Wie Elektrofachbetriebe beim Einkauf sparen können

Beim Einkauf im Unternehmen geht es nicht nur darum, das richtige Material einzukaufen. Das könnte jeder. Wenn dies aber jeder täte in Ihrem Unternehmen, könnte leicht Chaos entstehen, das zusätzliche Kosten verursacht und die Auftragsbearbeitung beeinträchtigt. Im Elektrohandwerk ist die Materialeinsatzquote in der Regel hoch. Um Ihre Arbeit zu bewältigen, kommen Sie nicht daran vorbei Materialien oder Werkzeuge einzukaufen. Daher ist der Einkauf eine wichtige Stellschraube für den Unternehmenserfolg. Damit Sie im Einkauf wirklich sparen, ist es notwendig, die Verantwortlichkeiten genau zu definieren und Lieferanten ganz gezielt auszuwählen. Außerdem ist ein gut organisiertes Lager eine wesentliche Voraussetzung. Was nutzen die günstigen Preise, wenn die Mitarbeiter im Bedarfsfall die Materialien nicht finden können?
 

Informationen müssen fließen

Viele, insbesondere kleinere Unternehmen, sind der Ansicht, dass sich ein professionelles Einkaufsmanagement nur für Großunternehmen lohnt. Doch das ist nicht korrekt. Am Anfang ist der Aufwand groß, wenn ein System eingeführt wird. Ist das Konzept erst einmal umgesetzt, lassen sich damit Zeit und Geld einsparen. Wichtig ist dabei die Information. Das fängt bei den Artikeln an. Jeder Artikel sollte detailliert erfasst sein mit:

• Artikelnummer

• Angaben zu den Maßen

• Preise

• Lieferzeiten

• aktueller Lagerbestand

• Lieferanten.
   

Zudem muss genau festgelegt sein, wer bei Einkauf und Lagerhaltung die Verantwortung trägt. Dadurch lässt sich sicherstellen, dass

• nicht ständig zu viel Material im Lager liegt

• Fehllieferungen ordnungsgemäß zurückgeschickt werden

• für die Arbeit benötigte Materialien ohne langes Suchen leicht zu finden sind.

Fehlt der Überblick, können Materialien untergehen, beispielsweise verliert Klebeband mit der Zeit seine Klebekraft oder Werkzeuge fangen an zu rosten.
 

Die Möglichkeiten der Onlinebeschaffung für Elektrohandwerker

Im Einkauf sind es nicht immer die Produktpreise, die die Rechnungsbeträge hochtreiben. Manchmal kann es vorkommen, dass die Abwicklungsprozesse teurer sind als die bestellten Produkte. Onlineanbieter helfen mit praktikablen Lösungen diese Kosten niedrig zu halten.

Viele Handwerker haben das gleiche Problem: Immer wieder fehlen Standardteile, die im Lager immer vorrätig sein sollten, auf den Baustellen, sodass wenigstens zwei- oder dreimal in der Woche ein Mitarbeiter eine ungeplante Einkaufsfahrt macht. Ohne Planung und ohne ein System ist die schnelle Auftragsabwicklung ein Problem für die Handwerksbetriebe. In den meisten Unternehmen gibt es kein Bestellmanagement, das vorhandene System ist aufwendig und unsicher. Die Folgen sind hohe Kosten.

Hier schafft eine Software für Lagerlogistik Abhilfe. Diese Systeme arbeiten mit Barcode-Scanner, eigens hergestellten Etiketten für jeden Artikel im Lager und eine Software. Diese Software müssen Sie einmal anschaffen. Die Etiketten enthalten neben der Artikelbezeichnung und der -nummer noch den entsprechenden Barcode und eine von Ihnen festgelegte Maximal- und Mindestmenge. Entnehmen die Mitarbeiter Artikel aus dem Lager und sehen, dass die Mindestmenge erreicht ist, markieren sie diesen beispielsweise mit einem Magneten. Am Abend muss der verantwortliche Mitarbeiter, oder in den meisten Fällen der Unternehmer selbst, die entsprechenden Artikel mit dem Barcode-Scanner erfassen. Die so gesammelten Daten wertet anschließend die Lagersoftware aus und erstellt Ihnen automatisch einen Warenkorb. Die Bestellmenge ergibt sich aus den Angaben zu Mindest- und Maximalbestand. Preise und Lieferbedingungen haben Sie mit den Lieferanten im Vorfeld bereits ausgehandelt.
 

Den Einkaufsprozess optimieren

Jede Bestellung bedeutet Aufwand, zeitlichen und personellen. Normalerweise sind die Prozesse in kleinen Unternehmen aufwendig: Die Produktsuche ist umständlich, die Genehmigungsprozeduren ebenfalls. Ihre Mitarbeiter erfassen Daten mehrfach und durch die unzureichende Lagerlogistik entstehen Ihnen weitere Kosten. Auf diese Weise kann eine Bestellung 150 Euro kosten oder sogar mehr. Diese Kosten können Sie leicht um mehr als 50 Prozent senken.

Eine Möglichkeit, die Kosten zu senken, besteht darin, bei einer Beschaffungsplattform einzukaufen, wie beispielsweise Mercateo oder Contorion. Auf Mercateo finden Sie mehr als 600 Lieferanten aus den unterschiedlichsten Branchen. Da es sich um eine spezielle Plattform für Geschäftskunden handelt, gibt es dort entsprechend auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnittene Funktionen. Beispielsweise können Sie Ihren Warenkorb nach Anzahl der Sendungen, Versandkosten oder Lieferzeit optimieren. Die Abwicklung ist einfach. Sie müssen nicht mehr in verschiedenen Shops suchen, sondern haben alles unter einer Oberfläche und Sie haben einen direkten Ansprechpartner. Besonders hilfreich ist die Funktion, Freigabeprozesse zu definieren. Das heißt, Sie können im Vorfeld festlegen, wer eine Berechtigung bekommt, auf der Plattform einzukaufen. Außerdem können Sie Höchstbeträge festlegen, bis zu denen die Mitarbeiter freie Hand haben. Für höhere Ausgaben bedarf es dann einer Genehmigung.

Wenn Sie lieber bei einem Großhändler einkaufen möchten, können Sie dies ebenfalls online tun. Auf das Elektrohandwerk spezialisiert haben sich zum Beispiel die Rexel GmbH, der Elektrogroßhandel Moelle und die Einkaufsgenossenschaft für den Elektrogroßhandel eGmbH.
 

Sie haben noch weitere Möglichkeiten, beim Einkauf zu sparen

Auch wenn Ihr Unternehmen nur ein kleiner Handwerksbetrieb ist, müssen Sie die Preise der Lieferanten nicht einfach akzeptieren. Sie können mit den Lieferanten ebenso verhandeln wie größere Unternehmen. Denn Verhandeln ist nicht eine Frage der Größe, sondern mehr eine Frage des Selbstvertrauens. Gute Verkäufer verfügen über ein gesundes Selbstvertrauen und kennen ihre Gesprächspartner, sie haben Informationen. Setzen Sie das bei den Preisverhandlungen entsprechend ein.
 

• Tipp 1: Zeigen Sie Selbstbewusstsein

Für die Verkäufer sind alle Kunden wichtig, auch wenn sie noch so klein sind. Schließlich geht es um ihre Provision, um ihr Einkommen. Letztendlich haben Sie die stärkere Position, denn Sie entscheiden, mit welchen Lieferanten Sie zusammenarbeiten möchten. Der Lieferant kann das nicht entscheiden.
 

• Tipp 2: Jammern Sie nicht

Erzählen Sie dem Lieferanten nicht, Ihre Geschäfte würden schlecht laufen oder die Rendite wäre im Keller. Das schindet keinen Eindruck. Der Verkäufer interessiert sich nur dafür, ob Sie bei der Stange bleiben oder abspringen.
 

• Tipp 3: Stellen Sie die richtigen Fragen

Schaffen Sie sich eine Ausgangsposition für zukünftige Gespräche und Verhandlungen. Fragen Sie Ihren Lieferanten Folgendes:

• Wie wichtig sind Sie als Kunde für den Lieferanten?

• Ist Ihre Unternehmensgröße wichtig für die Konditionen?

• Wenn es nicht die Größe ist: Was ist wichtig?

• Bekommen Sie als kleiner Kunde schlechtere Konditionen als große Unternehmen?

• Wie wird die Zusammenarbeit ablaufen?

• Wie pünktlich und zuverlässig ist der Lieferant?

• Wie gut kennt der Lieferant seine Wettbewerber?

Die Antworten auf diese Fragen sollten Sie sich notieren. Ganz egal, wie klein Ihr Unternehmen ist, der Lieferant wird nicht zu Ihnen sagen, dass Sie unwichtig sind oder schlechtere Konditionen bekommen als andere. Darauf können Sie den Verkäufer bei den weiteren Verhandlungen festnageln.
 

• Tipp 4: Wenden Sie die Salamitaktik an

Wenn Sie die Bedingungen mit Ihrem Lieferanten aushandeln, sollten Sie nicht sofort alle Informationen preisgeben. Denn damit stärken Sie nur die Verhandlungsposition Ihres Lieferanten, da er sofort ein vollständige Bild Ihrer Wünsche bekommt. Fragen Sie also nicht direkt nach Ihrem vollständigen Bedarf, sondern zunächst nach Einzelteilen. Wenn Sie dabei den laut Lieferant bestmöglichen Preis erreicht haben, können Sie beispielsweise nach einer größeren Menge oder nach weiteren Produkten fragen. Das bedeutet jetzt natürlich nicht, dass Sie um jedes einzelne Päckchen Schrauben feilschen sollten. Gute Lieferanten können Ihren Bedarf anhand der Größe Ihres Unternehmens relativ gut einschätzen. Diese Taktik geschickt eingesetzt hilft Ihnen ein Gefühl für die Preisverhandlungen zu bekommen. Auf diese Weise können Sie das Maximum für Ihr Unternehmen herausholen.
 

• Tipp 5: Alternativen schaffen

Binden Sie sich nicht an einen einzigen Lieferanten. Diesen Fehler begehen viele Unternehmen. Die Begründung ist meist, dass es keinen anderen Lieferanten gibt, die die Artikel in der gewünschten Qualität zu diesen Konditionen liefern kann. Aber es gibt immer irgendwo noch einen anderen Anbieter. Die Suche gestaltet sich manchmal etwas aufwendig. Am Ende schaffen Sie sich damit einen größeren Verhandlungsspielraum. Ihr Lieferant weiß, wenn er Ihr einziger Lieferant ist und verhält sich entsprechend.
 

• Tipp 6: Seien Sie offensiv

Lieferanten schicken Ihren Kunden von Zeit zu Zeit Schreiben, in denen Sie Preiserhöhungen ankündigen aufgrund steigender Energie- oder Materialpreis sowie Logistikkosten. Drehen Sie den Spieß um und verlangen Sie von Ihrem Lieferanten Preissenkungen. Begründen Sie dies damit, dass Sie Kosten einsparen müssen.
 

• Tipp 7: Setzen Sie den Verkäufer unter Druck

Während der Verhandlungen sollte ein Gespräch stattfinden, in dem beide Teile reden, nicht nur Sie. Verlangen Sie dem Verkäufer Erklärungen ab. Fragen Sie beispielsweise, wie es sein kann, dass die Wettbewerber 15 Prozent günstiger sind oder dass ein befreundeter Geschäftspartner in einem anderen Teil Deutschlands die gleichen Produkte zu einem günstigeren Preis bekommt. Selbst wenn Sie sich das nur ausgedacht haben, ist es wichtig, dass Sie ruhig bleiben und Gewissheit ausstrahlen. Diese Tricks wenden normalerweise die Verkäufer an.

Scheuen Sie nicht die Konfrontation. Der Verkäufer wird Sie sicherlich nicht der Lüge bezichtigen. Wenn der Verkäufer dennoch sagt: „Das kann ich mir nicht vorstellen“, können Sie ihn immer noch fragen, ob er denkt, Sie würden lügen. An diesem Punkt der Preisverhandlungen muss der Lieferant seine Preise noch einmal überdenken.
 

• Tipp 8: Die Macht des Schweigens

Wenn Sie während der Verhandlungen nicht weiterkommen, probieren Sie zu schweigen. Diese Taktik gezielt eingesetzt führt meist dazu, dass der Verkäufer anfängt zu reden und sich um Kopf und Kragen bringt. Vorher sollten Sie den Verkäufer mit gezielten Fragen in die Ecke drängen. Sagen Sie nichts, nachdem er Ihre Frage beantwortet hat. Das Schweigen ist dem Verkäufer unangenehm und er wird nachfragen. Dann können Sie ihm sagen, dass der angebotene Preis nicht akzeptabel ist. Jetzt hat er Gelegenheit, den angebotenen Preis noch einmal zu überdenken.
 

• Tipp 9: Lassen Sie ihn zappeln

Dabei handelt es sich um eine ähnliche Taktik wie in Tipp 8. Wimmeln Sie den Verkäufer am Anfang ab, weil Sie keine Zeit haben. Erst beim vierten Versuch sollten Sie ihm einen Termin geben und darauf hinweisen, dass Sie wirklich nur 10 Minuten zur Verfügung haben.

Steht der Termin an, kommen Sie 5 Minuten zu spät und geben Sie dafür keine Erklärung ab. Signalisieren Sie Ihrem Gegenüber innerliche Distanz, indem Sie sich zurücklehnen und die Beine übereinanderschlagen. Weisen Sie zu Beginn darauf hin, wie wenig Zeit Sie haben. Der Verkäufer denkt jetzt nur noch an die Preise. Sie können damit meistens einen besseren Preis erzielen oder zumindest erreichen, dass der Verkäufer nicht noch einmal versucht, Ihnen die Zeit zu stehlen.
 

• Tipp 10: Verwenden Sie die Aussagen des Lieferanten

Lieferanten, die sich in den Verhandlungen unterlegen fühlen, neigen dazu schwere Geschütze aufzufahren, beispielsweise mit einem Hinweis auf die Größe Ihres Unternehmens oder die Abnahmemenge. Wenn Sie Ihre Hausaufgaben gemacht und die Tipps von weiter oben angewandt haben, haben Sie Ihrem Lieferanten zu genau diesen Themen bereits Aussagen entlockt. Diese können Sie ihm jetzt entgegenhalten.
 

• Tipp 11: Sorgen Sie sich nicht um Ihren Lieferanten

Behauptet der Verkäufer, dass die unterste Preisgrenze erreicht ist, können Sie davon ausgehen, dass er noch Spielraum hat. Selbst wenn der Lieferant herumjammert, er würde bei diesen Preisen Verluste machen, müssen Sie sich nicht um ihn sorgen. Erst wenn der Verkäufer bereit ist, auf einen Verkaufsabschluss zu verzichten, haben Sie alles ausgereizt.
 

• Tipp 12: Schaffen Sie eine Win-win-Situation

Verhandeln Sie hart, bleiben Sie dabei immer respektvoll im Tonfall und in Ihrem Verhalten. Sie wollen weder Stärke demonstrieren noch Ihrem Lieferanten schaden. Ihr Ziel ist es, gute Konditionen auszuhandeln und langfristig mit dem Lieferanten zusammenzuarbeiten. Es ist legitim an die Schmerzgrenze zu gehen. Am Ende sollten dennoch beide vom Verhandlungsergebnis profitieren.