Steuernummer beantragen als Selbstständiger

Wer sich selbstständig macht, muss eine Steuernummer beantragen (sofern noch keine vorhanden ist). Die erste Kontaktaufnahme mit dem Finanzamt unterliegt dabei keiner Formvorschrift: Sie ist formlos möglich. Sie haben aus diesem Grund die Möglichkeit, Ihre Anmeldung per Telefon, Brief oder Formular anzustoßen. Rufen Sie an und erklären Sie, dass Sie sich selbstständig machen wollen, oder schreiben Sie einen Brief, in dem sinngemäß steht: „Ich möchte mich selbstständig machen. Bitte erteilen Sie mir eine Steuernummer."

Wozu dient die Steuernummer?

Die wichtigste Aufgabe der Steuernummer ist das Zuordnungskriterium. Egal, ob es sich um die Einkommensteuer, Gewerbe- oder Umsatzsteuer handelt: Nur mit der Steuernummer kann der Sachbearbeiter im Finanzamt Vorgänge richtig zuordnen, was auch für Zahlungen gilt. Als eindeutiges Identifikationsmerkmal sollte die Steuernummer bei der Korrespondenz mit dem Finanzamt immer angegeben werden.

Wie lange dauert es, bis ich die Steuernummer erhalte?

Je nach Behörde und Kapazität kann es unterschiedlich lange dauern, bis Sie Ihre Steuernummer erhalten. Während einige Existenzgründer bereits nach einigen Tagen Post vom Finanzamt bekommen, dauert es bei anderen Gründern Wochen oder Monate, bis die Steuernummer eintrifft. Als grobe Orientierung: Die Vergabe dauert mindestens ein bis zwei Wochen, mitunter ziehen auch ein bis zwei Monate ins Land.

Diese Spanne ist ärgerlich, aber sie ist zu einem guten Teil beeinflussbar. Die Bearbeitungsdauer hängt weniger vom Zufall ab als von der Qualität dessen, was Sie einreichen.

Was die Vergabe beschleunigt

Warten Sie insofern nicht darauf, dass das Finanzamt Ihnen den Bogen zuschickt. Sie können ihn in ELSTER selbst aufrufen und einreichen, sobald Sie sich für die Selbstständigkeit entschieden haben – das spart in der Praxis den gesamten Postweg der ersten Runde.

Was Sie ohne Steuernummer schon tun dürfen

Solange die Nummer noch nicht da ist, sind Sie nicht handlungsunfähig: Sie dürfen bereits tätig werden, Aufträge annehmen und Umsätze erzielen. Auch eine Rechnung dürfen Sie schreiben. In diesem Fall vermerken Sie „Steuernummer beantragt" und reichen die Nummer nach, sobald sie vorliegt. Nur der Vorsteuerabzug Ihrer Kunden hängt an einer vollständigen Rechnung, weshalb Sie die fehlende Angabe zeitnah nachliefern sollten.

Hat man automatisch eine Steuernummer?

Bei der ersten Einreichung der Steuererklärung wird eine Nummer zugeteilt, damit eine eindeutige Zuordnung möglich ist. Im Gegensatz zur Steuer-ID wird die Steuernummer im Zusammenhang mit „steuerlicher Aktivität" erteilt. Insofern hat man nicht automatisch eine Steuernummer, erhält sie aber typischerweise im Rahmen der Einreichung der ersten Steuererklärung.

Wer braucht eine Steuernummer?

Für die Einreichung der Steuererklärung ist die Nummer verpflichtend, um eine eindeutige Zuordnung zur Person gewährleisten zu können. Bei Nutzung des ELSTER-Portals wird die Steuernummer als Ordnungskriterium beschrieben. Unternehmer können unter diesem Kriterium etwa fällige Umsatzsteuer-Vorauszahlungen zuordnen.

Gewerbetreibende melden ein Gewerbe an

Haben Sie sich dazu entschieden, ein Gewerbe anzumelden, gehen Sie zur örtlich zuständigen Gewerbemeldestelle, um Ihr Vorhaben in die Tat umzusetzen. Nach der Anmeldung Ihres Gewerbes wird das Finanzamt über Ihre Tätigkeit in Kenntnis gesetzt. Die Anmeldung beim zuständigen Finanzamt ist dann der nächste Schritt, der praktisch automatisch folgt. Oftmals erhalten Sie nach der Anmeldung bei der Gewerbemeldestelle nämlich einen Hinweis per Post, der der steuerlichen Erfassung beim Finanzamt dient.

Verlassen Sie sich aber nicht darauf: Die Ein-Monats-Frist läuft unabhängig davon, ob das Finanzamt sich bei Ihnen meldet. Wer wartet, bis Post kommt, kann die Frist bereits versäumt haben.

Gewerbeanmeldungs-Plan: persönliche Checkliste erstellen

Was steht im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung umfasst rund acht DIN-A4-Seiten, die ordnungsgemäß auszufüllen sind. Zu Beginn machen Sie Angaben zum Steuerpflichtigen und zum Ehegatten beziehungsweise Lebenspartner. Zudem ist es notwendig, dass alle verfügbaren Kommunikationsverbindungen aufgelistet werden, damit das Finanzamt Sie bei Rückfragen schnell erreicht.

Auf den nächsten Seiten des Formulars machen Sie die folgenden Angaben:

• Bankverbindung
• steuerlicher Berater
• Empfangsbevollmächtigter
• bisherige persönliche Verhältnisse
• Anschrift des Unternehmens

Unter dem Punkt bisherige persönliche Verhältnisse machen Sie lediglich dann Angaben, wenn Sie innerhalb des letzten Jahres in den Zuständigkeitsbereich des Finanzamts gezogen sind.

Hat Ihr Unternehmen weitere Betriebsstätten, sind diese im entsprechenden Abschnitt zu nennen. Besitzt Ihr Unternehmen mehr als zwei Betriebsstätten, sind Sie verpflichtet, eine Anlage hinzuzufügen, die Anschrift, Kontaktdaten und Bezeichnung der anderen Stätten bekanntgibt.

Nachfolgend machen Sie Angaben zum Handelsregistereintrag, soweit zutreffend. Beabsichtigen Sie eine Eintragung oder haben diese bereits auf den Weg gebracht, wählen Sie die jeweilige Variante aus.

Das Finanzamt muss darüber informiert werden, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Neugründung, Übernahme, Verschmelzung oder Verlegung handelt. In Verbindung damit ist auch mitzuteilen, ob Sie innerhalb der letzten fünf Jahre eine Tätigkeit ausgeübt haben, die gewerblich, selbstständig, forst- oder landwirtschaftlich war. Ebenso ist anzugeben, ob Sie innerhalb der letzten fünf Jahre an einer Personengesellschaft oder an einer Kapitalgesellschaft beteiligt waren. Weitere Angaben, die Sie beim Ausfüllen des Fragebogens machen müssen, sind:

• Angaben zur Ermittlung von Vorauszahlungen
• Angaben zur Ermittlung der Gewinne
• Freistellungsbescheinigung
• Abführen und Anmelden der Lohnsteuer und Umsatzsteuer
• aktuelle Beteiligungen an Personengemeinschaft/-gesellschaft

Falls Sie unsicher sind, welche Angaben hier zu machen sind, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie lesen die Hinweise auf dem Hilfsbogen, der als Ausfüllanleitung dient. Kommen Sie damit nicht weiter, ist es ratsam, einen Steuer- oder Gründungsberater zu kontaktieren und um Unterstützung zu bitten. Der Grund liegt in den steuerlichen Konsequenzen, die die Angaben zu den Vorauszahlungen und Gewinnen nach sich ziehen.

Schritt für Schritt zur Steuernummer

Die folgende Übersicht dient als unverbindliche Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Tipp: So wirken sich steuerliche Angaben auf Vorauszahlungen aus

Wenn Selbstständige eine Steuernummer beantragen, sagt das noch nichts über die Höhe der erwarteten Gewinne aus. Es handelt sich zunächst nur um einen aus Sicht des Steuerrechts formal notwendigen Akt. Wenn Sie keine Gewinne erwarten, tragen Sie an Stelle der zu erwartenden Gewinne eine Null ein oder einen Verlust. Dann werden (bei Einzelunternehmen) keine Einkommensteuervorauszahlungen festgelegt. Achtung: Falls Sie einen Gründungszuschuss beantragen, müssen die Angaben im steuerlichen Formular mit den Berechnungen im Businessplan übereinstimmen! Liegen Differenzen vor, wird es zu zeitraubenden Rückfragen kommen.

Beachten Sie außerdem, dass Sie, falls entgegen Ihrer Einschätzung doch Gewinne anfallen, diese später im Rahmen der Einkommensteuererklärung angeben und nachträglich versteuern müssen. Sie sollten also die Gewinnsituation immer im Auge behalten und bereits während des laufenden Jahres Geld für die Steuernachzahlung beiseitelegen.

Zusätzlich ist es unerlässlich, dass Sie (wenn Sie im aktuellen Jahr Gewinne machen) für das Folgejahr die zu erwartenden Vorauszahlungen bereits ansparen. Andernfalls werden Sie die Nachzahlungen des gewinnträchtigen letzten Jahres und die Vorauszahlungen für das laufende Jahr in finanzielle Bedrängnis bringen.

Diese Situation ist übrigens eine der häufigsten Ursachen, die unerfahrene Gründer an den Rand der Insolvenz führen. Wer von Anfang an einen festen Prozentsatz jedes Zahlungseingangs auf ein separates Konto legt, umgeht sie:

Steuerrücklagen-Rechner: Wie viel Steuer zurücklegen?

Wie hoch die Einkommensteuer bei Ihrem erwarteten Gewinn ausfällt, lässt sich vorab überschlagen. Das ist zugleich die belastbarste Grundlage für die Schätzung im Fragebogen:

Einkommensteuerrechner: Steuerlast überschlagen

Gewerbetreibende zahlen zusätzlich Gewerbesteuer, allerdings erst oberhalb eines Freibetrags von 24.500 € Gewerbeertrag. Freiberufler sind davon nicht betroffen:

Gewerbesteuerrechner: Belastung ermitteln

Wenn Sie den Start aus der Arbeitslosigkeit heraus planen, hängen die Angaben im Fragebogen mit Ihrem Förderantrag zusammen. Ob Sie Anspruch auf den Gründungszuschuss haben, klärt dieser Check vorab:

Gründungszuschuss: Anspruch prüfen

Daneben gibt es zahlreiche Zuschüsse und Förderprogramme, die vielen Gründern schlicht nicht bekannt sind:

Kostenloser Fördermittelcheck: passende Programme finden

Abschluss des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung

Haben Sie alle erforderlichen Angaben vervollständigt, bestätigen Sie deren Korrektheit und schließen die Übermittlung ab. Kennzeichnen Sie dabei alle Dokumente, die Sie Ihrer steuerlichen Erfassung hinzufügen. Zu den häufigsten Anlagen zählen beispielsweise:

• Empfangsvollmacht
• Gesellschaftsvertrag
• Betriebsstätten-Auflistung
• Übernahme- und Umwandlungsverträge
• Zustimmung zum SEPA-Lastschriftverfahren

Sind Sie ein freiberuflicher Existenzgründer, der einen Anspruch auf einen Gründungszuschuss hat, müssen Sie Ihrem zuständigen Finanzamt einen Businessplan einreichen. Vergessen Sie den Plan beim Absenden Ihrer Unterlagen nicht, um Rückfragen zu vermeiden. Gewerbetreibende stellen den Antrag direkt beim Gewerbeamt. Nach der Fertigstellung übermitteln Sie die Unterlagen an das Finanzamt.

So lassen sich Rückfragen durch das Finanzamt vermeiden

Erhält das Finanzamt Ihren Bogen zur steuerlichen Erfassung, kann es zu Rückfragen kommen. Füllen Sie Ihren Fragebogen korrekt aus, vermeiden Sie Rückfragen durch das Finanzamt und bekommen auf diese Weise Ihre Steuernummer schneller zugeteilt.

Am häufigsten gibt es Rückfragen durch das Finanzamt, wenn Ihr Fragebogen Lücken enthält. Auch widersprüchliche Angaben führen bei der Prüfung Ihrer Angaben zu Rückfragen.

Tücken und häufige Fehler

• Auf die Post des Finanzamts warten. Die Ein-Monats-Frist läuft ab dem tatsächlichen Beginn der Tätigkeit, nicht ab dem Tag, an dem das Amt sich meldet.
• Den Umsatz absichtlich zu niedrig schätzen. Das drückt zwar die Vorauszahlungen, führt aber zu einer geballten Nachzahlung – häufig zeitgleich mit der ersten Vorauszahlung des Folgejahres.
• Den Umsatz zu hoch schätzen. Der umgekehrte Fehler kostet Liquidität in der Gründungsphase, in der sie am knappsten ist. Sie können eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen, sobald sich abzeichnet, dass die Schätzung nicht stimmt.
• Die Kleinunternehmerregelung unbedacht ankreuzen. Wer hohe Anfangsinvestitionen hat, verzichtet damit auf den Vorsteuerabzug. Die Entscheidung bindet Sie bei einem Verzicht auf die Regelung für fünf Kalenderjahre.
• Steuernummer und Steuer-ID verwechseln. Auf Rechnungen gehört die betriebliche Steuernummer, nicht die persönliche Identifikationsnummer.
• Ohne Nummer gar keine Rechnung schreiben. Sie dürfen fakturieren und die Nummer nachreichen. Wer wartet, verliert unnötig Zahlungseingänge.
• Den Umzug nicht bedenken. Zieht Ihr Betrieb in einen anderen Finanzamtsbezirk, ändert sich die Steuernummer. Rechnungsvorlagen und Buchhaltung müssen dann angepasst werden.

Wichtige Informationen zur eigenen Steuernummer

Planen Sie die Beantragung Ihrer Steuernummer, wenden Sie sich entweder an das zuständige Wohnsitz-Finanzamt oder das zuständige Firmensitz-Finanzamt. Welches das ist, erfahren Sie online. Benötigen Sie eine Steuernummer in einer Großstadt, stehen mitunter mehrere Behörden zur Auswahl – in Frankfurt am Main etwa gleich vier. Sie rufen dann am besten an und fragen konkret nach, damit Ihr Antrag auch an der richtigen Stelle eingeht.

Achtung: Das unterscheidet die Steuernummer von der Steuer-ID

Verwechseln Sie die betriebliche Steuernummer nicht mit Ihrer persönlichen Steueridentifikationsnummer, der Steuer-ID. Eine Steuer-ID ist eine Nummer, die Ihnen automatisch nach Ihrer Geburt zukommt und ein Leben lang erhalten bleibt. Die geschäftliche Steuernummer erhalten Sie bei der Anmeldung Ihrer geschäftlichen Tätigkeit. Im Unterschied zur Steuer-ID kann sich eine Steuernummer ändern, wie beispielsweise bei einem Umzug.

Mittlerweile kommt eine dritte Nummer hinzu, die für Verwirrung sorgt: die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Das Bundeszentralamt für Steuern vergibt sie schrittweise an alle wirtschaftlich Tätigen, beginnend im November 2024. Sie besteht aus „DE" und neun Ziffern und sieht damit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zum Verwechseln ähnlich. Beantragen müssen Sie sie nicht – die Vergabe erfolgt automatisch, die Mitteilung über öffentliche Bekanntgabe oder Ihr ELSTER-Konto. Ihre Steuernummer ersetzt sie vorerst nicht.

Wenn Sie Waren oder Leistungen mit Geschäftspartnern im EU-Ausland austauschen, brauchen Sie zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wie Sie diese Umsatzsteuernummer beantragen, ist gesondert beschrieben.

Welche Pflichten bringt die Steuernummer mit?

Haben Sie bei der Einreichung Ihrer Papiere beim Finanzamt angekreuzt, dass Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen wollen, führen Sie keine Umsatzsteuer ab. Kleinunternehmer sind mittlerweile von der Abgabe der Umsatzsteuer-Jahreserklärung grundsätzlich befreit; nur auf ausdrückliche Anforderung des Finanzamts müssen Sie sie noch einreichen.

Die maßgeblichen Grenzen wurden zum 1. Januar 2025 deutlich angehoben. Sie bleiben Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz

• im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überstiegen hat und
• im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht übersteigt.

Zu beachten ist die Systematik beim Überschreiten: Reißen Sie die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr, endet die Kleinunternehmerregelung sofort. Ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, gilt die Regelbesteuerung – nicht erst ab dem Folgejahr. Das ist die praktisch gefährlichste Stelle der Neuregelung, weil sie mitten im Jahr greift.

Kleinunternehmer-Rechner: Grenzen und Wechsel prüfen

Falls Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen, teilt Ihnen das Finanzamt mit, wie häufig Sie Ihre Voranmeldung zur Umsatzsteuer (UStVA) abzugeben haben. Die frühere Pflicht für Gründer, im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich zu melden, ist befristet ausgesetzt – Neugründer geben ihre Voranmeldungen derzeit vierteljährlich ab, sofern die erwartete Zahllast im Rahmen bleibt. Ansonsten richtet sich der Turnus nach der Zahllast des Vorjahres:

• Zahllast über 9.000 €: monatliche UStVA
• Zahllast zwischen 2.000 € und 9.000 €: vierteljährliche UStVA
• Zahllast unter 2.000 €: Das Finanzamt kann Sie von der Voranmeldung befreien, dann genügt die Jahreserklärung.

Bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern ist es zudem erforderlich, eine Lohnsteueranmeldung auf elektronischem Weg durchzuführen. Was Sie ein Angestellter tatsächlich kostet, geht dabei deutlich über das Bruttogehalt hinaus:

Mitarbeiterkosten-Rechner: Arbeitgeberbrutto ermitteln

Steuererklärungen zum Ende des Geschäftsjahres

Zum Schluss eines Geschäftsjahres sind Sie dazu verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben, die je nach Art und Größe Ihres Unternehmens spezifische Angaben erfordert. Das ist bis zum 31. Juli des Folgejahres zu erledigen. Arbeitet ein Steuerberater an der Erklärung, verlängert sich die Abgabefrist bis Ende Februar des übernächsten Jahres. In der Regel endet das Geschäftsjahr auf den 31.12., in manchen Branchen wie der Landwirtschaft fällt das Ende des Geschäftsjahres abweichend davon auf den 30.06.

Versäumen Sie die Frist, setzt das Finanzamt einen Verspätungszuschlag fest. Er beträgt mindestens 25 € je angefangenem Monat und wird bei erheblicher Verspätung regelmäßig automatisch festgesetzt.

Mit welchen Erklärungen schließt ein Geschäftsjahr ab?

Als gewerbetreibender Einzelunternehmer, der kein Kleinunternehmer ist, reichen Sie beispielsweise eine Gewerbesteuererklärung, eine Umsatzsteuererklärung und eine Einkommensteuererklärung ein. Gewerbetreibende, die zum Beispiel in der Rechtsform einer GmbH arbeiten, reichen statt der Einkommensteuererklärung die Körperschaftsteuererklärung für die GmbH ein. Ihr eigenes Einkommen, welches Sie in Form eines Gehalts aus der GmbH beziehen, müssen Sie zusätzlich im Rahmen Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung angeben.

Sind Sie Freiberufler oder Kleingewerbetreibender, reicht das Einreichen der Umsatzsteuer-Jahreserklärung sowie der Einkommensteuererklärung aus. Als Anlage ist in jedem Fall die Gewinnermittlung beizufügen – in aller Regel als Einnahmen-Überschussrechnung.

Ob für Sie die einfache Einnahmen-Überschussrechnung genügt oder ob Sie bilanzieren müssen, entscheidet sich an Umsatz und Gewinn:

Buchführungspflicht-Check: EÜR oder Bilanz?

Für die laufende Erfassung lohnt sich früh eine saubere Lösung – nicht zuletzt wegen der E-Rechnungspflicht, die im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 gilt und bereits jetzt den Empfang strukturierter Rechnungen voraussetzt:

Buchhaltungssoftware im Vergleich

Zusammenfassung: Das Wichtigste zur Beantragung der Steuernummer für Selbstständige

• Wer bereits als Angestellter eine Steuernummer hatte, erhält als Existenzgründer nach dem Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung im Regelfall eine neue Steuernummer.
• Im Gegensatz zur Steuer-ID, die ab Geburt immer gleich ist, kann sich die Steuernummer ändern (etwa durch einen Umzug oder einen Statuswechsel vom Angestellten zum Selbstständigen).
• Wo finde ich meine Steuernummer? Auf dem Steuerbescheid als Antwort auf die eingereichte Steuererklärung ist oben links die persönliche Steuernummer zu finden.
• Durch die Beantragung der Steuernummer wird ein individuelles Zuordnungskriterium geschaffen, mit dessen Hilfe Sachbearbeiter im Finanzamt Zahlungen oder bestimmte Vorgänge eindeutig einer steuerpflichtigen Person zuordnen können.
• Der Fragebogen ist elektronisch über ELSTER zu übermitteln, und zwar innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit.
• Die Bearbeitung dauert typischerweise ein bis zwei Wochen, bei Rückfragen deutlich länger – Vollständigkeit ist der wirksamste Hebel.