Rechnung schreiben: Das sollten Sie beachten

Immer wieder wird zwischen Unternehmen rund um das Thema Rechnungsstellung viel Aufhebens gemacht. Das hat auch gute Gründe. Denn derjenige, der eine Rechnung empfängt, kann nur dann den Vorsteuerabzug geltend machen, wenn die ausgestellte Rechnung korrekt ist.

Selbstständige müssen genau wissen, welche Bestandteile eine Rechnung enthalten muss, weil sie sonst die bezahlte Vorsteuer nicht vom Finanzamt zurückfordern können. Viele Selbstständige ignorieren diesen Umstand und melden auch Vorsteuerbeträge von Rechnungen an, die formal falsch sind. Das geht so lange gut, bis der Betriebsprüfer die Belege in die Finger bekommt. Stellt er sachliche Mängel, Formfehler oder andere Unrichtigkeiten fest, kann das schlimmstenfalls für Sie bedeuten, dass Sie dem Finanzamt die Vorsteuer wieder erstatten müssen.

Es ist also sehr wichtig für Sie, dass Sie die Rechnungen Ihrer Lieferanten genauestens prüfen. Bei Fehlern sollten Sie die Zahlung verweigern, bis die Rechnung entsprechend der gesetzlichen Richtlinien korrigiert wurde. Nur dann haben Sie die Garantie, dass Sie den Vorsteuerabzug steuerrechtlich einwandfrei vornehmen können.
 

Was ist eine Rechnung?

Schütteln Sie den Kopf über die Frage „Was ist eine Rechnung?“ Doch die Frage sollten Sie nicht einfach abtun. Grundsätzlich herrscht der Irrglaube, dass eine Rechnung nur dann eine Rechnung ist, wenn der Begriff Rechnung draufsteht. Das stimmt nicht. Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem Leistungen abgerechnet werden. Es spielt überhaupt keine Rolle, wie das Dokument konkret bezeichnet wird. Es kommt darauf an, welchen Inhalt das Dokument hat.
 

Elektronische Rechnung

Inzwischen gibt es auch elektronische Rechnungen. Empfänger müssen vorab zustimmen, dass sie die Rechnung per E-Mail oder Fax erhalten wollen. Das Umsatzsteuergesetz schreibt allerdings vor, dass bei der elektronischen Übermittlung garantiert sein muss, dass die Rechnung tatsächlich von dem darauf stehenden Absender stammt und, dass der Inhalt vollständig übermittelt wurde. Welches Kontrollverfahren dazu benutzt wird, liegt im Ermessen der Firma, die die Rechnung versendet. Es gibt zum Beispiel die qualifizierte elektronische Signatur, doch Sie sind nicht verpflichtet, dieses Instrument zu benutzen. Es ist lediglich ein Vorschlag, den die Finanzbehörden machen.

Das Bundesministerium für Finanzen hat bezüglich des Kontrollverfahrens folgende Aussage getätigt: Wenn im Rahmen der Rechnungseingangsbearbeitung der Inhalt der Rechnung auf Richtigkeit geprüft wird – damit sind Absender, Empfänger, Bezeichnung der Leistung, Entgelt etc. gemeint - und keine Mängel entdeckt wurden, ist das bereits eine ausreichende Kontrolle. Weitere Maßnahmen müssen Steuerpflichtige nicht durchführen.
 

Berechtigung und Verpflichtung zum Ausstellen von Rechnungen

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwischen Berechtigung und Verpflichtung zum Ausstellen von Rechnungen. Wenn ein Unternehmer eine Leistung an eine Privatperson ausführt, zum Beispiel indem er Möbel in einen Privathaushalt liefert, dann darf er Rechnungen ausstellen. Er ist dazu berechtigt, aber nicht verpflichtet.

In der Praxis dokumentieren Unternehmen so gut wie immer Lieferungen an Privatpersonen, in dem die eine Rechnung ausstellen. Die Rechnung ist Grundlage, auf der Kunden ihre Bezahlung vornehmen und an die auch Garantieleistungen und andere Ansprüche geknüpft sind. Insofern fordern Kunden einen Beleg über die Lieferung und könnten ihre Zahlung verweigern, bis sie das entsprechende Dokument in Händen halten. Fazit: Sie sollten auch Privatpersonen eine Rechnung ausstellen, weil es im Alltag gebräuchlich ist.

Führt ein Unternehmer allerdings eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, dann muss er eine Rechnung ausstellen. Der Gesetzgeber verpflichtet ihn dazu.
 

Die Rechnung als Gutschrift

Der Begriff Gutschrift hat sich im deutschen Sprachgebrauch mit einer bestimmten Bedeutung eingebürgert: Wenn eine Rechnung nachträglich korrigiert wird, wird mit einer Gutschrift das Entgelt gemindert. Hierbei handelt es sich aber lediglich um eine kaufmännische Gutschrift, aber nicht um eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Die kaufmännische Gutschrift müsste richtigerweise Stornorechnung, Rabattrechnung oder Bonusabrechnung heißen. Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne funktioniert wie folgt:

Eine umsatzsteuerliche Gutschrift ist eine Rechnung, die nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.

Eine Voraussetzung für die Gültigkeit einer solchen umsatzsteuerrechtlichen Gutschrift ist, dass der Schreiner das Dokument akzeptiert, also nicht widerspricht. Falls der Schreiner mit der Gutschrift nicht einverstanden ist, dann widerspricht er und das Dokument verliert seine Gültigkeit.

Übrigens: Wenn Sie bislang Ihre Bonusrechnungen fälschlicherweise mit dem umgangssprachlich aufgeweichten Begriff „Gutschrift“ versehen haben, ist das kein Problem. Es führt nicht dazu, dass das Finanzamt Ihnen aufgrund unberechtigten Steuerausweises Probleme macht.
 

Pflichtangaben in einer Rechnung

Welche Pflichtangaben in eine Rechnung gehören, behandelt der Beitrag „Rechnungsstellung: Das muss in Ihrer Rechnung drinstehen“. In aller Kürze werden im Folgenden die Pflichtangaben in einer Rechnung aufgezählt, die sich aus § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz ergeben:

1. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers

2. entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmers

3. Datum der Ausstellung

4. Rechnungsnummer

5. Bezeichnung der Lieferung oder der sonstigen Leistung

6. Zeitpunkt der Leistung

7. Entgelt und gegebenenfalls vereinbarte Boni, Skonti oder andere Entgeltminderungen

8. Steuersatz

9. Steuerbetrag

10. falls Steuerbefreiung besteht, Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung

11. Hinweis auf eine Aufbewahrungsfrist für die Rechnung in bestimmten Fällen

12. Falls die Rechnung in Form einer Gutschrift (siehe Beispiel oben) erstellt wurde, muss der Begriff Gutschrift auf dem Dokument vermerkt sein.

Wenn Sie eine Rechnung erhalten, prüfen Sie diese auf Vollständigkeit der Angaben sowie auf Richtigkeit der Inhalte. In der Praxis hat sich bewährt, die erste Rechnung jedes Lieferanten sehr genau zu prüfen und Unstimmigkeiten sofort zu klären. Da die meisten Unternehmen ihre Rechnungen nicht manuell, sondern automatisiert erstellen, dürften die folgenden Rechnungen dann fehlerfrei sein. Denken Sie daran: Wenn die Rechnung, die Sie bezahlen, nicht korrekt ausgestellt ist, verwirken Sie ihren Vorsteueranspruch.

Falls Sie einen Rechnungsvorlage suchen, werden Sie hier fündig.

Rechnungen über Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen

Erbringt einer Ihrer Lieferanten Leistungen, die unterschiedlich besteuert werden, dann müssen diese in zweifacher Hinsicht aufgeschlüsselt werden. Zum einen müssen die Nettoumsätze mit dem Steuerschlüssel gekennzeichnet sein. Zum anderen müssen die Mehrwertsteuerbeträge in der Rechnung aufgeführt werden.
 

Sonderfälle beim Ausstellen von Rechnungen

Besondere Fälle in umsatzsteuerlicher Hinsicht sind zum Beispiel diese:

• innergemeinschaftliche Lieferungen

• Besteuerung von Reiseleistungen

• Verlagerung der Steuerschuldnerschaft

Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der Unternehmer spätestens am 15. Tag des Folgemonats, der auf die Lieferung folgt, eine Rechnung ausstellen. Auf dieser Rechnung muss er auf die Steuerfreiheit hinweisen. Außerdem muss er zusätzlich zu den oben genannten Punkten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) des Unternehmers und seine eigene USt-ID integrieren.

Werden Reiseleistungen abgerechnet, müssen Hinweise zu den Sonderregelungen für Reisebüros aufgeführt sein. Bei der Verlagerung der Steuerschuldnerschaft muss ein deutlicher Hinweis darauf auf der Rechnung stehen. Dieser kann zum Beispiel lauten „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13 B Abs. 2.“
 

Was geschieht, wenn eine Rechnung falsche Steuerangaben enthält?

Es gibt zwei verschiedene Arten von fehlerhaften Angaben zum Steuerausweis: den unrichtigen und den unberechtigten Steuerausweises.

Unrichtiger Steuerausweis und seine Konsequenzen

Wenn der Unternehmer fälschlicherweise einen höheren Steuerbetrag ausgewiesen hat, so muss er den Mehrbetrag abführen. Berechnet zum Beispiel ein Lebensmittelhändler für Milch 19 % statt 7 %, so muss er auch die 19 % an das Finanzamt bezahlen. Er kann die Umsatzsteuer nachträglich berichtigen, indem er zum Beispiel eine Stornorechnung ausstellt und eine neue korrekte Rechnung schreibt.

Hat der Unternehmer aber einen zu niedrigen Steuerbetrag ausgewiesen, so muss er trotzdem den korrekten Betrag abführen. Das Finanzamt verlangt die Steuer, die per Gesetz zu erheben wäre. Die Differenz, die sich zum Nachteil des Unternehmers ergibt, muss dieser allein tragen. Berechnet wird die korrekte Umsatzsteuer anhand des Bruttobetrags.

Unberechtigter Steuerausweis und seine Konsequenzen

Beim unberechtigten Steuerausweis geht es darum, dass ein Unternehmer Umsatzsteuer in einer Rechnung ausgestellt hat, obwohl er das nicht darf. Das könnte zum Beispiel bei einem Kleinunternehmer passieren. Die Konsequenz daraus ist, dass der Kleinunternehmer den ausgewiesenen Betrag an das Finanzamt abführen muss. Er ist jetzt Schuldner. Dasselbe gilt übrigens auch für Privatpersonen, die eine Rechnung schreiben und unberechtigterweise Umsatzsteuer ausweisen. Sie müssen den Betrag an das Finanzamt abführen.

Falls Ihnen als Kleinunternehmer dieser Fehler passiert ist, haben wir einen praktischen Rat: Setzen Sie sich mit dem Rechnungsempfänger in Verbindung und versuchen Sie, die Angelegenheit aus der Welt zu schaffen, ohne das Finanzamt einzuschalten. Das erspart eine Menge Arbeit. Andernfalls müssen Sie nämlich bei dem zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen, indem sie um die Berichtigung des geschuldeten Steuerbetrags bitten. Sie müssen den gesamten Vorgang offenlegen, damit das Finanzamt Kenntnis vom Namen des Rechnungsempfängers erhält und dafür sorgen kann, dass ein beanspruchter Vorsteuerabzug wieder an das Finanzamt zurückgeht.
 

Kleinbetragsrechnungen

Eine Kleinbetragsrechnungen ist eine Rechnung, die einen Wert von 250 Euro inklusive Mehrwertsteuer nicht übersteigt. In einer Kleinbetragsrechnungen müssen nicht alle geforderten Angaben enthalten sein, die weiter oben bei den Rechnungsmerkmalen aufgeführt wurden.

Es ist noch gar nicht so lange her, da hat der Bundesrat dem zweiten Bürokratieentlastungsgesetz zugestimmt. Bislang galten Kleinbetragsrechnungen nämlich nur bis zu einem Wert von 150 Euro. Ab dem 1.1.2017 gelten Rechnungen bis 250 Euro als Kleinbetragsrechnungen. Diese Angaben müssen drinstehen:

1. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers; die Adresse des Leistungsempfängers muss nicht drinstehen.

2. Das Ausstellungsdatum

3. Bezeichnung sowie Menge der gelieferten Gegenstände oder Leistungen

4. Nettobetrag, der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe und der Steurersatz

5. Bei einer Steuerbefreiung der erklärende Hinweis

Wenn auch nur eine der geforderten Angaben fehlt, dürfen Sie die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung nicht geltend machen. Eine typische Kleinbetragsrechnung ist zum Beispiel der Kassenbon des Supermarkts. Sollten Sie für Ihr Unternehmen einkaufen und den Wert von 250 Euro überschreiten, bitten Sie um Ausstellung von zwei Bons oder fragen vorab, ob die Filiale eine Rechnung ausstellen kann. Sobald die 250 Euro überschritten werden, müssen Sie für Ihre Geschäftsunterlagen eine Rechnung mit allen oben aufgelisteten Angaben anfordern.
 

Gelten Fahrausweise für Bus und Bahn als Rechnung?

Ja, Fahrausweise werden ähnlich unkompliziert behandelt wie Kleinbetragsrechnungen. Auf den Fahrausweisen müssen ganz bestimmte Angaben zu finden sein. Zum einen muss der vollständige Name nebst Anschrift des Unternehmens aufgedruckt sein, der die Beförderungsleistung erbringt. Es muss ein Ausstellungsdatum aufgedruckt sein sowie das Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe. Falls die Beförderungsleistung nicht mit 7 % ausgeführt wird, sondern mit 19 %, muss das speziell aufgedruckt sein. Das betrifft zum Beispiel Fahrkarten für Langstreckenfahrten. Fahrausweise von Eisenbahnen können davon abweichen. Sie dürfen statt des Steuersatzes die Tarifentfernung aufdrucken. Werden über 50 km auf dem Fahrausweis angegeben, dann greift der Steuersatz von 19 %. Für den Fall, dass die Beförderung grenzüberschreitend ist und per Flugzeug erfolgt, ist auch das auf dem Fahrausweis auszudrucken.

Sind alle Angaben vorhanden, darf der Vorsteueranspruch geltend gemacht werden. Auch online-Fahrausweise sind gültig im Sinn des Umsatzsteuergesetzes. Rechnungen von einem Taxi oder einem Mietwagen müssen die KleinbetragsVorschriften erfüllen, um einen gültigen Vorsteueranspruch auszulösen.

Das wichtigste im Überblick

• Unternehmer sind entweder berechtigt oder verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben.

• Rechnungen müssen grundsätzlich die Anforderungen gemäß § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz erfüllen.

• Besondere Erleichterungen gibt es für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.

• Bei fehlerhaftem oder unberechtigtem Steuerausweis gibt es Berichtigungsmöglichkeiten.

• Weist der Unternehmer zu viel aus, muss er auch den Mehrbetrag an das Finanzamt abführen. Ist der Steuerausweis zu niedrig, schuldet er dem Finanzamt dennoch den korrekten, höheren Umsatzsteuer-Betrag.

• Unternehmer sollten die Lieferantenrechnungen grundsätzlich auf Vollständigkeit und Richtigkeit bezüglich der umsatzsteuerlichen Vorschriften prüfen, damit sie den Vorsteueranspruch unstrittig beim Finanzamt geltend machen können.