Freiberufler und Steuern. Diese Punkte sind zu beachten

Welche Steuern muss ich als Freiberufler zahlen? Als Freiberufler sollten Sie ganz genau wissen, welche Steuern Sie tatsächlich zahlen müssen und welche nicht. In diesem Beitrag können Sie sich mit 5 Minuten Lesezeit einen kompakten Überblick verschaffen. Dabei ist es im Zusammenhang mit Umsatzsteuer, Vor- und Einkommensteuer auch wichtig zu wissen, wann die verschiedenen Steuerzahlungen und Steuervorauszahlungen zu leisten sind. Wenn Sie die Termine kennen, zu denen Sie die Steuern voranmelden und vorauszahlen müssen, und diese dann auch einhalten, ersparen Sie sich viel Ärger.
 

Die wichtigste Steuer für Freiberufler: die Einkommensteuer

Als Freiberufler sind Sie, wie alle natürlichen Personen, einkommensteuerpflichtig. Die Höhe der Steuerzahlungen richtet sich nach der Höhe des Einkommens. Im Klartext heißt das: Die zu zahlende Einkommensteuer errechnet sich aufgrund der persönlichen Einkunftsquellen. Der Blick richtet sich auf den Gewinn, der aus der freiberuflichen Tätigkeit resultiert, also dem Umsatz abzüglich der Kosten. Das Steuersystem in Deutschland arbeitet mit einem progressiven Steuersatz. Das heißt, wenn der Gewinn steigt, steigt auch der persönliche Steuersatz und damit die Höhe der Steuerzahlung.
 

Wie hoch ist die Einkommenssteuer für Freiberufler?

Fällig wird die Einkommenssteuer jenseits des jährlichen Grundfreibetrages (10.347 Euro im Jahr 2022). Dieser Grundfreibetrag steigt in der Regel jedes Jahr leicht an. Steuern müssen auf den Gewinn gezahlt werden, der sich aus der Einnahme-Überschuss-Rechnung ergibt (dazu weiter unter mehr). Bis etwa 15.000 Euro Gewinn muss mit 14 % Einkommenssteuer gerechnet werden. Bis knapp 60.000 Euro variiert der individuelle Steuersatz für Freiberufler zwischen 15 und 41 %. Der Spitzensteuersatz von 45 % greift erst ab einem Gewinn von knapp 280.000 Euro.
 

Wann muss ich als Freiberufler eine Steuererklärung abgeben?

Die Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung besteht für Freiberufler grundsätzlich, sobald Gewinne erzielt werden, die über den Grundfreibetrag hinausgehen. Die Einreichung der Steuererklärung ist nur noch digital mit dem ELSTER-Verfahren möglich. Der Abgabetermin ist der 31. Juli für das zurückliegende Steuerjahr. Sofern ein Steuerberater die mit der Steuererklärung beauftragt wurde, verlängert sich die Frist auf Ende Februar des folgenden Jahres.
 

Eine Steuer, die Freiberufler nicht betrifft: die Gewerbesteuer

Die meisten Existenzgründer müssen am Beginn ihrer selbstständigen Tätigkeit ein Gewerbe bei der zuständigen Behörde anmelden. Freiberufler sind von der Anmeldung eines Gewerbes befreit und müssen auch keine Gewerbesteuer zahlen. Die Entscheidung, ob eine Tätigkeit ein freier Beruf ist, trifft letztendlich das Finanzamt. Das gilt insbesondere, wenn es sich nicht um sogenannte „Katalogberufe“ handelt. Diese sind im Einkommensteuergesetz genau aufgelistet, wie beispielsweise Ärzte, Architekten oder Ingenieure. Grundsätzlich sind wissenschaftliche, künstlerische, erzieherische oder schriftstellerische Tätigkeiten als freiberufliche Tätigkeiten qualifiziert.
 

Buchhalterische Trennung bei gemischten Tätigkeiten erforderlich

Als Freiberufler dürfen Sie Einkünfte aus gewerblicher Tätigkeit erwirtschaften. Damit Sie dabei den Status als Freiberufler nicht verlieren, dürfen Sie die verschiedenen Tätigkeiten nicht vermischen. Beispiele dafür sind Zahnärzte, die nebenbei Produkte für die Zahnpflege verkaufen, oder Innenarchitekten, die ihren Kunden Designermöbel anbieten. Die gewerbliche Tätigkeit darf dabei keine größere Rolle einnehmen als die freiberufliche. Das Finanzamt kann die Einstufung jederzeit ändern und alle Tätigkeiten als gewerblich einstufen.
 

Die zweite wichtige Steuer für Freiberufler: die Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer ist eine weitere wichtige Steuer für Sie als Freiberufler. Wirtschaftlich betrachtet ist die Umsatzsteuer eine Mehrwertsteuer, die in Deutschland auf fast alle Dienstleistungen und Waren zu zahlen ist. Dabei ist zu beachten, dass die Umsatzsteuer nur auf Umsätze anfällt, die Sie im Inland erwirtschaften. Der Regelsteuersatz für die Umsatzsteuer liegt bei 19 Prozent. Für Bücher und viele Lebensmittel gilt der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent. Es handelt sich für Freiberufler um einen durchlaufenden Posten, der regelmäßig an das Finanzamt zu überweisen ist.

Das bedeutet für Sie, dass Sie auf all Ihre Leistungen ebenfalls die Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent aufschlagen. Sie rechnen diese einfach dem Rechnungsbetrag hinzu. Diesen Betrag dürfen Sie allerdings nicht einbehalten, sondern müssen ihn direkt an das Finanzamt abführen.
 

Die Vorsteuer

Das Gegenstück der Umsatzsteuer ist die Vorsteuer. Vorsteuer entsteht, wenn Sie selbst etwas kaufen oder eine Rechnung für eine Dienstleistung erhalten, in der Umsatzsteuer ausgewiesen ist.
 

So ermitteln Sie die Vorsteuer

Um Ihre Leistungen anbieten zu können, brauchen Sie häufig Waren oder Dienstleistungen von anderen Unternehmen. Ihr Lieferant stellt Ihnen ebenfalls Umsatzsteuer in Rechnung. Dieser Umsatzsteuerbetrag stellt für Sie die Vorsteuer dar. Sie können diese von Ihnen an Dritte geleisteten Zahlungen mit Ihrer zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnen.

Ausnahme Kleinunternehmerregelung: So zahlen Freiberufler keine Umsatzsteuer

Liegen die Umsätze in Jahr 1 nicht über 22.500 Euro und in Jahr 2 über 50.000 Euro, können sich Freiberufler für die Kleinunternehmerregelung entscheiden. Sie können dann legal in Rechnungen auf den Ausweis der Umsatzsteuer verzichten. Wer für die Kleinunternehmerreglung optiert, kann im Umkehrschluss aber auch keine Vorsteuer geltend machen!
 

Steuern im Voraus bezahlen: Das müssen Freiberufler beachten

Auch Freiberufler müssen Steuervorauszahlungen leisten. Dabei handelt es sich um Abschlagszahlungen, die während des Jahres zu bestimmten Terminen an das Finanzamt abzuführen sind. Dies erfolgt aus zwei Gründen:

• Mit den regelmäßigen Abschlagszahlungen wollen die Finanzbehörden verhindern, dass Sie am Ende eine hohe Steuernachzahlung leisten müssen.
• Außerdem gewährleisten die Abschlagszahlungen die Liquidität des Staatshaushalts. 

Wie hoch die Steuervorauszahlungen ausfallen, ist davon abhängig, wie hoch die vergangenen Steuerbescheide ausgefallen sind. Auf der Grundlage dieser Zahlen berechnet das Finanzamt die Zahlungen für das laufende Jahr. Wenn Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit gerade erst begonnen haben, schätzt das Finanzamt die zu erwartenden Einkünfte. Das hat den Hintergrund, dass noch keine validen Zahlen vorliegen.

Das Finanzamt verschickt einen Bescheid für die Steuervorauszahlung, und zwar unter „Vorbehalt der Nachprüfung“. Sollte die Höhe Ihrer Einkünfte sich im Verlauf des Jahres ändern, lässt sich die Höhe der Vorauszahlungen noch ändern. Bei der jährlichen Steuererklärung berechnet die Finanzbehörde am Ende die Differenz zwischen den bereits geleisteten Vorauszahlungen sowie der tatsächlich entstandenen Steuerschuld.

Sollten Sie mehr Vorauszahlungen geleistet haben, als an Steuern tatsächlich anfällt, erhalten Sie eine Steuerrückzahlung. Fallen Ihre Einkünfte jedoch höher aus und Ihre Vorauszahlungen decken die Steuerschuld nicht, müssen Sie innerhalb eines Monats, nachdem Ihnen der Steuerbescheid zugegangen ist, die restlichen Steuern bezahlen.

Für die Steuervorauszahlungen gelten folgende Stichtage:

• 10. März
• 10. Juni
• 10. September
• 10. Dezember

Solche Vorauszahlungen müssen Sie nur leisten, wenn Sie mindestens 400 Euro Steuern pro Kalenderjahr zahlen und zum Vorauszahlungsstichtag mindestens 100 Euro zu zahlen sind.
 

Welche Pflichten sind mit der Umsatzsteuervoranmeldung verbunden?

Für die Vorauszahlung der Einkommensteuer muss die Behörde zunächst einen Bescheid erlassen. Sie müssen erst etwas unternehmen, wenn Sie diesen Bescheid erhalten haben. Anders sieht es bei der Umsatzsteuer aus. Die Umsatzsteuervoranmeldung fällt in Ihren Zuständigkeitsbereich. Sie sind selbst dafür verantwortlich, die Umsatzsteuervoranmeldung pünktlich und korrekt vorzulegen.

Wie oft Sie die Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr vornehmen müssen, hängt von der Steuerschuld ab. Der Voranmeldezeitraum kann einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr betragen.

Grundsätzlich gilt:

Am Jahresende prüft dann das Finanzamt, wie hoch die tatsächliche Steuerschuld ist. Danach kann es zu Steuererstattungen oder Steuernachzahlungen kommen.

Soll- oder Ist-Besteuerung: Wo liegt der Unterschied?

Wenn Sie also als Freiberufler eine Rechnung am 12. April schreiben, müssen Sie am 10. Mai Ihre Umsatzsteuervoranmeldung einreichen und die Umsatzsteuer im Mai bezahlen. Zahlt der Kunde die Rechnung jedoch nicht pünktlich, müssen Sie für die Umsatzsteuer in Vorlage treten und die ausgewiesene Umsatzsteuer auch dann an das Finanzamt abführen, wenn Ihr Kunde noch gar nichts bezahlt hat. Das ist die Regel bei der Soll-Besteuerung.

Wenn Sie die Ist-Besteuerung anwenden, ist das meistens vorteilhafter, gerade bei hohen Rechnungen und wenn sich Kunden Zeit lassen mit dem Bezahlen. Sie müssen die Steuer erst bezahlen, wenn der Kunde tatsächlich gezahlt hat. Zahlt der Kunde die Rechnung vom 12. April also erst am 15. Juni, müssen Sie die Umsatzsteuer erst mit der Voranmeldung für den Juli melden und dann abführen. Das schont Ihre Liquidität.
 

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Freiberufler

Als Freiberufler machen Sie Ihre Buchführung mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Das ist eine vereinfachte Gewinnermittlungsmethode. Grundsätzlich können alle Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, nach dieser Methode ihre Buchführung vornehmen.
 

So funktioniert die EÜR

Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfassen Sie alle Ein- und Ausgänge auf Ihrem Konto in einem „Journal“. Es ist sinnvoll, bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit den amtlichen Vordrucken zu arbeiten und die Einnahmen und Ausgaben nach Arten zu gliedern.

Einnahmen in der EÜR können sein: Betriebseinnahmen zum vollen oder ermäßigten Steuersatz, Verkauf von Anlagevermögen, die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs.
 

Ausgaben in der EÜR können sein:

Kosten für Arbeitszimmer und Büromaterial, Abschreibungen, Kosten für den Steuerberater oder Bewirtungskosten.

Bei der Ermittlung der Steuern nach der EÜR müssen Sie alle Beträge als Nettobeträge ausweisen. Umsatz- bzw. Vorsteuer bleiben unberücksichtigt. Sie sortieren die Kosten nach Kategorien und tragen Sie dann im amtlichen Vordruck ein. Diesen fügen Sie Ihrer Steuererklärung bei, wenn Ihr Gewinn 17.500 Euro pro Jahr übersteigt. Für die Erfassung der Geschäftsvorfälle sowie die anschließende Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es hilfreiche Software.

Journal

Im Journal ordnen Sie alle Geschäftsvorfälle chronologisch. Dabei erhält jeder Geschäftsvorfall eine laufende Nummer. Bei der Erfassung notieren Sie folgende Informationen:

• Datum
• Betrag in Euro
• Hinweis auf den Beleg
• Weitergehende Erläuterungen, beispielsweise Einkauf von Waren oder Verkaufserlös

Wie die Steuerlast als Freiberufler senken?

Wenn Sie als Freiberufler gezielt Steuern sparen möchten, haben Sie nicht sehr viele Möglichkeiten. Eine wesentliche Stellschraube ist die Höhe des Gewinns, der die Höhe der Einkommensteuer bestimmt. Im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten können Sie abzugsfähige Betriebsausgaben geltend machen. Dazu zählen:

• Mietzahlungen für Büro, Büroeinrichtung oder Büromaterial.
• Kosten für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, die Sie als Freiberufler unbedingt wahrnehmen sollten.
• Sofort absetzbare, geringfügige Wirtschaftsgüter.
• Außergewöhnliche Kosten, wie beispielsweise hohe Kosten für die Behandlung einer schweren Erkrankung.
• Beiträge für die private Altersvorsorge.

Außerdem haben Sie noch viele weitere Möglichkeiten, mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit Steuern zu sparen.

Der Steuerberater: eine große Hilfe für Freiberufler

Als Selbstständiger haben Sie täglich viel um die Ohren. Buchführung zählt mit großer Wahrscheinlichkeit nicht zu Ihren Lieblingsaufgaben. Nicht selten fehlt gerade zu Beginn der Existenzgründung auch das nötige Fachwissen. Aber Sie müssen die Buchhaltung korrekt erledigen, auch um immer einen aussagekräftigen Überblick über Ihre Finanzen zu behalten. Ein Steuerberater kann Ihnen helfen, diese leidige Aufgabe zu bewältigen. Natürlich kostet der Steuerberater Geld. Allerdings sind die Kosten absetzbar und außerdem kennt er alle Stellschrauben, mit denen er Ihnen helfen kann, Ihre Steuerlast zu senken. Damit sparen Sie am Ende Geld, Zeit und vor allem Nerven.

Fazit: Das Wichtigste zu Steuern für Freiberufler

• Durch ihren Status müssen Freiberufler keine Gewerbesteuer zahlen, außer sie gehen einer gemischten Tätigkeit nach. Dann müssen die Einnahmen buchhalterisch erfasst werden.
• Freiberufler müssen jenseits des Grundfreibetrages Einkommenssteuer abführen. Mit zunehmender Gewinnhöhe steigt auch der Steuersatz.
• Die Umsatzsteuer von 7 oder 19 % ist ein durchlaufender Posten, der je nach Höhe der Gewinne regelmäßig via Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt fristgerecht zu überweisen ist.
• Die Vorsteuer ist das Gegenstück zum Umsatzsteuer. Sie kann in der Wertschöpfungskette mit den eigenen Steueraufwendungen verrechnet werden.
• Mit der Kleinunternehmerregelung müssen Freiberufler keine Umsatzsteuer erheben. Sie dürfen kann aber auch keine Vorsteuer geltend machen.
• Die Vorauszahlungen sollten gerade in der Startphase durch optimistische Schätzungen nicht zu hoch sein, da die Liquidität hierunter leiden könnte.