Mahnungen richtig erstellen: Diese Fristen gelten

Bezahlt ein Kunde seine Rechnung nicht in dem Zeitraum, der auf der Rechnung vermerkt ist, oder nach spätestens 30 Tagen, ist das sehr ärgerlich. Denn ab sofort kostet die gestellte Rechnung zusätzlich Zeit und Geld. Der Mahnlauf startet. Welche Fristen dabei gelten und worauf darüber hinaus zu achten ist, verrät dieser Ratgeber rund ums Thema Mahnungen.
 

Zahlungserinnerung oder Mahnung!?

Eine Zahlungserinnerung ist der Vorbote der Mahnung. Sie ist der Versuch, ohne Aufsehen zu erregen dem Kunden mitzuteilen, dass die fällige Rechnung vermutlich noch in der Posteingangsmappe dümpelt – allerdings unbearbeitet. Eine Zahlungserinnerung kann formlos erfolgen, denn sie hat ohnehin keine rechtlichen Auswirkungen. Wichtig ist dieses Instrument dennoch, denn die Zahlungserinnerung sorgt für einen deutlich angenehmeren Dialog zwischen den zwei Hauptakteuren, als wenn gleich eine „Mahnung“ ins Haus flattert.

Die 1. Mahnung

Mit der ersten Mahnung wird es ernst. Nun drohen dem Schuldner zusätzliche Kosten. Damit die Mahnung inhaltlich auch ankommt und eindeutig der offenen Rechnung zugeordnet werden kann, ist es wichtig, diese Informationen auf der Mahnung zu platzieren:

• Anstatt „Rechnung“ das Wort „Mahnung“ deutlich auf dem Schreiben vermerken.
• Absender und Empfänger ausweisen (Firmenname, Name des Ansprechpartners, Adresse).
• Forderung deutlich formulieren: Welche Rechnung ist offen? Welche Summe steht im Raum? Welche Mahngebühren fallen an? Welche Verzugszinsen fallen an?
• Nötige Daten auflisten: Bankverbindung, Umsatzsteuerpflicht/-befreiuung, Steuernummer, UStID, konkretes Zahlungsziel (formuliert als Datumsangabe).

Wortwegweiser: Mahngebühren vs. Verzugszinsen

Für Neulinge im Mahnwesen kann die Unterscheidung in Mahngebühren und Verzugszinsen irritierend sein. Allerdings lässt sich dies schnell auflösen. Für Mahngebühren gibt es keine gesetzliche Formel, allerdings gilt die schwammige Formulierung, dass Mahngebühren „verhältnismäßig“ sein müssen. In der Praxis werden zwischen 2,50 Euro und 7,50 Euro pro Mahnung fällig – quasi für den Zusatzaufwand und den Versand der Mahnung.

Verzugszinsen hingegen sind mit einem festen Prozentsatz geregelt. Fünf Prozent Verzugszinsen fallen an, wenn die Mahnung an eine Privatperson gerichtet ist. Acht Prozent Verzugszinsen fallen an, wenn die Mahnung an ein Unternehmen adressiert ist. Als Berechnungsgrundlage dient der Basiszinssatz, den die Bundesbank online aktuell ausweist. Der Basiszinssatz wird alle sechs Monate angepasst. Seit dem 1. Juli 2016 liegt er unverändert bei -0,88 Prozent.

Wenn Mahnung Nummer 2 und Nummer 3 nicht fruchten …

Es ist gängige Unternehmerpraxis bei der ersten Mahnung eine Frist von zehn bis 14 Tagen zu gewähren. Ist nach dieser Zeit die Rechnung noch immer unbezahlt, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Selbstständige verschickt Mahnung Nummer 2 und 3 und setzt immer kürzere Zahlungsfristen – beispielsweise eine Woche bei der 2. Mahnung und drei Werktage bei der 3. Mahnung.
2. Der Selbstständige wählt das gerichtliche Mahnverfahren.

Übrigens ist es ein Ammenmärchen, dass drei Mahnungen nötig sind, bevor der Selbstständige das gesetzliche Mahnverfahren einleiten kann. Richtig sind hingegen diese Fristen: Zahlungsverzug bedeutet, dass der Rechnungsempfänger eine Rechnung nicht binnen 30 Tagen bezahlt hat. Der Zahlungsverzug beginnt früher, wenn auf der Rechnung ein Zahlungsziel steht, das unterhalb der 30 Tage liegt. Ein Zahlungsverzug kann nur dann eintreten, wenn einwandfreie Leistung/Ware geliefert wurde.

Der letzte Schritt: das gerichtliche Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren ist keine Klage, denn diese müsste ein Anwalt einreichen. Das gerichtliche Mahnverfahren kann jedoch einen Vollstreckungsbescheid erwirken – ohne anwaltliches Engagement. Diese Punkte gilt es abzuwägen:

• Der Vorteil eines gerichtlichen Mahnverfahrens liegt im vereinfachten Verfahren für den Selbstständigen.
• Der Nachteil liegt darin, dass der Schuldner den Prozess erheblich verzögern kann, indem er Widerspruch gegen das gerichtliche Mahnverfahren einlegt.
   

Wer den Weg des gerichtlichen Mahnverfahrens weiter verfolgen möchte, der wird diese Schritte gehen:

1. Einen Antrag auf Mahnbescheid stellen. Dieser Schritt erfolgt online.
2. Nun prüft das Mahngericht in Bezug auf gesetzliche Vorgaben und Vollständigkeit, nicht jedoch auf die Zulässigkeit der Forderungen.
3. Mit Zustellung der gerichtlichen Mahnung erlischt die Chance des Schuldners auf Verjährung.
4. Mit dem Verhalten des Schuldners entscheidet sich, ob das Mahnverfahren vor Gericht landet. Ohne Widerspruch des Schuldners folgt der Vollstreckungsbescheid. Erfolgt auch in diesem Schritt kein Widerspruch, ist der Bescheid rechtskräftig. Wird Widerspruch eingelegt, fürt das Mahnverfahren die Beteiligten in letzter Konsequenz vor Gericht.

Die wichtigsten Fragen und Antworten rund um Mahnungen

Wann befindet sich ein Kunde im Zahlungsverzug?

Ein Kunde gerät in Zahlungsverzug, wenn er die Rechnung nicht innerhalb des auf der Rechnung genannten Zahlungsziels begleicht – spätestens jedoch 30 Tage nach Zugang der Rechnung (§ 286 BGB). Bei Verbrauchern muss auf diese 30-Tage-Regel hingewiesen werden, damit sie automatisch in Verzug geraten. Bei Unternehmen ist dieser Hinweis nicht notwendig – hier beginnt der Verzug auch ohne Hinweis nach 30 Tagen.
 

Muss ich vor dem gerichtlichen Mahnverfahren drei Mahnungen verschicken?

Nein, das ist ein weitverbreiteter Irrtum. Bereits eine Mahnung reicht aus, um den Schuldner in Verzug zu setzen – und selbst diese ist in bestimmten Fällen gar nicht nötig, etwa wenn ein festes Zahlungsziel vereinbart war oder der Schuldner bereits im Verzug ist.
 

Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Eine Zahlungserinnerung ist ein rein formloser Hinweis an den Kunden, dass eine Rechnung noch offen ist. Sie ist freundlich formuliert und hat keine rechtlichen Auswirkungen. Eine Mahnung hingegen ist die erste formelle Stufe im Mahnprozess und kann Mahngebühren sowie Verzugszinsen enthalten.
 

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Mahngebühren müssen „verhältnismäßig“ sein. In der Praxis werden häufig zwischen 2,50 Euro und 7,50 Euro pro Mahnung angesetzt. Eine gesetzlich verbindliche Obergrenze gibt es nicht, allerdings kann ein Gericht überzogene Gebühren für unwirksam erklären.
 

Welche Verzugszinsen darf ich berechnen?

Privatkunden zahlen Verzugszinsen in Höhe von 5 %-Punkten über dem aktuellen Basiszinssatz. Bei Geschäftskunden sind es sogar 9 %-Punkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Den jeweils aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank halbjährlich.
 

Darf ich eine Mahnung per E-Mail verschicken?

Ja, Mahnungen dürfen auch per E-Mail versendet werden. Eine schriftliche Form ist zwar ratsam, aber rechtlich nicht zwingend erforderlich. Wichtig ist, dass der Zugang der Mahnung nachweisbar ist – hier bietet sich ggf. der Versand per Einschreiben oder eine Lesebestätigung an.
 

Wie kann ich verhindern, dass offene Rechnungen verjähren?

Offene Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren zum Jahresende. Um dies zu verhindern, sollten Sie rechtzeitig einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen, da dieser die Verjährung hemmt. Achtung: Nur Zahlungserinnerungen oder Mahnungen verlängern die Verjährungsfrist nicht.
 

Was passiert, wenn der Schuldner dem Mahnbescheid widerspricht?

Legt der Schuldner Widerspruch gegen den gerichtlichen Mahnbescheid ein, kommt es nicht automatisch zur Zahlung. Stattdessen haben Sie die Möglichkeit, innerhalb von zwei Wochen eine Klage vor dem zuständigen Zivilgericht einzureichen. In diesem Fall benötigen Sie in der Regel anwaltliche Unterstützung.
 

Wann lohnt sich der Einsatz eines Inkassobüros?

Ein Inkassobüro kann sinnvoll sein, wenn Sie sich nicht selbst mit dem Mahnwesen beschäftigen möchten oder Ihre Forderung professionell durchsetzen lassen wollen. Beachten Sie jedoch, dass das Inkassounternehmen Gebühren erhebt, die nicht immer vollständig vom Schuldner erstattet werden. Für kleinere Beträge lohnt sich der gerichtliche Mahnbescheid oft mehr.