Aufbewahrungsfristen für Selbstständige

Aufbewahrungspflichten sind gesetzlich verankert. Es gibt steuerrechtliche und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen. Die Abgabenordnung (AO) regelt in Paragraf 140, dass bezüglich der Aufbewahrungsfristen weitere Gesetze und Verordnungen heranzuziehen sind. Dazu gehört zum Beispiel das Handelsgesetzbuch (HGB).

Neben der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch spielen noch eine ganze Reihe von Verordnungen eine Rolle, die sich auf Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente und Unterlagen beziehen. Eine davon ist die Gewerbeordnung. Zusätzlich sind insbesondere die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD in der jeweils aktuellen Fassung) von zentraler Bedeutung, da sie konkrete Anforderungen an die digitale Archivierung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von Unterlagen festlegen. Doch bevor es nun zu theoretisch wird, steigen wird direkt in die Praxis ein.
 

Aufzubewahrende Unterlagen

Eine Grundregel ist, dass Unterlagen geordnet aufzubewahren sind. Der Gesetzgeber benutzt bestimmte Kategorien von Unterlagen und knüpft daran die Fristen. Damit Sie wissen, was eigentlich unter die im Gesetz bezeichneten Kategorien fällt, folgt zunächst eine Auflistung mit Definition. Zu den aufzubewahrenden Unterlagen gehören diese:
 

Bücher, Handelsbücher und Aufzeichnungen

Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher. Falls Ihre Buchhaltung ohne Kontenblätter erfolgt, müssen Sie die dazugehörigen Belege aufbewahren. Auch elektronische Buchführungssysteme und deren Datensätze zählen hierzu und müssen GoBD-konform archiviert werden.
 

Inventare

Bestandslisten über Vermögen und Schulden. Soweit erforderlich müssen außerdem Aufzeichnungen aufbewahrt werden, die zum besseren Verständnis der Vermögens- und Schuldenpositionen dienen. Gibt es beispielsweise Arbeitsanweisungen oder organisatorische Notizen, ohne die das Verständnis der Inventarlisten nicht möglich ist, sind diese beizufügen.
 

Geschäfts- und Handelsbriefe

E-Mails, Briefe, Telegramme, Faxe sind samt und sonders aufzubewahren. Auch elektronische Kommunikation wie E-Mails mit steuerlicher oder geschäftlicher Relevanz unterliegt der Aufbewahrungspflicht.* Wegschmeißen können Sie nicht angenommene Angebote sowie Flyer, Kataloge, Werbeprospekte und ähnliches.
 

Buchungsbelege

Ein Buchungsbeleg ist ein Beleg, der einen Geschäftsvorfall dokumentiert. Beispiel: Sie erhalten eine Rechnung, auf deren Grundlage der Buchhalter eine Buchung vornimmt. Dieser Buchungsbeleg ist aufzubewahren. Dass Sie damit sämtliche Rechnungen aufbewahren müssen, versteht sich von selbst. Seit Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich (ab 2025 schrittweise verpflichtend) gilt dies ausdrücklich auch für elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). Aber auch handschriftliche Notizen, wie zum Beispiel ein Spickzettel, auf dem zum Beispiel lediglich „Privatentnahme 500 €“ steht, ist ein Buchungsbeleg und gehört in die Akte!
 

Sonstiges

Dieser Begriff umfasst alle anderen Unterlagen, die in irgendeiner Weise steuerliche oder handelsrechtliche Relevanz haben. Es können Ausdrucke von Registrierkassen sein, Gehaltsabrechnungen oder Zollbelege. Auch digitale Kassendaten, TSE-Daten (Technische Sicherheitseinrichtung) sowie Verfahrensdokumentationen zur Buchführung gehören mittlerweile zwingend dazu. Im Zweifel heften Sie alles ab, was irgendeinem Vorgang in Ihrem Betrieb zuzuordnen ist.
 

Wie sind die Unterlagen aufzubewahren?

Über diesen Punkt streiten sich die Geister immer wieder. Letztlich ist jeder selber dafür verantwortlich, wie die Aufbewahrung der Unterlagen erfolgt. Steuerberater kopieren bzw. digitalisieren im Zuge des Jahresabschlusses oft Belege, aber die Verantwortung bleibt letztlich bei Ihnen.

Der Gesetzgeber verlangt, dass die Belege jederzeit einsehbar sind und übersichtlich organisiert sein müssen. Die Unterlagen müssen lesbar sein und zwar auch noch nach vielen Jahren. Probleme gibt es mit dem Finanzamt immer wieder wegen Thermobelegen, die Geschäfte, Restaurants oder Supermärkte ausgeben. Im Laufe der Jahre verschwindet die Schrift und die Quittungen sind nicht mehr lesbar. Aus diesem Grund müssen Sie die Belege entweder kopieren oder auf irgendeine andere Weise dauerhaft lesbar bereithalten. Eine weitere Möglichkeit wäre auch, ein Foto zu machen und dieses digital abzulegen. Dabei ist zu beachten, dass bei digitaler Archivierung die Anforderungen der GoBD zwingend einzuhalten sind (insbesondere Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und jederzeitige Verfügbarkeit der Daten). Folgende Anforderungen müssen die Unterlagen erfüllen.
 

Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre und 6 Jahre

Die Aufbewahrungsfristen der Unterlagen sind glücklicherweise nicht so kompliziert, wie die gesetzlichen Grundlagen, die die Aufbewahrungsmodalitäten vorgeben. Im Prinzip müssen Sie alles 10 Jahre aufbewahren, das ist die Faustregel. 

Zu den Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist gehören insbesondere Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege sowie alle Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
 

Ausnahme

Nach 6 Jahren dürfen Sie folgende Unterlagen vernichten: Handelsbriefe und Geschäftsbriefe sowie Unterlagen die unter 5. „Sonstiges“ fallen. Hierzu zählen insbesondere empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie nicht bereits unter die 10-jährige Frist fallen.

Fazit: Bewahren Sie Ihre Unterlagen 10 Jahre auf, sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Beginn und Ende der Fristen

Der Fristlauf ist vom Gesetzgeber unmissverständlich definiert. Die Frist beginnt zum 1. des Folgejahres bezogen auf das Belegdatum. Maßgeblich ist dabei der Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde, der Jahresabschluss festgestellt wurde oder das Dokument entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Das heißt: Wenn zum Beispiel der Jahresabschluss 2024 im Jahr 2025 erstellt wird, beginnt der Fristlauf am 01.01.2026 und endet bei einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist am 31.12.2035. Bei Anwendung der neuen 8-jährigen Frist (für entsprechend betroffene Unterlagen) würde die Frist bereits am 31.12.2033 enden.

Wichtig: Die Frist kann sich verlängern, wenn Unterlagen für ein laufendes Steuerverfahren, eine Betriebsprüfung oder ein Rechtsbehelfsverfahren benötigt werden. In diesen Fällen dürfen die Unterlagen erst nach Abschluss des Verfahrens vernichtet werden (§ 147 Abs. 3 AO).

Gesetzesänderungen 2026 im Überblick

Für Selbstständige ist es sinnvoll, neben den aktuellen Aufbewahrungsfristen auch mögliche gesetzliche Änderungen im Blick zu behalten. Steuerliche Vorschriften, Dokumentationspflichten und organisatorische Anforderungen können sich regelmäßig ändern und wirken sich unmittelbar auf Buchhaltung und Archivierung aus. Ein Überblick über relevante Gesetzesänderungen im Jahr 2026 hilft, neue Regelungen frühzeitig einzuordnen und betriebliche Abläufe rechtzeitig anzupassen.