Fokus Firmenwagennutzung: privat oder geschäftlich?

Über Firmenwagen gibt es steuerliche Abhandlungen, die ganze Regale füllen. Wer sich mit diesem Thema befasst, der wird mit einer Unmenge an Informationen konfrontiert. Dieser Beitrag bringt in aller Kürze verständlich auf den Punkt, was Sie über die private und geschäftliche Firmenwagennutzung mindestens wissen sollten.
 

Betriebsprüfer checken Firmenwagennutzung intensiv

Es hat einen guten Grund, warum so viel Fachliteratur über Firmenwagen kursiert. Betriebsprüfer legen immer wieder ihren Fokus auf die Firmenwagennutzung. Steuerberater sind entsprechend vorbereitet und briefen ihre Mandanten intensiv.

Wurden Sie auch schon von Ihrem Steuerberater oder der zuständigen Buchhaltering dazu angehalten, Ihr Fahrtenbuch sorgfältig und vollständig zu führen? Dann sind sie in bester Gesellschaft, denn die Finanzämter sind rigoros bei ihren Zuschätzungen, wenn sie einmal „den Fuß in der Tür“ haben. Findet nämlich ein Steuerprüfer eine Schwachstelle, zum Beispiel, weil die Reihenfolge der Daten nicht stimmt oder die Einträge alle durchgängig mit demselben Kugelschreiber vorgenommen wurden, vermutet er Betrug. Damit ist die Tür offen, auch andere Teile Ihrer Buchführung unter dem Aspekt der betrügerischen Absicht unter die Lupe zu nehmen. Solche kritischen Prüfungen gehen nicht immer glimpflich aus, im Gegenteil. Was droht, ist eine geschätzte Gewinnerhöhung und damit eine nachzuzahlende Steuer.

Wollen sie keine teure Überraschung erleben, sollten Sie Ihrem Steuerberater vertrauen und sich mit den grundlegenden steuerlichen Aspekten auseinandersetzen. Im Kern steht diese Frage:

Nutzen Sie Ihr Auto ausschließlich geschäftlich oder fahren Sie den PKW auch zu privaten Zwecken?

Wenn der Wagen nur geschäftlich genutzt wird, dann wird er automatisch zum notwendigen Betriebsvermögen gerechnet. Wenn das geschieht, besteht auch seitens der Finanzbehörde kein Zweifel daran, dass das Auto ein Firmenwagen ist und somit alle damit im Zusammenhang stehenden Kosten betrieblich abgesetzt werden können. Sind sie zum Beispiel Taxifahrer oder Handelsvertreter, dürfte sich die Fragen nach der Nutzung in betrieblicher oder privater Hinsicht schnell in Luft auflösen. Bei anderen Berufen und Tätigkeiten ist das allerdings nicht so unzweifelhaft. Erkennt man Ihnen den Status ab, werden die bislang geltend gemachten Fahrzeugkosten rausgerechnet. Sinkende Kosten bedeutet steigender Gewinn, steigender Gewinn bedeutet steigende Steuerlast.
 

Betriebliche Nutzung ohne jeden Zweifel nachweisen erfordert Sorgfalt

Nutzen Sie den Firmenwagen mehr als 50 % für berufliche Zwecke, dann ist es ratsam, ein Fahrtenbuch zu führen. Ein Auszug von drei Monaten reicht, um dem Finanzamt gegenüber darzulegen, wie das Verhältnis zwischen betrieblicher und privater Nutzung ist. Wichtig: Der Auszug aus ihrem Fahrtenbuch muss repräsentativ für das gesamte Jahr sein!

Auch, wenn keine Betriebsprüfung ansteht, hat es sich bewährt, das Fahrtenbuch auszugsweise bei der zuständigen Finanzbehörde einzureichen und um schriftliche Einordnung der Nutzung zu ersuchen. Damit dokumentiert das Finanzamt seine offizielle Einschätzung.

Nehmen Sie das Schreiben zu Ihren Unterlagen und sorgen Sie dafür, dass der Betriebsprüfer diese bei einer späteren Prüfung frühzeitig in die Hände bekommt. Die Erfahrung zeigt, dass die Prüfung weniger intensiv ausfällt und manchmal sogar ganz ausbleibt.
 

Nachweis der Pkw-Nutzung ohne Fahrtenbuch

Eine andere Möglichkeit, die betriebliche Nutzung nachzuweisen ist, Reisekostenaufstellungen und Termine im Kalender vorzulegen. Diese Methode ist allerdings wesentlich zeitaufwändiger und weniger erfolgreich, als wenn Sie ein vom Finanzamt im Vorfeld akzeptiertes Fahrtenbuch führen.

Haben Sie es auf dem ein oder anderen Weg geschafft, dass das Finanzamt ihr Fahrzeug als Betriebsfahrzeug ansieht, dann folgt es dieser Auffassung auch in den Folgejahren und Sie haben erst einmal Ruhe. Allerdings wird das Finanzamt aufmerksam, wenn sich wesentliche Veränderungen ergeben und Sie zum Beispiel die Art und den Umfang ihrer Tätigkeit verändern.
 

Privatnutzung wird vom Betriebsprüfer im Prinzip immer angenommen

Das Finanzamt geht immer Prinzip in fast jedem Fall davon aus, dass eine private Nutzung des Firmenfahrzeugs vorliegt. Sind Sie Geschäftsführer einer GmbH, versteuern Sie den privaten Nutzungsanteil über die 1-%-Regelung, wie in diesem Beitrag näher erläutert wird.

Falls Sie Ihren Lohn über Privatentnahme als Einzelunternehmer erhalten, wird der Privatanteil spätestens im Zuge der Jahressteuererklärung geltend gemacht. Wenn sich dabei allerdings herausstellt, dass Sie Ihr Fahrzeug weniger als 50 % aber mehr als 10 % betrieblich nutzen, haben Sie die Wahl: Wollen Sie es als Betriebsfahrzeug laufen lassen oder doch lieber als Privatwagen? Lesen Sie im Beitrag „Firmenwagen für Selbstständige: Wann lohnt sich die Anschaffung?“ Details zum Thema.

Stellt sich heraus, dass weniger als 10 % der gefahrenen Kilometer geschäftlich sind, dann ist das Auto steuerlich ohne Zweifel dem Privatvermögen zuzurechnen. Die Folge ist, dass Sie jeden betrieblich gefahrenen Kilometer mit 0,30 € in Rechnung stellen können. Alle weiteren Kosten wie zum Beispiel tanken, Öl oder Reparatur sind damit abgedeckt. Die Rechnungen dafür bezahlen Sie aus Ihrer privaten Geldschatulle.

Sollten Sie der Meinung sein, dass Ihr Fahrzeug unterm Strich mehr als 0,30 € pro Kilometer kostet, sollten Sie ebenfalls ein Fahrtenbuch führen und die tatsächlichen Kosten ansetzen. Tipp: Prüfen Sie vor Abgabe der Steuererklärung, welche Variante für Sie die günstigere ist. Weitere Informationen rund um das Thema Fahrtenbuch liefert Ihnen der Beitrag „Elektronisches Fahrtenbuch: Vorsicht, Steuerfalle!“