zu einer langfristig tragfähigen Geschäftsidee – sofern die Positionierung präzise ist.
2. Der Markt ist nicht leer: Picnic, Rewe, Edeka, Flink und Knuspr decken den Massenmarkt zunehmend ab. Erfolgreiche Einkaufsservices punkten mit Persönlichkeit, Spezialisierung oder einer klaren Senioren-Ausrichtung.
3. Im Businessplan muss insbesondere der Ablauf der Dienstleistung überzeugende und alltagstaugliche Züge annehmen. Wege, Bezahlung, Kommunikation und Substitutionen sind die operativen Schlüsselthemen.
4. Flyer, Fahrzeugwerbung, Internetmarketing mit Homepage und Social Media: Um Kunden auf das Angebot aufmerksam zu machen, muss die Bekanntheit online wie offline mit größtmöglicher Reichweite erhöht werden. Im Senioren-Segment sind Pflegestützpunkte und Hausärzte die wichtigsten Multiplikatoren.
5. Wer sich mit einem Einkaufsservice selbstständig machen möchte, muss ein Gewerbe anmelden – auch wenn es sich zunächst nur um eine nebenberufliche Tätigkeit handelt. Bei unverpackten Lebensmitteln kommt eine Erstbelehrung nach § 43 IfSG hinzu.
6. Der Verdienst hängt neben der erfolgskritischen Auslastung vor allem von der Preisgestaltung ab. Hierbei muss ein funktionales Gleichgewicht zwischen Kundenakzeptanz und eigenen wirtschaftlichen Interessen gefunden werden.