Diese Dinge können Selbstständige steuerlich abschreiben

Diese Spielregeln sind zu beachten

Wer als Selbstständiger seine Ausgaben steuerlich geltend machen möchte, der muss zweierlei beachten:

1. Betrieblicher Zusammenhang. Steuerlich relevant sind nur die Anschaffungen, die in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen. Ein Beispiel: Eine Wellness-Liege ist für viele eine reine Luxus-Anschaffung. Für den Selbstständigen, der als Klangschalen-Therapeut seine Kunden auf der Liege behandelt, ist es hingegen eine geschäftlich relevante Anschaffung.

2. Belegbarkeit. Der Selbstständige kann nur die Anschaffungen steuerlich geltend machen, die belegbar sind. Ein Beispiel: Wer eine Reise unternimmt, muss nachweisen, dass es sich dabei um eine Dienstreise handelt. Nur so lassen sich die Kosten dafür absetzen.

Welche Anschaffungen absetzbar sind, hängt in weiten Teilen auch von der Branche ab, in der Sie tätig sind. Deswegen kann es keine vollständige Liste geben, wohl aber eine Orientierung, welche Ausgabe-Kategorien steuerlich relevant sind.

Sofort absetzen oder über mehrere Jahre abschreiben?

Ob Sie eine Anschaffung sofort als Betriebsausgabe abziehen oder die Investition über mehrere Jahre verteilen müssen, hängt vom Wert und der Art des Wirtschaftsguts ab. Hier kommt die Abschreibung für Abnutzung (AfA) ins Spiel. Die wichtigsten Weichenstellungen:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto dürfen im Jahr der Anschaffung sofort und vollständig abgeschrieben werden. Bis 250 Euro netto ist der Sofortabzug ohnehin unkompliziert möglich.
• Sammelposten (Pool-Abschreibung): Für Güter zwischen 250,01 und 1.000 Euro netto kann alternativ ein Sammelposten gebildet werden, der über fünf Jahre gleichmäßig aufgelöst wird. Diese Methode muss für alle betroffenen Anschaffungen eines Jahres einheitlich gewählt werden.
• Größere Anschaffungen: Was teurer ist, wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Maßgeblich sind die amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Ein Bürostuhl etwa läuft über 13 Jahre, ein Pkw über sechs Jahre.

Büromaterial, das in Summe nicht zu verachten ist, geht ohnehin sofort in die Kosten. Ob ein Sammelposten – also die Verrechnung mehrerer Posten in einem Gesamtbetrag – im Einzelfall sinnvoller ist als der GWG-Sofortabzug, prüft der Steuerberater nach Ihrer konkreten Gewinnsituation.

Ob Sofortabzug, GWG, Sammelposten, lineare oder degressive AfA: Mit welcher Methode eine konkrete Anschaffung abgeschrieben wird, lässt sich vorab durchspielen.

Ausgaben für die Selbstständigkeit vor Ort und auf Tour

Die Kosten, die die Selbstständigkeit an einem bestimmten Ort verursacht, sind ebenso absetzbar wie die Kosten, die der Job auf Reisen mit sich bringt. Ein Beispiel: Wer ein Büro mietet, temporär Gast im Coworking-Space ist oder nur ab und an einen Meeting-Raum anmietet, der kann die Kosten dafür steuerlich geltend machen. Bei einem Arbeitszimmer im eigenen Zuhause berechnen Sie die Nutzung anteilig – vorausgesetzt, der Raum erfüllt die Anforderungen der Finanzbehörden und bildet den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit.

Unterwegs gilt: Selbst den sogenannten Verpflegungsmehraufwand – also die Kosten für Essen außer Haus – kann der Selbstständige geltend machen. Hier gelten feste Pauschalen: Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden sind es 14 Euro, bei voller Abwesenheit von 24 Stunden 28 Euro pro Tag. Die Fahrtkosten rechnen Sie über die Kilometerpauschale (in der Regel 30 Cent je gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Pkw) oder über die Quittung der Bahnfahrkarte ab.

Ausgaben, um den Job gut und korrekt auszuführen

Der Masseur braucht Massagegel. Der Fotograf braucht seine Kamera. All das sind in erster Linie Ausgaben, die nötig sind, um den Job überhaupt auszuführen. Wer in schnelllebigen Berufen aktiv ist, wird zudem Ausgaben haben, um auf dem Laufenden zu bleiben: Fachliteratur, Fachzeitschriften oder spezielle Software bilden hier die Haupt-Kostenfaktoren.

Auch Weiterbildungskosten können Sie steuerlich geltend machen, sofern sie beruflich relevant sind. Ein Beispiel: Eine Taucherqualifikation ist für den Urlauber auf Malta zwar eine schöne Auszeichnung, aber nicht absetzbar. Der Tauchlehrer hingegen kann diese Zertifizierung steuerlich geltend machen.

Um erfolgreich im Job zu sein, braucht es neben der entsprechenden Qualifikation und regelmäßiger Weiterbildung auch eine starke Eigenmarke. Alle Investitionen, die dazu nötig sind, wie

• das Engagement eines Grafikers,
• die Beratung durch einen PR-Berater und
• die Herstellung von Visitenkarten, Homepage und Give-aways,

sind steuerlich absetzbar. Wer einen Show-Room ausstattet, hat noch einmal deutlich mehr absetzbare Ausgaben – etwa Mobiliar, Deko und sogar Zierpflanzen, die nur im beruflich genutzten Show-Room stehen.

Absicherungen und Mitgliedschaften kosten Geld – und sind absetzbar

Bei Versicherungen und Mitgliedschaften gilt dasselbe wie für Anschaffungen: Alles, was sich um die selbstständige Tätigkeit dreht, ist absetzbar. Dazu gehören:

• Versicherungsbeiträge für betriebliche Versicherungen (z. B. Berufshaftpflicht- oder Betriebshaftpflichtversicherung)
• Mitgliedsbeiträge für Kammer- oder Vereinszugehörigkeit (z. B. IHK, HWK, Berufsverbände)

Anders sieht es bei privaten Vorsorgeaufwendungen aus: Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung etwa werden nicht als Betriebsausgabe, sondern als Sonderausgabe in der privaten Steuererklärung berücksichtigt. Mehr dazu lesen Sie in unserem Ratgeber zu den Steuern für Freiberufler und Selbstständige.

Häufige Fehler beim Absetzen von Anschaffungen

Gerade bei der Abschreibung schleichen sich immer wieder dieselben Fehler ein, die im Zweifel Geld kosten oder Ärger mit dem Finanzamt bedeuten:

• Netto und brutto verwechseln. Die GWG-Grenze von 800 Euro bezieht sich auf den Netto-Betrag. Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, rechnet ohne Umsatzsteuer. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dagegen setzen den Bruttobetrag an, weil sie keine Vorsteuer ziehen.
• Private Mitnutzung ignorieren. Wird ein Gegenstand teils privat genutzt, ist nur der betriebliche Anteil absetzbar. Das gilt besonders bei Laptop, Smartphone und Pkw.
• Belege zu spät sichern. Verblasste Thermo-Quittungen erkennt das Finanzamt nicht an. Zeitnah kopieren oder digital erfassen.
• Falsche Nutzungsdauer ansetzen. Wer die veraltete Drei-Jahres-Abschreibung für Computer ansetzt, verschenkt Liquidität – heute ist die Vollabschreibung im Anschaffungsjahr möglich.

Wie sich die laufenden Anschaffungen am Jahresende in der Gewinnermittlung niederschlagen, zeigt unser Ratgeber zur Einnahmen-Überschussrechnung. Und damit keine Abgabefrist durchrutscht, lohnt ein Blick auf die wichtigsten steuerlichen Fristen und Termine.

Eine fundierte Steuerplanung beginnt früh: Wer seine voraussichtliche Steuerlast kennt, kann Anschaffungen gezielt ins richtige Jahr legen.

Steuerlast vorab mit dem Einkommensteuerrechner ermitteln

Wer noch ganz am Anfang steht und sein Gewerbe erst anmelden möchte, findet im Gründungs-Check die passende Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Gewerbeanmeldung vorbereiten und persönlichen Plan erstellen