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Mitarbeiter einstellen - Vorgehen und Tipps

Ist die Existenzgründung gut verlaufen und die kritische Startphase überstanden, stellen sich mit wachsendem Kundenstamm zunehmend Gewinne ein. Irgendwann ist der Zeitpunkt erreicht, an dem einem die Arbeit über den Kopf wächst. Nun gilt es, die Weichen für einen anhaltenden Wachstumskurs zu stellen und darüber nachzudenken, Mitarbeiter einzustellen. Im Folgenden werden diesbezüglich alle relevanten Modalitäten und Vorgehensweisen praxisnah dargelegt. Letztlich muss es immer darum gehen, unternehmerische Flexibilität zu wahren, um auf externe Impulse und die Unternehmensentwicklung reagieren zu können. Daher sollte sich jeder Existenzgründer sorgfältig mit allen zur Verfügung stehenden Optionen für die Einstellung von Personal sorgfältig auseinandersetzen.
 

Vorgehen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter ohne Steuerberater: Wichtige Pflichten und Formalitäten

Grundsätzlich ist es möglich, Mitarbeiter in Eigenregie einzustellen, wenn gewisse Grundkenntnisse und erforderliche Zeitressourcen vorhanden sind. Sobald ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter einstellt, besteht unabhängig von der Höhe des Arbeitsentgeltes eine Meldepflicht. Als Arbeitgeber erhält der Existenzgründer eine so genannte Betriebsnummer, über die u.a. alle relevanten Meldungen an die Krankenkasse zu erfolgen haben (An- und Abmeldungen, Jahresmeldungen etc.). Die Betriebsnummer kann übrigens bequem online auf der Homepage der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Rechtliche Grundlage für die Einstellung eines Mitarbeiters ist der Arbeitsvertrag, der prinzipiell keinen speziellen Formvorschriften unterliegt, sodass auch ein mündlich geschlossener Vertrag gültig sein kann. Trotzdem muss der Arbeitgeber spätestens nach einem Monat einen Vertrag mit allen wesentlichen Arbeitsbedingungen überreichen. Details im Arbeitsvertrag können frei gestaltet werden, allerdings sind gesetzliche Mindestanforderungen zu beachten (d.h. Minimum 24 Urlaubstage, maximale Arbeitszeit pro Tag, Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall etc.). Ist der Arbeitgeber gewerkschaftlich organisiert, muss er unter Umständen den geltenden Tarifvertrag anwenden, der die Mindestanforderungen beinhaltet, die nicht unterschritten werden dürfen. Auch ist ab Januar 2015 (zunächst mit gewissen Ausnahmen) der Mindestlohn in Höhe von 8,50 Euro in Kraft getreten. Arbeitgeber sollten sich daher darüber im Klaren sein, mit welchen Personalkosten zu rechnen ist. Das Mittel der Befristung verleiht gerade Existenzgründern in der Startphase eine wünschenswerte Flexibilität. Allerdings sind Befristungen immer an einen sachlichen Grund geknüpft, es handelt sich um keine dauerhafte Lösung.
 

Übersicht: Welche Dokumente muss der Mitarbeiter
bei der Einstellung vorlegen?

  • ELStAM: elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
  • Geburtsdatum und die Steuer-Identifikationsnummer
  • Sozialversicherungsausweis (dieser enthält die Rentenversicherungsnummer)
  • Mitgliedsbescheinigung der aktuellen Krankenkasse
  • ggf. Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
  • bei ausländischen Mitarbeitern ggf. Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
  • Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers
  • je nach Berufsfeld ggf. bestimmte Nachweise (Gesundheitsbescheinigung, Staplerschein, bestimmte Führerscheinklasse etc.)
     

Eine zentrale Pflicht als Arbeitgeber:
Abführung von Abgaben und Kostenaspekte

Jeder Arbeitgeber muss quasi treuhänderisch für den Arbeitnehmer verschiedene Abgaben an die jeweiligen Stellen fristgerecht abführen. Tut er dies nicht, kann ihm die Gewerbetätigkeit untersagt werden, auch Strafzahlungen oder strafrechtliche Konsequenzen drohen als Sanktion. So ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, die zu zahlende Lohnsteuer an das zuständige Finanzamt direkt abzuführen. Wer sich hierbei nicht auf die Hilfe eines Steuerberaters stützen möchte, kann entsprechende Programme für die Lohnbuchhaltung nutzen, die effektive Hilfestellungen bieten. Die relevanten Steuermerkmale des Arbeitnehmers können online anhand der Identifikationsnummer und des Geburtsdatums abgerufen werden. Übrigens erfolgt die Lohnsteuer-Anmeldung nur noch online. Grundsätzlich sind alle Beschäftigen (bis auf kurzfristig Beschäftige) sozialversicherungspflichtig, so auch Minijobs bis 450 Euro. Bei dieser Beschäftigungsart, die Existenzgründern eine gewisse Flexibilität einräumt, ist eine geringe Pauschale an Sozialversicherungsbeiträgen an die Minijobzentrale abzuführen. In Deutschland teilen sich Arbeitgeber und -nehmer die Sozialversicherungsbeiträge, sodass der geltende Satz von jeder Seite zu 50 % getragen wird. Arbeitgeber sollten also beachten, dass zum vereinbarten Bruttolohn noch Lohnnebenkosten von ca. 23 % anfallen (für die Renten-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung sowie den Solidaritätszuschlag und etwaige vermögenswirksame Leistungen). Der Arbeitgeber muss alle Beiträge (d.h. seinen Anteil und den des Arbeitnehmers) an die jeweilige Stelle fristgerecht abführen. Hierbei ist zu beachten, dass alle Versicherungsbeiträge bis spätestens zum drittletzten Banktag eines Monats gezahlt sein müssen (sie müssen sich also auf dem Konto der Krankenkasse oder Rentenversicherung befinden), andernfalls drohen Strafzahlungen.
 

Wahrung unternehmerischer Flexibilität:
Hinweise zum Kündigungsrecht

Beachtet werden sollten, dass innerhalb der vereinbarten Probezeit (in der Regel sind dies 6 Monate) beide Vertragsparteien das Arbeitsverhältnis ohne Angabe von Gründen innerhalb von 14 Tagen kündigen können. In den ersten zwei Jahren kann der Arbeitgeber ein Beschäftigungsverhältnis mit einer Frist von 4 Wochen kündigen, ab 2 Jahren Beschäftigungsdauer verlängern sich die Fristen. Natürlich bedarf eine Kündigung immer eines sachlichen Grundes (unternehmerische Situation oder gravierendes Fehlverhalten des Arbeitnehmers als Beispiele). Eine fristlose Kündigung braucht immer einen schwerwiegenden Grund, damit sie vor einem Arbeitsgericht standhalten kann. In der finanziell etwas undurchsichtigen Startphase empfiehlt es sich, alle Möglichkeiten der Anstellung zu prüfen. Hier findet sich diesbezüglich ein kompakter Überblick.
 

Was wird für den Steuerberater zur Einstellung von Mitarbeitern benötigt?

Wer die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch nehmen möchte, sollte diesem alle oben aufgelisteten Informationen/Dokumente zur Verfügung stellen. Zwar verursacht ein Steuerberater zusätzliche Kosten, dafür aber werden alle Formalitäten korrekt und fristgerecht abgewickelt. Wer in steuerlichen und buchhalterischen Aspekten kein fundiertes Fachwissen hat, sollte sich auf jeden Fall fachmännische Unterstützung ins Boot holen. Jeder Existenzgründer lernt über die Zeit, welche Formalitäten zu erledigen sind. Im stressigen Arbeitsalltag fehlt aber oftmals schlichtweg die Zeit, sich mit allen Aspekten selbst zu beschäftigen.
 

Vermögenswirksame Leistungen:
Ein sinnvoller Mehrwert für Arbeitnehmer

Der Kampf um qualifizierte Fachkräfte ist härter denn je. Neben dem reinen Bruttolohn spielen daher auch vermögenswirksame Leistungen eine Schlüsselrolle, um gute Kräfte für sich gewinnen zu können. Gerade im Bereich der Altersvorsorge können Arbeitgeber einen sinnvollen Beitrag leisten, denn es ist nicht von der Hand zu weisen, dass das Niveau der gesetzlichen Rente immer weiter absinken wird. Natürlich muss der Arbeitgeber auch gewährleisten, dass die vertraglich vereinbarten vermögenswirksamen Leistungen tatsächlich abgeführt werden. In der Praxis häufen sich die Fälle, in denen dies nicht der Fall ist. Bei der Einstellung und auch Kündigung von Arbeitnehmern ist zu prüfen, inwieweit bestehende Verträge weitergeführt werden können oder sollten.
 

Die Psychologie der Einstellung:
Fazit und Tipps aus der Sichtweise von erfahrenen Personalern

Neben allen notwendigen Formalitäten ist zu bedenken, dass ein neuer Mitarbeiter als Gegenpunkt zu seinen Kosten einen konkreten Wertschöpfungsbeitrag leisten sollte und somit Kunden einen greifbaren Mehrwert bieten kann. In Bezug auf vertragliche Flexibilität bietet das deutsche Arbeitsrecht zahlreiche Optionen, die mit Blick auf die konkrete Lage ausgelotet werden sollten. Der Mindestlohn und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verkörpern zwei zentrale Aspekte, die Arbeitgeber zu beachten haben. Eine entsprechende Fachberatung kann daher sehr sinnvoll sein. Wer schon die Stellenausschreibung diskriminierend verfasst (indem gezielt Männer oder Frauen gesucht werden), riskiert eine Klage. Die verursachten Kosten der Personaleinstellung können in der Phase der Existenzgründung durch einen so genannten Einstellungszuschuss vom Arbeitsamt auf Antrag reduziert werden. Zuschüsse gibt es auch für die Einstellung von Personen, die zuvor mindestens 3 Monate lang arbeitslos gemeldet waren. Letztlich ist neben allen Kosten natürlich schon bei der Auswahl geeigneter Mitarbeiter der Faktor Mensch entscheidend. Neben der Sichtung von Bewerbungsunterlagen und der Prüfung von Fachqualifikationen kommt es im Bewerbungsgespräch auch darauf an, dass die persönliche Chemie stimmt, schließlich wird man jeden Tag eng zusammenarbeiten müssen. Eine Einstellung kann nicht nur teuer werden, sondern auch nachteilig für das Klima und die Produktivität, daher sollten persönliche und fachliche Aspekte immer ganzheitlich gewürdigt werden. Arbeitszeugnisse hören sich zwar allesamt wohlwollend an, zwischen den Zeilen steckt aber sehr oft Kritik. Bei Zweifeln kann es Sinn machen, sich diesbezüglich einen fachlichen Rat einzuholen.
 

Folgende Fragen/Aspekte können dabei helfen, den 'richtigen' Mitarbeiter zu finden:

  • Erfüllt der Kandidat die fachlichen Anforderungen in hohem Maße?
  • Zeigt sein Lebenslauf Entwicklungspotenzial?
  • Verbergen Arbeitszeugnisse Kritik an sozialen und/oder fachlichen Kompetenzen?
  • Bauchgefühl: Sind die Persönlichkeiten kompatibel?
  • Ist ein reibungsloser Arbeitsablauf vorstellbar?
  • Wie gut passt der Kandidat in ein vorhandenes Team?
  • Wirkt der Kandidat vertrauenswürdig?
  • Könnte er die Firma/Produkte repräsentieren?
  • Die langfristigen Konsequenzen der Einstellung: Ist es vorstellbar, jeden Tag produktiv zusammenzuarbeiten?

Bildmaterial: © contrastwerkstatt - Fotolia.com

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