Selbstständig mit einem Import- und Exportunternehmen

Geschäftsidee konkretisieren: Was soll im- und exportiert werden?

Der Begriff Im- und Exportunternehmen sagt an sich nichts über die geschäftliche Ausrichtung aus. Investoren werden mit Sicherheit nicht in das Geschäft einsteigen, wenn die Ausrichtung bzw. das Leistungsspektrum von Anfang an nicht klar definiert ist. Der Businessplan ist der richtige formale Rahmen, um das Im- und Exportunternehmen in allen Geschäftsbereichen ganzheitlich abzustimmen. Es versteht sich von selbst, dass ein Im- und Exportunternehmen immer international ausgerichtet sein wird. Insofern müssen Existenzgründer die Zielmärkte, gesetzliche Bestimmungen und sonstige Gepflogenheiten sehr gut kennen. Natürlich spielen auch Qualitätsstandards eine Schlüsselrolle, wenn etwa Produkte importiert und in Deutschland gewinnbringend verkauft werden sollen. Das Im- und Exportunternehmen wird sich auf den Handel bzw. Vertrieb mit Waren konzentrieren. Für den Transport werden in der Regel Kooperationen mit Speditionen eingegangen, da solche Tätigkeiten nicht zum Kerngeschäft gehören. Wer den Transport später doch in die eigene Hand nehmen will, bewegt sich in einem eigenen Erlaubnisrecht — die Anforderungen sind unter selbstständig machen als Spediteur beschrieben.

Bei der Frage, welche Waren überhaupt in Betracht kommen, führt der Weg zwangsläufig zur Lieferantensuche. Wie sich seriöse Bezugsquellen von unseriösen unterscheiden lassen, ist unter Lieferanten finden für den Internethandel ausführlicher dargestellt; die Grundsätze eines geordneten Wareneinkaufs gelten für Importeure in besonderem Maße, weil Reklamationen über Ländergrenzen hinweg deutlich schwerer durchzusetzen sind.

Im- und Exportunternehmen gründen: Ein Blick auf die Rahmenbedingungen

Die Rahmenbedingungen sind gut, denn deutsche Produkte haben auf weltweiten Märkten nach wie vor einen sehr guten Ruf. Der Titel des „Exportweltmeisters" ist allerdings längst vergeben: Gemessen am gesamten Warenexport liegt Deutschland mittlerweile hinter China und den USA auf Rang drei. In einzelnen Warengruppen — etwa bei bestimmten Medikamenten, chemischen Halbstoffen oder optischen Geräten — ist der deutsche Weltmarktanteil laut Institut der deutschen Wirtschaft weiterhin dominierend. Für Gründer ist genau das die relevantere Information: Nicht die Gesamtbilanz entscheidet, sondern die Nische.

Und auch deutsche Verbraucher sind offen für Produktinnovationen, die nicht dem heimischen Markt entstammen. Ohnehin sind sich die meisten darüber im Klaren, dass mittlerweile sehr viele Waren in China hergestellt werden. Zu beachten sind aber nicht nur die Rahmenbedingungen in Deutschland, sondern auch in den Zielländern: Wie gestaltet sich dort die wirtschaftliche Entwicklung? Ist eine gewisse Planbarkeit gegeben? Sind Währungsschwankungen zu befürchten? Wie steht es um die Qualitätsstandards? Können Waren ohne Auflagen im- bzw. exportiert werden? Wer auf mehreren Märkten weltweit agiert, kann das nicht zu leugnende finanzielle Risiko insgesamt streuen. Ohnehin wird sich nach kurzer Zeit herauskristallisieren, welche Zielmärkte und Produkte für die Nachhaltigkeit der Geschäftsentwicklung am vielversprechendsten sind.

Selbstständig machen mit Im- und Exportunternehmen: fachliche Voraussetzungen

Selbstständige Im- und Exportunternehmer sollten sich darüber im Klaren sein, dass sie quasi als Bindeglied zwischen Herstellern und Abnehmern fungieren. Dies erfordert, dass Angebot und Nachfrage immer ganzheitlich betrachtet werden müssen. Was nützt das vermeintlich innovativste importierte Produkt, wenn sich dafür in Deutschland oder auf einem anderen Markt keine Zielgruppe finden lässt?

Damit das Geschäft insgesamt profitabel sein kann, brauchen Selbstständige in diesem Bereich ein ausgeprägtes Verhandlungsgeschick, um Preise und auch vertragliche Kooperation möglichst vorteilhaft auszuhandeln. In diesem Kontext ist auch ein ausgeprägtes kulturelles Wissen erforderlich, wenn es etwa um Verhandlungsstrategien in diversen Ländern geht. Ohne fundierte Erfahrungen im internationalen Zahlungsverkehr bzw. Warenhandel dürfte die Existenzgründung mit einem Im- und Exportunternehmen schwierig werden. Hinzu kommt, dass die Entwicklungen auf allen relevanten Märkten immer nachvollzogen werden sollten, um rechtzeitig reagieren zu können, falls die geschäftliche Entwicklung in die falsche Richtung läuft.

Typischerweise bringen Unternehmer in diesem Bereich eine Ausbildung zum Groß- oder Außenhandelskaufmann mit. So kann sichergestellt werden, dass auch das kaufmännische Knowhow für die Unternehmensführung von Beginn an vorhanden ist. Eine formale Zugangsvoraussetzung ist diese Ausbildung allerdings nicht — der Handel mit Waren ist grundsätzlich ein freies Gewerbe, die Hürden liegen im Zoll- und Produktrecht, nicht in der Handwerksordnung. Nicht zu vergessen sind gute Fremdsprachenkenntnisse (vor allem Englisch), um vertragliche Details rechtssicher gestalten bzw. konkret nachvollziehen zu können. Erforderlich sind auch gute Rechtskenntnisse mit Blick auf die anvisierten Zielmärkte. Diese Rechtskenntnisse beziehen sich auch auf das notwendige Marketing, für das es je nach Land durchaus Einschränkungen geben kann.

Businessplan erstellen für Im- und Exportunternehmen

Im Businessplan können Gründer alle Geschäftsbereiche detailliert planen und ganzheitlich aufeinander abstimmen. Es muss klar werden, welche Potenziale auf den anvisierten Märkten erreichbar sind und mit welchen Produkten welche Zielgruppe erreicht werden soll. Ferner sollte klar werden, welche Alleinstellungsmerkmale das Unternehmen aufweist und wie die Finanzen in den ersten Geschäftsjahren geplant sind. Nur wer in diesen Punkten überzeugen kann, wird externe Geldgeber mit einem professionellen Businessplan mit ins Boot holen können. Besonders im Falle der Gründung eines Im- und Exportunternehmens sind die Kosten zu beachten, die für die Einschätzung der Rentabilität eine entscheidende Rolle spielen. Zu nennen sind in dieser Hinsicht insbesondere:

• Lager- und Frachtkosten
• Steuern, Zölle und Einfuhrumsatzsteuer
• Kosten für internationale Zahlungen
• mögliche finanzielle Risiken durch Währungsschwankungen
• Kosten für Marketingaktivitäten
• Kosten für notwendige Geschäftsreisen

Aus diesen Positionen ergibt sich zugleich die entscheidende Rechengröße: Welchen Umsatz muss das Unternehmen erreichen, damit nach Fracht, Zoll und Steuern etwas übrig bleibt? Diese Frage lässt sich nicht in Worten beantworten, sondern nur mit konkreten Zahlen.

Zielumsatz-Rechner: Welchen Umsatz brauche ich?

Wird die Ware zunächst fremdfinanziert — was im Import mit Vorkasse-Lieferanten die Regel ist —, gehören Zins und Tilgung ebenfalls in die Planung.

Kreditrechner für die Warenfinanzierung

Für Zuschüsse und Förderprogramme lohnt sich vor der Anmeldung ein gezielter Blick, denn viele Mittel lassen sich nach der Gründung nicht mehr beantragen.

Kostenloser Fördermittelcheck

Im- & Exportunternehmen gründen: Fragen und Themen für die Geschäftsausrichtung

Generell ist zu überlegen, ob Im- und Export in einem ausgewogenen Verhältnis betrieben werden sollen oder aber ob einem Handlungsfeld mehr strategische Bedeutung zugeschrieben wird. Letztlich sollte diese Frage immer mit Blick auf die erreichbaren Gewinnmargen beantwortet werden. Was den Import angeht, so sollte klar sein, aus welchen Ländern welche Waren eingeführt werden. Welche Märkte erweisen sich als relevant für das eigene Geschäftsmodell? Wie sieht es mit Zuverlässigkeit und Qualitätsstandards aus? Sind die Transportkosten und etwaige Zollgebühren vertretbar? Letztlich muss der Endpreis für Verbraucher akzeptabel sein und eine ausreichende Gewinnmarge ermöglichen, denn diese entscheidet maßgeblich über den nachhaltigen Geschäftserfolg.

Was die Aktivitäten im Export angeht, so muss von Beginn an klar sein, mit welchen Ländern bzw. welchen Geschäftspartnern Handel getrieben werden soll. Können die Preisvorstellungen durchgesetzt werden? Welche gesetzlichen Vorschriften bzw. Standards sind für den Zielmarkt relevant? Welche Zoll- und Einfuhrbestimmungen sind zu beachten? Sind die eigenen Kenntnisse über den Zielmarkt (Sprache, Kultur etc.) ausreichend, um dort Handel treiben zu können? Wer den Vertrieb im Zielland nicht selbst aufbauen will, arbeitet häufig mit Handelsvertretern vor Ort — ein Modell, das sich auch für den Einstieg mit kleinem Kapital eignet.

Die Rechtsform als Grundlage für das Im- und Exportunternehmen

Abgesehen vom Businessplan sollten sich Existenzgründer auch mit möglichen Rechtsformen auseinandersetzen. Die Rechtsform spielt eine wichtige Rolle mit Blick auf Finanzierungsmöglichkeiten respektive den Zugang zu Kapital. Zudem ist die Außenwirkung der Rechtsform gerade im Im- und Exportbereich nicht zu unterschätzen. Ausländische Geschäftspartner werden sich gerne ein Bild vom Unternehmen verschaffen wollen. Dies ist bei einer AG oder GmbH z. B. aufgrund der Publizitätspflichten deutlich einfacher als bei Einzelunternehmern (eingetragene Kaufleute), die eigentlich nichts offenlegen müssen. Insofern kann die Wahl der Rechtsform einen direkten Einfluss auf Transparenz und eine notwendige Vertrauensgrundlage haben.

Hinzu kommt ein Punkt, der im Auslandsgeschäft schwerer wiegt als im rein nationalen Handel: die Haftung. Wer Ware im Wert von mehreren zehntausend Euro importiert und dabei auf Produktkonformität und Lieferqualität eines fremden Herstellers vertraut, haftet als Einzelunternehmer mit dem Privatvermögen. Die Abwägung zwischen Einzelunternehmen, GmbH oder UG fällt hier häufig anders aus als bei einer reinen Dienstleistung. Ab einer gewissen Größenordnung kommt ohnehin die Eintragung ins Handelsregister hinzu, da ein Handelsgewerbe dieses Zuschnitts regelmäßig einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.

Formales: Gewerbeanmeldung und Zollbestimmungen

Bevor der Geschäftsbetrieb aufgenommen wird, ist eine Gewerbeanmeldung zwingend vorzunehmen. Dabei kommt der Schilderung des Leistungsspektrums eine Schlüsselrolle mit Blick auf eine mögliche Erlaubnispflicht zu. Es kommt im Wesentlichen darauf an, welche Art von Produkten gehandelt wird. Sofern es sich um bestimmte Lebensmittel, Arzneimittel oder Waffen handelt, wird eine Gewerbeerlaubnis notwendig sein. In einem solchen Fall werden Existenzgründer ihre persönliche, finanzielle und auch fachliche Eignung im Zuge der Gewerbeanmeldung nachweisen müssen. In jedem Fall empfiehlt es sich, die konkreten Voraussetzungen im eigenen Fall frühestmöglich in Erfahrung zu bringen, um zeitliche Verzögerungen zu vermeiden.

Persönlicher Gewerbeanmeldungs-Plan mit Checkliste

Insbesondere zu beachten sind die geltenden Zollvorschriften, was den Im- und Export gleichermaßen betrifft. Wer sich intensiv mit relevanten Regularien und Vorschriften beschäftigen möchte, sollte sich insbesondere an folgende Stellen wenden:

• BAFA: Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (Beschränkungen für den Im- und Export bestimmter gewerblicher Güter, insbesondere Dual-Use-Güter)
• Zoll: Bestimmungen, Abgaben und die elektronische Anmeldung über ATLAS

Zoll, EORI-Nummer und Einfuhrumsatzsteuer

Wer gewerblich ein- oder ausführt, braucht eine EORI-Nummer. Sie ist die zollrechtliche Kennnummer des Unternehmens, wird beim Zoll beantragt und ist Voraussetzung dafür, überhaupt eine Zollanmeldung abgeben zu können. Die Anmeldungen selbst laufen elektronisch über das Verfahren ATLAS — entweder selbst oder über einen Dienstleister, der die Anmeldung im Namen des Unternehmens abgibt.

Bei der Einfuhr fallen zwei Abgaben getrennt an: der Zoll nach dem jeweiligen Zolltarif und die Einfuhrumsatzsteuer, die in der Regel 19 Prozent beträgt und auf den Zollwert einschließlich Frachtkosten berechnet wird. Die Einfuhrumsatzsteuer ist für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ein durchlaufender Posten, belastet aber zunächst die Liquidität — sie ist fällig, bevor die Ware verkauft ist.

Auf der Ausfuhrseite steht die Exportkontrolle im Vordergrund. Betroffen sind nicht nur Waffen, sondern vor allem sogenannte Dual-Use-Güter, die sowohl zivil als auch militärisch verwendbar sind — dazu zählen etwa bestimmte Elektronik, Software, Maschinen und Chemikalien. Je nach Ware und Bestimmungsland ist eine Genehmigung des BAFA erforderlich, in manchen Konstellationen genügt eine Allgemeine Genehmigung. Zu prüfen ist das vor dem ersten Geschäft, nicht danach: Eine ungenehmigte Ausfuhr ist eine Straftat und kein Formfehler.

Steuern und Umsatzsteuer im Auslandsgeschäft

Umsatzsteuerlich ist der Handel über Grenzen hinweg deutlich anspruchsvoller als das Inlandsgeschäft. Bei Lieferungen innerhalb der EU greift regelmäßig das Reverse-Charge-Verfahren, bei dem der Geschäftspartner im Bestimmungsland die Steuer schuldet — vorausgesetzt, dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer liegt vor und ist geprüft. Ausfuhrlieferungen in Drittländer sind unter bestimmten Nachweisvoraussetzungen steuerfrei. Wie das System insgesamt funktioniert, ist unter Umsatzsteuersystem beschrieben; wann überhaupt Steuerpflicht entsteht, klärt die Seite Wann bin ich umsatzsteuerpflichtig?.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG — seit dem 1. Januar 2025 mit den Grenzen 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr — ist für Importeure nur bedingt attraktiv: Wer sie nutzt, darf keine Vorsteuer ziehen und bleibt damit auf der gezahlten Einfuhrumsatzsteuer sitzen. Bei nennenswerten Warenimporten ist die Regelbesteuerung deshalb meist die günstigere Wahl.

Kleinunternehmer-Rechner: Lohnt sich § 19 UStG?

Handelsunternehmen mit Warenlager rutschen zudem schneller in die Bilanzierungspflicht als reine Dienstleister, weil Umsatz- und Gewinngrenzen des § 141 AO bei Handelsspannen rasch erreicht sind.

Buchführungspflicht-Check: EÜR oder Bilanz?

Als Gewerbetreibender fällt außerdem Gewerbesteuer an, sobald der Freibetrag von 24.500 Euro überschritten ist.

Gewerbesteuerrechner

Gründungsfahrplan: Schritt für Schritt zum Im- und Exportunternehmen

Die folgende Übersicht dient als unverbindliche Orientierung und ersetzt keine Beratung im Einzelfall — insbesondere zoll- und exportkontrollrechtliche Fragen sollten vorab mit dem Zoll, dem BAFA oder der zuständigen Kammer geklärt werden.

Tücken und häufige Fehler bei der Gründung

Die typischen Fehler in diesem Geschäft sind keine Marketingfehler, sondern Kalkulations- und Formfehler.

Zoll und Einfuhrumsatzsteuer nicht eingepreist. Wer den Einkaufspreis aus dem Herkunftsland als Basis nimmt und Fracht, Zollsatz und Einfuhrumsatzsteuer erst später entdeckt, kalkuliert die Marge weg. Die Abgaben gehören in die erste Kalkulation, nicht in die Nachbetrachtung.

Produktkonformität unterschätzt. Wer Ware in die EU einführt, wird verantwortlich für ihre Konformität — CE-Kennzeichnung, Sicherheitsanforderungen, Kennzeichnungspflichten. Der ausländische Hersteller haftet gegenüber dem deutschen Käufer praktisch nicht; das Risiko liegt beim Importeur.

Liquidität falsch geplant. Zwischen der Zahlung an den Lieferanten und dem Verkauf der Ware liegen im Import oft Monate. In dieser Zeit ist Geld gebunden — zusätzlich zur Einfuhrumsatzsteuer, die vorab fällig wird.

Zahlungssicherung vergessen. Im Export ist der Zahlungsausfall das Hauptrisiko. Eine Forderung gegen einen Abnehmer in einem Drittland durchzusetzen, ist aufwendig und häufig unwirtschaftlich. Akkreditiv, Vorkasse oder eine Kreditversicherung sind deshalb keine Formalie.

Exportkontrolle als Nebensache behandelt. Die Dual-Use-Problematik trifft überraschend viele Warengruppen. Eine ungenehmigte Ausfuhr ist strafbewehrt — hier hilft nur die vorherige Prüfung.

Wenn das Geschäft wächst: Personal und Struktur

Ein Im- und Exportunternehmen lässt sich zu Beginn gut allein führen, stößt aber schnell an Grenzen: Zollanmeldungen, Lieferantenpflege, Reklamationen und Vertrieb laufen parallel. Die erste Einstellung ist deshalb häufig eine kaufmännische Kraft für die Abwicklung. Was ein Angestellter tatsächlich kostet, geht dabei deutlich über das Bruttogehalt hinaus.

Mitarbeiterkosten-Rechner: Was kostet ein Angestellter?

Wer stattdessen mit freien Mitarbeitern oder Subunternehmern arbeitet, sollte die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit im Blick behalten — gerade dann, wenn ein Auftragnehmer überwiegend für das eigene Unternehmen tätig ist.

Scheinselbstständigkeits-Check in 12 Fragen

Zusammenfassung für die Existenzgründung: selbstständig machen mit Im- und Exportunternehmen

• Die Rahmenbedingungen für den Im- und Exportbereich sind weiterhin gut, auch wenn Deutschland gemessen am Gesamtexport hinter China und den USA liegt — entscheidend für Gründer ist die Nische, nicht die Gesamtbilanz
• Nichtsdestotrotz muss die Geschäftsidee zu Beginn konkretisiert werden, da die Bezeichnung Im- und Exportunternehmen eher vage ist
• Im Businessplan wird die Geschäftsidee bis ins Detail ausgearbeitet. Nur so können Geldgeber von der Nachhaltigkeit der Geschäftsidee überzeugt werden
• Existenzgründer sollten fundierte Kenntnisse und Erfahrungen gesammelt haben, um die internationalen Geschäftstätigkeiten von Beginn an maximal erfolgsorientiert gestalten zu können
• Es sollte sorgfältig analysiert werden, welche Märkte, Zielgruppen und Produkte für den Im- und Export in Betracht kommen
• Die Rechtsform wirkt im Auslandsgeschäft doppelt: auf die Haftung und auf das Vertrauen ausländischer Geschäftspartner
• Vor der Aufnahme des Geschäftsbetriebes ist ein Gewerbe anzumelden. Die Art der gehandelten Güter/Produkte ist maßgeblich für die Frage, ob eine Gewerbeerlaubnis zu erwirken ist
• Ohne EORI-Nummer und ATLAS-Zugang läuft keine gewerbliche Zollanmeldung; Zoll und Einfuhrumsatzsteuer gehören von Anfang an in die Kalkulation
• Zoll und BAFA sind zentrale Anlaufstellen für Existenzgründer in diesem Bereich, um alle Regularien einhalten zu können