Ihr Imbissstand – so sparen Sie beim Einkauf

Kosten sparen im Unternehmen ist mitunter schwierig. Vor allem sollen Sparmaßnahmen nicht zulasten der Qualität gehen. Doch das ist nicht immer so einfach. Auf manche Dinge im Unternehmen können Sie leichter verzichten als auf andere, einfach weil sie für den Geschäftsbetrieb nicht essenziell sind, wie beispielsweise das Druckerpapier für die Verwaltung. An einem Imbissstand kommt es auf eines an: die Qualität der fertigen Produkte, die Sie an Ihre Kunden verkaufen. Damit die Kosten und Ihre Erträge am Ende des Jahres in einem gesunden Verhältnis stehen, sollten Sie sich Ihren Einkauf näher ansehen. Kleine Kniffe können schnell gute Ergebnisse liefern, beispielsweise eine kleinere Speisekarte. Eine kleinere Speisekarte hat zur Folge, dass Sie weniger verschiedene Lebensmittel vorhalten müssen. Das hilft, die Lagerkosten zu senken. Vermeiden Sie stets ein großes Warenlager mit Lebensmitteln mit einer geringen Haltbarkeitsdauer. So müssen Sie letztlich weniger verdorbene Lebensmittel entsorgen.
 

Wofür geben Sie das Geld aus?

Der Hauptkostenblock sind wahrscheinlich die Lebensmittel, gefolgt von Miete, Personal, Inventar, Energie, Einwegverpackungen sowie Versicherungen. Hinzu kommen Kosten für die Instandhaltung und noch einiges mehr. An einigen Stellschrauben lässt sich noch etwas verändern, andere sind fest, wie beispielsweise die Miete. Am einfachsten ist es, beim Einkauf der Lebensmittel zu sparen. Wichtig dabei ist, dass Sie immer die Qualität im Blick behalten.
 

Liefern lassen oder selbst einkaufen?

Wenn Sie sich die Lebensmittel liefern lassen, ist eines sicher: Umsonst bekommen Sie diesen Service nicht. Sie zahlen entweder eine Pauschale oder Ihr Händler hat die Kosten bereits in den Preis einkalkuliert. Je nachdem, wie hoch die Kosten für die Lieferung liegen, sollten Sie darüber nachdenken, selbst zum Markt zu fahren. Dabei können Sie bares Geld sparen, doch es hat auch Nachteile.
 

 

Anlieferung

Selbst einkaufen

Vorteile

Egal wie Sie Ihre Bestellung tätigen, per Telefon, PC oder mit einem Eingabegerät, die Bestellung ist schnell erledigt. Die Preise stehen meist vorher fest, unter Umständen haben Sie noch einen Rabatt mit dem Händler ausgehandelt. Sie müssen nicht bei jedem Einkauf die Preise vergleichen. Retouren und Reklamationen können Sie ebenfalls auf den oben genannten Wegen abwickeln. Der Lieferant schickt die Ware meist noch am selben, spätestens am nächsten Tag. Außerdem hat der Lieferant die Verantwortung für die Kühlkette, bis alles bei Ihnen angekommen ist.

Wenn Sie selbst einkaufen, sind Sie zeitlich unabhängiger. Sie können selbst auswählen, in welchem Einkaufsmarkt Sie Ihre Waren beschaffen. Sie können bei Engpässen schnell reagieren und direkt nachkaufen, was fehlt.

 

Nachteile

Es entstehen zusätzliche Kosten für die Lieferung. Sie sind abhängig von Ihrem Lieferanten in Bezug auf das Angebot und die Lieferung. Die Lieferung ist meist abhängig von Lieferrouten oder Liefertagen, sodass Sie über Ihre Ware nicht sofort verfügen können.

Das Einkaufen kostet mehr Zeit. Wenn Sie einen Mitarbeiter schicken, fehlt dieser im laufenden Betrieb und Sie haben Kosten für den Einkauf. Auch das Fahrzeug, das Sie für den Transport verwenden, verursacht Kosten. Das Risiko für die Kühlkette liegt vollständig bei Ihnen.

Pauschal lässt sich nicht sagen, welche Art des Einkaufs am Ende günstiger ist. Deshalb sollten Sie drei Dinge genauer durchdenken:

  1. Wenn Sie selbst einkaufen oder einen Mitarbeiter schicken, kostet das Geld. Außerdem ist es eine körperliche Belastung.

  2. Sie dürfen dabei die Einhaltung der Kühlkette nicht unterschätzen.

  3. Sie müssen Ihren Lieferanten sorgsam auswählen und regelmäßig überprüfen.
     

Wählen Sie Ihre Lieferanten gezielt aus

In jedem Gastgewerbe ist der Einkauf ein großer Kostenfaktor, den Sie nie aus dem Auge verlieren dürfen. Das gilt nicht nur für die Neugründung, sondern ebenfalls für langjährig bestehende Betriebe. Für eine erfolgreiche und rentable Betriebsführung müssen Sie Ihr Angebot ständig optimieren, Preise vergleichen und sich auf wenige Lieferanten konzentrieren, die ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Bei allen Sparmaßnahmen steht immer die Qualität der fertigen Produkte im Fokus.

Für die Auswahl der passenden Lieferanten gibt es ein paar grundsätzliche Fragen, die Sie beantworten sollten. Nachfolgend einige Tipps:

  • Optimieren Sie Ihr Angebot

Dabei streben Sie eine Reduzierung der Lieferanten an und konzentrieren sich auf ein paar wenige.

  • Analysieren Sie Ihren Bedarf

Betrachten Sie genau, welche Produkte Sie in welcher Menge und Qualität brauchen.

  • Wählen Sie mögliche Lieferanten anhand von Angebot, Qualität sowie Liefergebiet aus

  • Vergleichen Sie die Preise

Vergessen Sie dabei weder die Lieferkosten noch eventuelle Rückvergütungen.

  • Vergleichen Sie auch die weichen Faktoren

Zu den weichen Faktoren zählen beispielsweise die Lieferintervalle, Bestellmodalitäten, Gebindegrößen oder Abläufe.

  • Wählen Sie konkret die Lieferanten aus

Durch die Konzentration auf einige wenige Lieferanten können Sie Preisvorteile nutzen. Außerdem ist damit der Aufwand für Bestellungen und Logistik geringer.

  • Kontrollieren und vergleichen Sie ständig

Achten Sie auf die Liefertreue, den Umgang mit Reklamationen, Angebote oder die Einhaltung der Haccp-Vorgaben.

Sie haben zudem die Möglichkeit, Mitglied einer größeren Einkaufsgenossenschaft zu werden und gemeinsam mit anderen Unternehmern der Gastrobranche einzukaufen, wie beispielsweise die Domino Gastro e.G. Oder Sie kaufen in einem Großmarkt in Ihrer Nähe selbst ein, etwa in einem Metromarkt. Bei der Suche nach Lieferanten finden Sie im Internet Unterstützung, zum Beispiel im Lieferantenverzeichnis unter lieferanten.de.
 

Pflegen Sie die Lieferantenbeziehungen

Damit langfristige Partnerschaften reibungslos funktionieren, müssen sie gelegentlich geölt wird. Sprich, es ist notwendig die Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Somit haben Sie einen Partner an der Seite, der Ihnen nicht nur in guten Zeiten die Waren liefert, sondern auch in weniger guten Zeiten zu Ihnen hält. Gerade wenn die Geschäftsbeziehung schwieriger wird, ist es für Ihren Erfolg maßgeblich, dass Sie Ihre Beziehungen in der Vergangenheit gepflegt haben.

Treten Sie als verlässlicher Partner auf

Ganz einfache Dinge spielen dabei eine Rolle. Halten Sie sich an getroffene Vereinbarungen, beispielsweise die pünktliche Abnahme der gelieferten Ware oder die pünktliche Begleichung der Lieferantenrechnungen. Nur wenn Sie selbst zuverlässig sind, können Sie von anderen dasselbe einfordern. Das ist besonders dann hilfreich, wenn Sie außer der Reihe zusätzliche Lieferungen brauchen. Wenn Sie frühzeitig in eine gute Lieferantenbeziehung investiert haben, kommt Ihnen Ihr Lieferant in Ausnahmesituationen eher entgegen.

Respektvoller Umgangston

Im Umgang mit dem Lieferanten sollten Sie auf Augenhöhe kommunizieren. Achten Sie auf Ihren Tonfall, denn Ihr Lieferant ist nicht bloß ein Erfüllungsgehilfe, sondern ein Geschäftspartner. Die Betonung liegt dabei auf Partner. Wenn Sie immer herablassend und unfreundlich sind, wird Ihr Gegenüber kein besonders großes persönliches Engagement zeigen. Das kann sich letztlich sogar negativ auf Ihr Betriebsergebnis auswirken. Das gilt noch mehr, wenn es sich um verderbliche Waren handelt, die frisch angeliefert werden müssen.

Rechtzeitig eingreifen

Nicht immer sind die Lieferanten, auch bei noch so gründlicher Auswahl, ausreichend zuverlässig. Wenn es zu Lieferengpässen kommt, die Ihren Geschäftsbetrieb beeinträchtigen, zeigen Sie Ihrem Lieferanten die gelbe Karte. Sagen Sie ihm deutlich, welche Folgen das für Sie schlimmstenfalls haben kann und drängen Sie auf die Einhaltung der Vereinbarungen. Natürlich ist der Lieferant nicht immer selbst für die Verzögerung verantwortlich, so kann manchmal der plötzliche Wintereinbruch oder ein Unfall mit Vollsperrung der Straße die Ursache sein. Halten Sie immer persönlichen Kontakt und suchen Sie nach für beiden Seiten tragbaren und effektiven Lösungen.

Geschäftsbeziehungen haben auch eine persönliche Seite

Wenn Sie eine langjährige Beziehung mit einem Lieferanten pflegen, geht dieser Kontakt irgendwann über den Austausch bloßer Höflichkeiten hinaus. Sie lernen sich besser kennen. Mit einfachen Mitteln lässt sich die persönliche gegenseitige Wertschätzung festigen. Wie wäre es beispielsweise mit einer netten Karte zum Geburtstag oder einem kleinen Geschenk zu Weihnachten. Es ist hier wie im privaten Bereich auch: Wenn Sie in eine Beziehung Aufmerksamkeit investieren, bekommen Sie diese Aufmerksamkeit normalerweise im selben Maß zurück.
 

Wie die Digitalisierung beim Sparen helfen kann

Großhändler oder Einkaufsgenossenschaften forcieren die Digitalisierung. Die Vorteile für die Unternehmen sind hier enorm. Die Digitalisierung kann Sie und Ihre Mitarbeiter entlasten, sodass mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben bleibt. In einem kleinen Imbiss bestehen diesbezüglich sicherlich auch Sparpotenziale, wenn sich Einkaufsprozesse digitalisieren lassen. Dabei kann eine Software-Lösung oder ein Online-Tool sehr hilfreich sein. So gibt es beispielsweise für Ihre Kunden Apps für die Vorbestellung ihres Essens oder für Ihren Imbiss ein Kassensystem, das Sie auf Ihrem Tablet-PC führen können. Zudem können Apps Sie über besondere Angebote Ihres Lieferanten informieren und die Bestellung neuer Waren lässt sich darüber ebenso abschicken.

Einkaufsnetzwerke und -genossenschaften, die Sie kennen sollten:

https://www.gastro-einkaufsgemeinschaft.de/

https://www.vega-direct.com/de-de/

https://www.biologischverpacken.de/

https://www.ek-group.de/


Wenn Sie noch weitere Informationen zu diesem Thema wünschen, können Sie die nachfolgend aufgelisteten Internetseiten besuchen:

https://www.business-wissen.de/artikel/liquiditaetssicherung-die-haelfte-der-unternehmen-spart-im-einkauf/

https://www.ahgz.de/news/technik-digitalisierung-hilft-beim-sparen,200012246557.html

https://www.ikentoo.com/de/neu/food-waste-vermeiden-und-geld-sparen

Was passiert mit meiner Krankenversicherung, wenn ich selbstständig bin?