Rechnung schreiben in 2 Minuten: kostenlose Online-Vorlage

Mit dieser kostenlosen Rechnungsvorlage erstellen Sie online eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG – ohne Anmeldung, ohne Word- oder Excel-Download. Die Vorlage unterstützt die Regelbesteuerung, die Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG) und Reverse-Charge (§ 13b UStG) und liefert eine druckfertige PDF im A4-Format.

So nutzen Sie die Rechnungsvorlage

1. Steuerstatus oben wählen – Regelbesteuerung (Standard), Kleinunternehmer nach § 19 UStG oder Reverse-Charge nach § 13b UStG. Die Auswahl steuert automatisch, ob und wie Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
2. Ihre Stammdaten eintragen – Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung. Über „Stammdaten speichern" werden die Daten lokal im Browser hinterlegt und sind bei der nächsten Rechnung automatisch wieder da.
3. Empfänger und Rechnungsdaten erfassen – Rechnungsnummer (fortlaufend), Rechnungs- und Leistungsdatum, Zahlungsziel. Bei Reverse-Charge zusätzlich die USt-IdNr. des Empfängers.
4. Positionen anlegen – pro Position Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Über „+ Position hinzufügen" lassen sich beliebig viele Posten ergänzen; Summen werden nach Steuersätzen aufgeschlüsselt.
5. Drucken oder als PDF speichern – über „Rechnung drucken / als PDF speichern". Im Druckdialog des Browsers lässt sich „Als PDF speichern" auswählen und die fertige Rechnung anschließend per Mail versenden.

Wer regelmäßig Rechnungen schreibt

Für gelegentliche Rechnungen, Privatkunden-Geschäft und Kleinunternehmer-Konstellationen ist diese Online-Vorlage letztlich vollkommen ausreichend. Wer dagegen monatlich mehrere Rechnungen erstellt, im B2B-Bereich tätig ist oder spätestens ab 2028 strukturierte E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD) ausstellen muss, fährt mit einer Buchhaltungssoftware in puncto Zeitersparnis und Rechtssicherheit deutlich besser.

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Was geschieht, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden?

Bleibt eine Zahlung nach Ablauf des Zahlungsziels aus, gerät der Kunde nicht automatisch in Verzug. Verzug tritt in der Regel erst mit einer Mahnung ein – oder ohne Mahnung 30 Tage nach Zugang der Rechnung, sofern der Rechnungsempfänger Unternehmer ist (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben.

In der Praxis hat sich ein dreistufiges Vorgehen bewährt:

1. Freundliche Zahlungserinnerung – meist genügt ein kurzer Hinweis, denn viele Rechnungen bleiben schlicht aus Versehen liegen. Der Ton sollte die Geschäftsbeziehung nicht belasten.
2. Formelle Mahnung mit Frist – mit konkretem Zahlungsdatum. Ab Verzug dürfen Sie Verzugszinsen berechnen: neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Geschäftskunden, fünf Prozentpunkte bei Verbrauchern. Gegenüber Unternehmen kommt eine Verzugspauschale von 40 Euro hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB).
3. Forderung abgeben – bleibt die Zahlung weiterhin aus, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben.

Der Weg über einen spezialisierten Dienstleister lohnt sich vor allem dann, wenn mehrere Forderungen offen sind oder der Aufwand für die eigene Verfolgung in keinem Verhältnis zum Betrag steht. Das Inkassounternehmen übernimmt Anschreiben, Fristenüberwachung und die weitere Eskalation. Die Kosten trägt bei berechtigter Forderung grundsätzlich der Schuldner. Wer Zeit sparen und seine Liquidität sichern will, kann das Inkasso beauftragen und die Forderung aus der Hand geben.

Wichtig ist in jedem Fall die Verjährung: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung aus 2026 verjährt damit zum 31. Dezember 2029.