Selbstständig machen als Tagesmutter

Ausgangslage bewerten: Existenzgründung als Kinderspiel?

Insgesamt sprechen die Rahmenbedingungen ganz klar für den Schritt, sich beruflich selbstständig als Tagesmutter zu machen. Seit dem 1. August 2013 haben Eltern einen Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz ab dem vollendeten ersten Lebensjahr — und dieser Anspruch ist einklagbar, was den Druck auf die Kommunen dauerhaft hoch hält. Die Geburtenzahlen sind allerdings rückläufig: Laut Statistischem Bundesamt wurden im Jahr 2025 mit 654.241 Neugeborenen so wenige Kinder geboren wie seit 1946 nicht mehr, die zusammengefasste Geburtenziffer lag bei 1,32 Kindern je Frau. Von einem Geburtenboom kann insofern keine Rede sein.

Das ändert an der Ausgangslage weniger, als man vermuten könnte. Denn die Nachfrage nach Betreuung speist sich nicht allein aus der Geburtenzahl, sondern aus der Betreuungsquote und den Betreuungszeiten: Immer mehr Eltern wollen früher und länger in den Beruf zurück. Offizielle Zahlen zeigen, dass vor allem in großen Städten immer noch sehr viele Betreuungsplätze fehlen bzw. diese von städtischen, kirchlichen oder sozialen Einrichtungen nicht gedeckt werden können. Hinzu kommt der Personalmangel in den Kitas, der Plätze auch dort blockiert, wo sie rechnerisch vorhanden wären. Genau in diese Angebotslücke kann eine selbstständige Tagesmutter mit ihrer Betreuung stoßen, zumal viele Eltern händeringend nach einer Betreuungsalternative suchen.

Eine Standortanalyse konkretisiert die Erfolgsaussichten

Das hört sich alles sehr vielversprechend an. Aber dennoch sollten angehende selbstständige Tagesmütter als ersten Schritt zur Existenzgründung eine aussagekräftige Standortanalyse vornehmen. So ist der Bedarf an Betreuungsplätzen (anhand offizieller Zahlen, vorzugsweise mit Blick auf Wartelisten) mit den vorhandenen Plätzen abzugleichen. Nur so zeigt sich, ob in den kommenden Jahren tatsächlich mit einer hohen Auslastung zu rechnen ist. Das Betreuungsangebot kann dabei sogar innerhalb einer Stadt in unterschiedlichen Stadtteilen sehr unterschiedlich sein. Insofern muss eine Standortanalyse der erste Schritt für eine erfolgreiche Existenzgründung als Tagesmutter sein. Und schließlich müssen auch noch geeignete und bezahlbare Räumlichkeiten gefunden werden, die den Anforderungen entsprechen und zudem gut erreichbar sind. Natürlich kann die selbstständige Tätigkeit als Tagesmutter auch in den eigenen Wohnräumen stattfinden, sofern die Anforderungen erfüllt werden (dazu später mehr).

Persönliche Voraussetzungen ehrlich hinterfragen

Hier sind wir wieder beim sinnbildlichen Kinderspiel, das nur vordergründig den Berufsalltag prägen wird. Zweifelsohne ist dieser Beruf anstrengend, sodass angehende Gründerinnen ein hohes Maß an Belastbarkeit mitbringen sollten. Abgesehen von der nachzuweisenden fachlichen Qualifikation müssen selbstständige Tagesmütter auch ihre Motivation glaubhaft darstellen können. Hinzu kommt die Bereitschaft, mit Eltern und Behörden eng zusammenarbeiten zu wollen. Natürlich werden auch fachliche Weiterbildungen regelmäßig auf dem Programm stehen. Neben dem Kinderspiel ist auch der administrative Aufwand im Berufsalltag nicht zu unterschätzen (man denke etwa an Hygienevorschriften und Dokumentationspflichten). Wer sich selbstständig als Tagesmutter machen möchte, muss sich auch für solche Arbeiten ‚begeistern‘ können.

Rechtliche Voraussetzungen, um Tagesmutter zu werden

Wer sich als Tagesmutter selbstständig machen möchte, braucht abgesehen von einer fachlichen Qualifikation eine so genannte Pflegeerlaubnis. Details dazu werden in § 43 des 8. Sozialgesetzbuches geregelt. Die Pflegeerlaubnis wird durch das zuständige Jugendamt erteilt. Aus formaler Sicht ist sie erforderlich, wenn diese Merkmale zusammenkommen:

• die angebotene Betreuung wird vergütet
• die Arbeitszeit liegt bei mehr als 15 Wochenstunden
• die Tätigkeit soll länger als 3 Monate dauern
• die Betreuung findet außerhalb der elterlichen Wohnräume statt
• betreut werden bis zu 5 gleichzeitig anwesende fremde Kinder

Zu beachten ist, dass die spezifischen Regelungen von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein können. In aller Regel ist aber mit einer Eignungsfeststellung zu rechnen, die sowohl Eignungsgespräche als auch Hausbesuche beinhalten kann. Zudem muss ein erweitertes Führungszeugnis vorgelegt werden — und zwar nicht nur von der Tagesmutter selbst, sondern regelmäßig auch von allen im Haushalt lebenden erwachsenen Personen. Auch muss durch ein Attest ein unbedenklicher Gesundheitszustand nachgewiesen werden. Manche Jugendämter verlangen darüber hinaus einen Nachweis geordneter wirtschaftlicher Verhältnisse. Wer eine Pflegeerlaubnis erteilt bekommt, kann für 5 Jahre maximal 5 gleichzeitig anwesende Kinder betreuen (Verlängerungen sind möglich). Wer mehr Kinder betreuen möchte, bewegt sich in Richtung Großtagespflege und braucht eine eingehende pädagogische Ausbildung (Erzieherin, Kinderpflegerin oder auch einen relevanten Studienabschluss).

Fachliche Qualifikation als selbstständige Tagesmutter

Der Gesetzgeber sieht vor Aufnahme der selbständigen Tätigkeit als Tagesmutter eine spezielle Ausbildung vor, die sich klassischerweise aus 160 Unterrichtsstunden zusammensetzt. Es handelt sich hierbei um eine pädagogische Qualifizierung, die auf die Tätigkeit vorbereitet. Mittlerweile arbeiten viele Länder mit dem erweiterten Curriculum des Deutschen Jugendinstituts, das 300 Unterrichtseinheiten umfasst und in einen Grund- und einen Vertiefungskurs geteilt ist — was konkret verlangt wird, hängt vom Bundesland und vom örtlichen Jugendamt ab. Die Inhalte variieren entsprechend, wobei eine Verpflichtung zur Teilnahme an einem Erste-Hilfe-Kurs mit Schwerpunkt Kindernotfälle durchgängig besteht. Möglicherweise kann auch eine Hospitation in Kitas erforderlich sein. Die Kosten für diese Ausbildung inkl. Abschlussprüfung sind bundesweit nicht einheitlich geregelt; sie bewegen sich zumeist in einem moderaten dreistelligen Bereich, werden aber vielerorts von der Kommune ganz oder teilweise übernommen. Als Grundvoraussetzung für die Teilnahme ist ein Hauptschulabschluss oder die mittlere Reife vorzuweisen. Alternativ kann auch eine Berufsausbildung (egal in welchem Bereich) anerkannt werden.

Anerkannte Ausbildungen sind eine Grundvoraussetzung

Wer online nach Ausbildungsangeboten sucht, wird in der Regel schnell fündig. Das Jugendamt wird aber nur solche Schulungen dulden, die durch einen offiziell anerkannten Träger durchgeführt werden. Insofern sollte dieser Aspekt bei der Auswahl berücksichtigt werden. Es zeigt sich schon, dass der Plan ‚selbstständig machen als Tagesmutter‘ eine gewisse Vorlaufzeit in Anspruch nehmen wird.

Tagesmutter: Gewerbe anmelden oder freiberuflich?

Diese Frage steht bei fast jeder Gründung in der Kindertagespflege am Anfang — und die Antwort ist eindeutig: Tagesmütter melden kein Gewerbe an. Die Betreuung von Kindern ist eine erzieherische Tätigkeit und zählt damit nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG zu den freiberuflichen Einkünften. Zudem nimmt § 6 der Gewerbeordnung die Kindertagespflege ausdrücklich vom Anwendungsbereich der Gewerbeordnung aus. In der Konsequenz heißt das: keine Gewerbeanmeldung, keine Gewerbesteuer, keine Pflichtmitgliedschaft in der IHK.

Angemeldet werden muss die Tätigkeit trotzdem — nur eben beim Finanzamt, über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Von dort kommt die Steuernummer, unter der die Einnahmen später erklärt werden. Wie sich freiberufliche von gewerblicher Tätigkeit grundsätzlich abgrenzt, ist unter Freiberufler ausführlicher beschrieben; die steuerlichen Besonderheiten stehen unter Steuern für Freiberufler.

Das Konzept muss Kinder UND Eltern ansprechen

Wer sich als Tagesmutter selbstständig machen will, steht im Wettbewerb zu anderen Einrichtungen für die Großtagespflege sowie allen Kitas in der Umgebung. Insofern müssen selbstständige Tagesmütter auch als Geschäftsfrauen denken und handeln. Es sollte eine hohe Auslastung sichergestellt werden, um die eigene Einnahmesituation so positiv wie nur möglich zu gestalten. Und letztlich müssen vor allem die Eltern überzeugt werden, dass sie ihr Kind mit gutem Gewissen bei der Tagesmutter jeden Tag abgeben können.

In dieser Hinsicht ist neben einer liebevollen und sicherheitsorientierten Einrichtung Wert auf ein Konzept zu legen, das Eltern anspricht. Neben pädagogischen Konzepten und motorischen und kognitiven Fördermöglichkeiten sollten insbesondere die Betreuungszeiten auf die Bedürfnisse der Mehrheit der Eltern abgestimmt werden. In diesem Punkt kann auch eine Differenzierung gegenüber der Konkurrenz sinnvoll sein, indem etwa Betreuungszeiten bis in den späten Nachmittag angeboten werden. Wer noch weiter geht, findet in der Nachtbetreuung für Kinder eine Nische, die von Kitas praktisch nicht bedient wird — Schichtarbeitende und Pflegekräfte suchen genau danach. Auch das angebotene Essen kann sich gezielt von der Konkurrenz abheben, wobei gesunde Ernährung für viele Eltern ein wichtiges Kriterium ist. Letztlich muss das Gesamtkonzept kleinen Kindern Spaß bereiten und Eltern überzeugen, denn sie entscheiden letztlich darüber, ob ein Betreuungsplatz in Anspruch genommen wird.

Tagespflege: Anforderungen an die Räumlichkeiten

Viele angehende Tagesmütter fragen sich, ob die eigene Wohnung oder das eigene Haus für eine solche Tätigkeit genutzt werden kann. Alternativ besteht die Möglichkeit, neue Räumlichkeiten zu suchen. Die Räumlichkeiten sind mit Blick auf die Anforderungen gezielt auszuwählen, die in § 43 Absatz 2 des 8. Sozialgesetzbuches dargelegt werden — verlangt werden dort kindgerechte Räumlichkeiten und die erforderliche Eignung der Person. Eine Prüfung der Räumlichkeiten erfolgt bei einem Hausbesuch durch eine sozialpädagogische Fachkraft. Natürlich ist es auch möglich, dass sich zwei Tagesmütter zusammenschließen und nicht ihre eigenen Räumlichkeiten, sondern angemietete für die Großtagespflege nutzen. Zu den Anforderungskriterien gehören insbesondere:

• ausreichende Spiel- und Bewegungsmöglichkeiten
• Rückzugs- bzw. Schlafmöglichkeiten
• hohe Sicherheitsstandards durch unfallverhütende Maßnahmen
• ausreichende Spielmöglichkeiten/-materialien
• Einhaltung von Hygienestandards

Wer angemietete Räume nutzt, sollte vorab mit dem Vermieter klären, ob die gewerbliche bzw. berufliche Nutzung vom Mietvertrag gedeckt ist. Bei Eigentumswohnungen kommt die Teilungserklärung hinzu. Das ist keine Formalie: Ein nachträglicher Widerspruch kann die gesamte Planung zunichtemachen.

Gründungsfahrplan: Schritt für Schritt zur Kindertagespflege

Die folgende Übersicht dient als unverbindliche Orientierung; verbindlich sind stets die Vorgaben des zuständigen Jugendamts und die Regelungen des jeweiligen Bundeslandes.

Formale Rahmenbedingungen: Steuern und Sozialversicherung

Wer sich als Tagesmutter selbstständig macht, unterliegt der Steuerpflicht. Die Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit müssen in der jährlichen Einkommensteuererklärung angegeben werden; die reguläre Abgabefrist endet am 31. Juli des Folgejahres, mit steuerlicher Beratung verlängert sie sich bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Im Sinne von § 6 der Gewerbeordnung und gemäß § 18 des Einkommensteuergesetzes handelt es sich bei Tagesmüttern um Einnahmen aus freiberuflicher Tätigkeit, sodass kein Gewerbe angemeldet werden muss. Diese Einordnung gilt seit 2009 für selbstständige Tagesmütter, die nicht angestellt sind (und zwar ungeachtet der tatsächlichen Anzahl an betreuten Kindern). Der Gewinn wird per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, eine Bilanz ist nicht erforderlich.

Es ist zulässig, bei der Steuererklärung statt der tatsächlichen Kosten eine Betriebsausgabenpauschale zu beanspruchen. Sie beträgt nach dem BMF-Schreiben vom 6. April 2023 400 Euro je Kind und Monat bei einer wöchentlichen Betreuungszeit von 40 Stunden; bei kürzeren Betreuungszeiten wird sie anteilig gekürzt. Wer teure Räume anmietet, fährt mit dem Einzelnachweis der tatsächlichen Kosten häufig besser — beides gegeneinander zu rechnen lohnt sich.

Einkommensteuerrechner: Was bleibt nach Steuern?

Da das Finanzamt Vorauszahlungen festsetzt, sobald sich ein Gewinn abzeichnet, sollte von Anfang an ein Teil der Einnahmen zurückgelegt werden.

Steuerrücklagen-Rechner

Umsatzsteuer fällt in aller Regel nicht an: Leistungen der Kindertagespflege sind nach § 4 Nr. 25 UStG von der Umsatzsteuer befreit, sofern die Tagespflegeperson über die Erlaubnis nach § 43 SGB VIII verfügt. Auf die Kleinunternehmerregelung kommt es damit gar nicht erst an.

Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung

Ein Punkt, der viele Gründerinnen überrascht: Selbstständige Tagesmütter sind rentenversicherungspflichtig. Nach § 2 Satz 1 Nr. 1 SGB VI gilt das für Personen, die Kinder gegen Entgelt betreuen, sofern der monatliche Gewinn die Geringfügigkeitsgrenze überschreitet und keine versicherungspflichtige Arbeitskraft beschäftigt wird. Die Anmeldung bei der Deutschen Rentenversicherung muss innerhalb von drei Monaten nach Aufnahme der Tätigkeit erfolgen; eine Befreiung von dieser Pflicht ist nicht möglich. Wird die Betreuung vom Jugendamt vergütet, erstattet der öffentliche Jugendhilfeträger die Hälfte der Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung.

Ähnlich sieht es bei der Krankenversicherung aus: Nach § 23 Abs. 2 SGB VIII wird die Hälfte der nachgewiesenen Aufwendungen zu einer angemessenen Kranken- und Pflegeversicherung erstattet. Der Nachweis liegt bei der Tagespflegeperson — die Erstattung erfolgt also nicht automatisch, sondern muss beantragt und belegt werden. Wie sich die Beiträge in der gesetzlichen Kasse berechnen, zeigt der Beitragsrechner.

Krankenkassenrechner für Selbstständige

Wer über die gesetzliche Rente hinaus vorsorgen will, findet unter Altersvorsorge für Selbstständige die gängigen Wege im Überblick. Das ist in diesem Beruf besonders relevant, weil die Beitragsbemessung an einem eher niedrigen Gewinn hängt und die spätere Rente entsprechend ausfällt.

Pflichten einer selbstständigen Tagesmutter

Was die rechtlichen Rahmenbedingungen angeht, so sehen sich selbstständige Tagesmütter mit zahlreichen Pflichten konfrontiert. Sie sind in dieser Hinsicht insbesondere für das körperliche und seelische Wohl der Kinder verantwortlich. Alle Anstrengungen müssen dem Ziel des Wohlergehens der betreuten Kinder dienen und darüber hinaus deren Förderung begünstigen.

Hinzu kommen konkrete Mitwirkungs- und Meldepflichten: Änderungen in den Betreuungsverhältnissen, im Haushalt oder in den Räumlichkeiten sind dem Jugendamt anzuzeigen. Auch der Infektionsschutz gehört dazu — vor Aufnahme der Tätigkeit ist eine Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz erforderlich, und für die betreuten Kinder ist der Nachweis der Masernimpfung zu kontrollieren.

Mehr Sicherheit schaffen durch Versicherungen

Natürlich wünscht es sich keiner, aber trotz aller Vorsicht lassen sich Unfälle nicht immer vermeiden. Insofern sollten selbstständige Tagesmütter einen umfassenden Versicherungsschutz herstellen, um im Ernstfall auf der sicheren Seite zu sein. Sofern eine Pflegeerlaubnis vorliegt, sind die betreuten Kinder während der Betreuung über die gesetzliche Unfallversicherung abgesichert; zuständig ist die Unfallkasse des jeweiligen Bundeslandes. Auch die Tagesmutter selbst ist dort in der Regel pflichtversichert.

Für Schäden, die durch die betreuten Kinder (vor allem bei Exkursionen) verursacht werden, ist eine Haftpflichtversicherung dringend zu empfehlen — wichtig ist dabei, dass die private Haftpflicht die Betreuung fremder Kinder gegen Entgelt in aller Regel nicht abdeckt. Nötig ist ein Berufs- beziehungsweise Betriebshaftpflichtschutz; die Abgrenzung ist unter Betriebshaftpflicht erläutert. Sinnvoll ist außerdem der Blick auf die eigene Arbeitskraft, denn ohne sie steht der Betrieb sofort still — dazu Berufsunfähigkeitsversicherung. Ohnehin wird das Jugendamt angehende selbstständige Tagesmütter mit Blick auf die Pflichten in diesem Bereich beraten.

Krankentagegeld-Bedarfsrechner

Verdienst als selbstständige Tagesmutter

Zum Schluss noch eine zentrale Frage, die für den Weg in die Selbstständigkeit als Tagesmutter sicher nicht unwichtig ist. Wieviel verdient eine selbstständige Tagesmutter? Hier gibt es erhebliche regionale Unterschiede, sodass sich Interessentinnen vorab bei ihrem Jugendamt informieren sollten — die laufende Geldleistung nach § 23 SGB VIII wird kommunal festgesetzt und schwankt bundesweit deutlich. Üblich sind Sätze im mittleren einstelligen Eurobereich pro Kind und Betreuungsstunde. Bei einer Auslastung mit fünf Kindern ergibt sich daraus ein Stundenumsatz, aus dem noch die Sozialversicherungsbeiträge der Tagesmutter, die Verpflegung der Kinder, Spiel- und Verbrauchsmaterial sowie gegebenenfalls Raumkosten zu bestreiten sind.

Weil das eine reine Rechenfrage ist, führt der Weg über die eigene Kalkulation: Welcher Umsatz ist nötig, damit nach Beiträgen und Sachkosten ein tragfähiges Einkommen übrig bleibt?

Zielumsatz-Rechner: Was muss ich einnehmen?

Sofern Räumlichkeiten angemietet werden, sind diese Kosten zwar absetzbar, aber auch mindernd mit Blick auf die Einnahmen anzusehen. Wer die Betreuung zunächst neben einer anderen Tätigkeit aufbaut, sollte die 15-Wochenstunden-Schwelle im Blick behalten, ab der die Erlaubnispflicht greift.

Tücken und häufige Fehler beim Start

Auslastung zu hoch angesetzt. Fünf belegte Plätze bedeuten nicht fünf durchgehend bezahlte Plätze. Eingewöhnungsphasen, Kündigungen zum Kita-Start und eigene Ausfallzeiten drücken die realistische Jahresauslastung.

Vertretung nicht geregelt. Fällt die Tagesmutter aus, stehen die Eltern ohne Betreuung da — und wechseln beim nächsten freien Kita-Platz. Eine verabredete Vertretung mit einer Kollegin ist praktisch ein Geschäftsmodell-Bestandteil.

Private Haftpflicht für ausreichend gehalten. Die entgeltliche Betreuung fremder Kinder ist in der privaten Police regelmäßig ausgeschlossen. Der Irrtum fällt erst im Schadensfall auf.

Rentenversicherung zu spät gemeldet. Die Meldepflicht besteht innerhalb von drei Monaten. Wer sie versäumt, bekommt die Beiträge rückwirkend nachberechnet.

Betriebsausgaben nicht dokumentiert. Wer sich blind auf die Pauschale verlässt, verschenkt bei angemieteten Räumen bares Geld — und wer die tatsächlichen Kosten ansetzen will, braucht Belege von Anfang an.

Selbstständig machen als Tagesmutter: kompakte Zusammenfassung aller Schlüsselfaktoren

• Trotz rückläufiger Geburtenzahlen bleibt die Nachfrage hoch: Der Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz ab dem ersten Lebensjahr besteht seit dem 1. August 2013, und vielerorts fehlen Plätze — nicht zuletzt wegen des Personalmangels in den Kitas
• Wer als selbstständige Tagesmutter nachhaltig erfolgreich sein möchte, sollte den Standort mit Bedacht bzw. Blick auf die vorhandene Nachfrage wählen
• Selbstständige Tagesmütter stehen im Wettbewerb: das angebotene Betreuungskonzept muss Eltern ansprechen und sich von der Konkurrenz abheben (etwa mit Blick auf die im Lebensalltag wichtigen Betreuungszeiten)
• Formale Voraussetzung: Wer sich als Tagesmutter selbstständig machen möchte, muss beim Jugendamt eine Pflegeerlaubnis nach § 43 SGB VIII erwirken — vor der ersten Betreuung
• Mit Blick auf die fachliche Eignung ist eine Qualifizierung zu absolvieren, klassisch mit 160 Unterrichtsstunden, vielerorts inzwischen nach dem erweiterten Curriculum mit 300 Einheiten
• Die Anforderungen an die Räumlichkeiten für die Tagespflege werden in § 43 Absatz 2 des 8. Sozialgesetzbuches dargelegt
• Gemäß Einkommensteuergesetz handelt es sich bei der Tagesmutter um eine freiberufliche Tätigkeit, sodass eine Gewerbeanmeldung nicht erforderlich ist — die Anmeldung erfolgt beim Finanzamt
• Steuerlich sind 400 Euro je Kind und Monat als Betriebsausgabenpauschale abziehbar (bei 40 Wochenstunden, sonst anteilig); Umsatzsteuer fällt nach § 4 Nr. 25 UStG nicht an
• Die Rentenversicherungspflicht besteht kraft Gesetzes und ist binnen drei Monaten anzuzeigen; Jugendamt erstattet je die Hälfte der Renten- sowie Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge
• Die gesetzliche Unfallversicherung und ein beruflicher Haftpflichtschutz schützen vor hohen Summen, die im Schadensfalle entstehen können