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Aufbewahrungsfristen für Selbstständige

Unterlagen Schrank Aufbewahrung

Aufbewahrungspflichten sind gesetzlich verankert. Es gibt steuerrechtliche und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen. Die Abgabenordnung (AO) regelt in Paragraf 140, dass bezüglich der Aufbewahrungsfristen weitere Gesetze und Verordnungen heranzuziehen sind. Dazu gehört zum Beispiel das Handelsgesetzbuch (HGB).

Neben der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch spielen noch eine ganze Reihe von Verordnungen eine Rolle, die sich auf Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente und Unterlagen beziehen. Eine davon ist die Gewerbeordnung. Doch bevor es nun zu theoretisch wird, steigen wird direkt in die Praxis ein.
 

Aufzubewahrende Unterlagen

Eine Grundregel ist, dass Unterlagen geordnet aufzubewahren sind. Der Gesetzgeber benutzt bestimmte Kategorien von Unterlagen knüpft daran die Fristen. Damit Sie wissen, was eigentlich unter die im Gesetz bezeichneten Kategorien fällt, folgt zunächst eine Auflistung mit Definition. Zu den aufzubewahrenden Unterlagen gehören diese:

  1. Bücher, Handelsbücher und Aufzeichnungen
    Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher. Falls Ihre Buchhaltung ohne Kontenblätter erfolgt, müssen Sie die dazugehörigen Belege aufbewahren.
  2. Inventare
    Bestandslisten über Vermögen und Schulden. Soweit erforderlich müssen außerdem Aufzeichnungen aufbewahrt werden, die zum besseren Verständnis der Vermögens- und Schuldenpositionen dienen. Gibt es beispielsweise Arbeitsanweisungen oder organisatorische Notizen, ohne die das Verständnis der Inventarlisten nicht möglich ist, sind diese beizufügen.
  3. Geschäfts- und Handelsbriefe
    E-Mails, Briefe, Telegramme, Faxe sind samt und sonders aufzubewahren. Wegschmeißen können Sie nicht angenommene Angebote sowie Flyer, Kataloge, Werbeprospekte und ähnliches.
  4. Buchungsbelege
    Ein Buchungsbeleg ist ein Beleg, der einen Geschäftsvorfall dokumentiert. Beispiel: Sie erhalten eine Rechnung, auf deren Grundlage der Buchhalter eine Buchung vornimmt. Dieser Buchungsbeleg ist aufzubewahren. Dass Sie damit sämtliche Rechnungen aufbewahren müssen, versteht sich von selbst. Aber auch handschriftliche Notizen, wie zum Beispiel ein Spickzettel, auf dem zum Beispiel lediglich „Privatentnahme 500 €“ steht, ist ein Buchungsbeleg und gehört in die Akte!
  5. Sonstiges
    Dieser Begriff umfasst alle anderen Unterlagen, die in irgendeiner Weise steuerliche oder handelsrechtliche Relevanz haben. Es können Ausdrucke von Registrierkassen sein, Gehaltsabrechnungen oder Zollbelege. Im Zweifel heften Sie alles ab, was irgendeinem Vorgang in Ihrem Betrieb zuzuordnen ist.
     

Wie sind die Unterlagen aufzubewahren?

Über diesen Punkt streiten sich die Geister immer wieder. Letztlich ist jeder selber dafür verantwortlich, wie die Aufbewahrung der Unterlagen erfolgt. Steuerberater kopieren bzw. digitalisieren im Zuge des Jahresabschlusses oft Belege, aber die Verantwortung bleibt letztlich bei Ihnen.

Der Gesetzgeber verlangt, dass die Belege jederzeit einsehbar sind und übersichtlich organisiert sein müssen. Die Unterlagen müssen lesbar sein und zwar auch noch nach vielen Jahren. Probleme gibt es mit dem Finanzamt immer wieder wegen Thermobelegen, die Geschäfte, Restaurants oder Supermärkte ausgeben. Im Laufe der Jahre verschwindet die Schrift und die Quittungen sind nicht mehr lesbar. Aus diesem Grund müssen Sie die Belege entweder kopieren oder auf irgendeine andere Weise dauerhaft lesbar bereithalten. Eine weitere Möglichkeit wäre auch, ein Foto zu machen und dieses digital abzulegen. Folgende Anforderungen müssen die Unterlagen erfüllen.
 

Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre und 6 Jahre

Die Aufbewahrungsfristen der Unterlagen sind glücklicherweise nicht so kompliziert, wie die gesetzlichen Grundlagen, die die Aufbewahrungsmodalitäten vorgeben. Im Prinzip müssen Sie alles 10 Jahre aufbewahren, das ist die Faustregel.

Ausnahme: Nach 6 Jahren dürfen Sie folgende Unterlagen vernichten: Handelsbriefe und Geschäftsbriefe sowie Unterlagen die unter 5. „Sonstiges“ fallen.

Fazit: Bewahren Sie Ihre Unterlagen 10 Jahre auf, sind Sie immer auf der sicheren Seite.

 

Beginn und Ende der Fristen

Der Fristlauf ist vom Gesetzgeber unmissverständlich definiert. Die Frist beginnt zum 1. des Folgejahres bezogen auf das Belegdatum. Das heißt:

Wenn zum Beispiel der Jahresabschluss 2013 Mitte des Jahres 2014 erstellt wird Beginn der Fristlauf am 1.1.2015 und endet nach 10 Jahren am 31. Dezember 2024.

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