Steuernummer beantragen - das sollten Sie wissen

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Wer sich selbstständig macht, muss eine Steuernummer beantragen (sofern noch keine vorhanden ist). Die Anmeldung beim Finanzamt muss im Prinzip keiner Formvorschrift entsprechen: sie ist formlos. Sie haben aus diesem Grund die Möglichkeit Ihre Anmeldung per

  • Telefon

  • Brief

  • Formular

zu erledigen. Rufen Sie an und erklären, dass Sie sich selbstständig machen wollen oder schreiben Sie einen Brief, in dem sinngemäß steht: „Ich möchte mich selbstständig machen. Bitte erteilen Sie mir eine Steuernummer.“


Steuernummer beantragen: Hier alles Wichtige nachlesen

Hat das Finanzamt Ihre schriftliche oder telefonische Anmeldung erhalten, schickt es Ihnen ein Formular zur steuerlichen Erfassung Ihrer Tätigkeit zu. Das Formular hat Gültigkeit für alle Gründer, die eine selbstständige, gewerbliche oder land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit aufnehmen. Ebenso gültig ist das Formular für Personengemeinschaften und Personengesellschaften.
 

Wozu dient die Steuernummer?

Die wichtigste Aufgabe der Steuernummer ist das Zuordnungskriterium. Egal, ob es sich um die Einkommenssteuer, Gewerbe- oder Umsatzsteuer handelt: Nur mit der Steuernummer kann der Sachbearbeiter im Finanzamt Vorgänge richtig zuordnen, was auch für Zahlungen gilt. Als eindeutiges Identifikationsmerkmal sollte die Steuernummer bei der Korrespondenz mit dem Finanzamt immer angegeben werden.
 

Wie erhalte ich die Steuernummer möglichst schnell?

Noch schneller geht es, wenn Sie sich das Formular zur steuerlichen Erfassung selbst aus dem Internet herunterladen und ausgefüllt an das Finanzamt schicken. Prüfen Sie die Möglichkeiten, online Ihre Steuernummer beantragen zu können.
 

Hat man automatisch eine Steuernummer?

Bei der ersten Einreichung der Steuererklärung wird eine Nummer zugeteilt, damit eine eindeutige Zuordnung möglich ist. Im Gegensatz zur Steuer-ID wird die Steuernummer im Zusammenhang mit ‚steuerlicher Aktivität‘ erteilt. Insofern hat man nicht automatisch eine Steuernummer, erhält sie aber typischerweise im Rahmen der Einreichung der ersten Steuererklärung.
 

Wer braucht eine Steuernummer?

Für die Einreichung der Steuererklärung ist die Nummer verpflichtend, um eine eindeutige Zuordnung zur Person gewährleisten zu können. Bei Nutzung des ELSTER-Portals wird die Steuernummer als Ordnungskriterium beschrieben. Unternehmer können unter diesem Kriterium etwa fällige Umsatzsteuer-Vorauszahlungen zuordnen.
 

Gewerbetreibende melden ein Gewerbe an

Haben Sie sich dazu entschieden ein Gewerbe anzumelden, gehen Sie zur örtlich zuständigen Gewerbemeldestelle, um Ihre Vorhaben in die Tat umzusetzen. Nach der Anmeldung Ihres Gewerbes wird das Finanzamt über Ihre Tätigkeit in Kenntnis gesetzt. Die Anmeldung beim zuständigen Finanzamt ist dann der nächste Schritt, der praktisch automatisch folgt. Oftmals erhalten Sie nach der Anmeldung bei der Gewerbemeldestelle nämlich das Formular per Post, welches der steuerlichen Erfassung beim Finanzamt dient.

Dieses Formular muss ausgefüllt und unterzeichnet an das Finanzamt gesendet werden. Um Zeit zu sparen, können Sie das Formular zur steuerlichen Erfassung natürlich aus dem Internet herunterladen und schnellstmöglich beim Finanzamt einreichen. Die Vergabe der Steuernummer dauert mindestens ein bis zwei Wochen, mitunter ziehen auch ein bis zwei Monate ins Land.
 

Was steht im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Insgesamt hat der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung acht DIN-A4-Seiten, die ordnungsgemäß auszufüllen sind. Zu Beginn des Ausfüllens des Formulars machen Sie Angaben zum Steuerpflichtigen und zum Ehegatten beziehungsweise Lebenspartner. Zudem ist es notwendig, dass alle verfügbaren Kommunikationsverbindungen aufgelistet werden, damit Sie das Finanzamt bei Rückfragen schnell erreicht.

Auf den nächsten Seiten des Formulars machen Sie die folgenden Angaben:

  • Bankverbindung

  • steuerlicher Berater

  • Empfangsbevollmächtigter

  • bisherige persönliche Verhältnisse

  • Anschrift des Unternehmens

    Unter dem Punkt bisherige persönliche Verhältnisse machen Sie lediglich dann Angaben, wenn Sie innerhalb des letzten Jahres in den Zuständigkeitsbereich des Finanzamts gezogen sind.

    Hat Ihr Unternehmen weitere Betriebsstätten, sind diese auf der vierten Seite des Formulars zu nennen. Besitzt Ihr Unternehmen mehr als zwei Betriebsstätten sind Sie verpflichtet eine Anlage zum Formular hinzuzufügen, die die Anschrift, Kontaktdaten und Bezeichnung der anderen Stätten bekanntgibt.

    Nachfolgend machen Sie Angaben zum Handelsregistereintrag soweit zutreffend. Beabsichtigen Sie eine Eintragung oder haben diese bereits auf den Weg gebracht, wählen Sie die jeweilige Variante im Formular aus.

    Das Finanzamt muss darüber informiert werden, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Neugründung, Übernahme, Verschmelzung oder Verlegung handelt. In Verbindung damit ist auch mitzuteilen, ob Sie innerhalb der letzten fünf Jahre eine Tätigkeit ausgeübt haben, die gewerblich, selbstständig, forst- oder landwirtschaftlich war. Ebenso ist anzugeben, ob Sie innerhalb der letzten fünf Jahre an einer Personengesellschaft oder an einer Kapitalgesellschaft beteiligt waren. Weitere Angaben, die Sie beim Ausfüllen des Fragebogens machen müssen, sind:

    • Angaben zur Ermittlung von Vorauszahlungen

    • Angaben zur Ermittlung der Gewinne

    • Freistellungsbescheinigung

    • Abführen und Anmelden der Lohnsteuer und Umsatzsteuer

    • aktuelle Beteiligungen an Personengemeinschaft/-gesellschaft

    Falls Sie unsicher sind, welche Angaben hier zu machen sind, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie lesen die Hinweise auf dem Hilfsbogen, der als Ausfüllanleitung dient. Kommen Sie damit nicht weiter ist es ratsam, einen Steuer- oder Gründungsberater zu kontaktieren und um Unterstützung zu bitten. Der Grund liegt in den steuerlichen Konsequenzen, die die Angaben zu den Vorauszahlungen und Gewinnen nach sich ziehen.

    Tipp: So wirken sich steuerliche Angaben auf Vorauszahlungen aus

    Wenn Selbstständige eine Steuernummer beantragen, sagt das noch nichts über die Höhe der erwarteten Gewinne aus. Es handelt sich zunächst nur um einen aus Sicht des Steuerrechts formal notwendigen Akt. Wenn Sie keine Gewinne erwarten, tragen Sie an Stelle der zu erwartenden Gewinne eine Null ein oder einen Verlust. Dann werden (bei Einzelunternehmen) keine Einkommensteuervorauszahlungen festgelegt. Achtung: Falls Sie einen Gründungszuschuss beantragen, müssen die Angaben im steuerlichen Formular mit den Berechnungen im Businessplan übereinstimmen! Liegen Differenzen vor, wir es zu zeitraubenden Rückfragen kommen.

    Beachten Sie außerdem, dass Sie, falls entgegen Ihrer Einschätzung doch Gewinne anfallen, diese später im Rahmen der Einkommensteuererklärung angeben und nachträglich versteuern müssen. Sie sollten also die Gewinnsituation immer im Auge behalten und bereits während des laufenden Jahres Geld für die Steuernachzahlung beiseitelegen.

    Zusätzlich ist es unerlässlich, dass Sie (wenn Sie im aktuellen Jahr Gewinne machen) für das Folgejahr die zu erwartenden Vorauszahlungen bereits ansparen. Andernfalls werden Sie die Nachzahlungen des gewinnträchtigen letzten Jahres und die Vorauszahlungen für das laufende Jahr in finanzielle Bedrängnis bringen.

    Diese Situation ist übrigens eine der häufigsten Ursachen, die unerfahrene Gründer an den Rand der Insolvenz führen.


    Abschluss des Fragenbogens zur steuerlichen Erfassung

    Haben Sie alle erforderlichen Angaben vervollständigt, bestätigen Sie deren Korrektheit mit Ihrer Unterschrift und der Nennung von Ort und Datum. Kreuzen Sie auf der achten Seite Ihres Fragebogens alle Dokumente an, die Sie Ihrer steuerlichen Erfassung hinzufügen. Zu den häufigsten Anlagen zählen beispielsweise:

    • Empfangsvollmacht

    • Gesellschaftsvertrag

    • Betriebsstätten Auflistung

    • Übernahme- und Umwandlungsverträge

    • Zustimmung zum SEPA-Lastschriftverfahren

    Sind Sie ein freiberuflicher Existenzgründer, der einen Anspruch auf einen Gründungszuschuss hat, müssen Sie Ihrem zuständigen Finanzamt einen Businessplan einreichen. Vergessen Sie den Plan beim Absenden Ihrer Unterlagen nicht, um Rückfragen zu vermeiden. Gewerbetreibende stellen den Antrag direkt beim Gewerbeamt. Nach der Fertigstellung übermitteln Sie die Unterlagen an das Finanzamt.
     

    So lassen sich Rückfragen durch das Finanzamt vermeiden

    Erhält das Finanzamt Ihren Bogen zur steuerlichen Erfassung, kann es zu Rückfragen kommen. Füllen Sie Ihren Fragebogen korrekt aus, vermeiden Sie Rückfragen durch das Finanzamt und bekommen auf diese Weise Ihre Steuernummer schneller zugeteilt.

    Am häufigsten gibt es Rückfragen durch das Finanzamt, wenn Ihr Fragebogen Lücken enthält. Auch widersprüchliche Angaben führen bei der Prüfung Ihrer Angaben zu Rückfragen.
     

    Wichtige Informationen zur eigenen Steuernummer

    Planen Sie die Beantragung Ihrer Steuernummer, wenden Sie sich entweder an das zuständige Wohnsitz-Finanzamt oder das zuständige Firmensitz-Finanzamt. Welches das ist, erfahren Sie online. Benötigen Sie einer Steuernummer in Frankfurt, stehen zum Beispiel 4 Behörden zur Auswahl. Sie rufen dann am besten an und fragen konkret nach, damit Ihr Antrag auch an der richtigen Stelle eingeht.
     

    Wie lange dauert es, bis ich die Steuernummer erhalte?

    Je nach Behörde und Kapazität kann es unterschiedlich lange dauern bis Sie Ihre Steuernummer erhalten. Während einige Existenzgründer bereits nach einigen Tagen Post vom Finanzamt bekommen, dauert es bei anderen Gründern Wochen oder Monate bis die Steuernummer eintrifft.

    Achtung: Das unterscheidet die Steuernummer von der Steuer-ID

    Verwechseln Sie die betriebliche Steuernummer nicht mit Ihrer persönlichen Steueridentifikationsnummer, der Steuer-ID. Eine Steuer-ID ist eine Nummer, die Ihnen automatisch nach Ihrer Geburt zukommt und ein Leben lang erhalten bleibt. Die geschäftliche Steuernummer erhalten Sie bei der Anmeldung Ihrer geschäftlichen Tätigkeit. Im Unterschied zur Steuer-ID kann sich eine Steuernummer ändern, wie beispielsweise bei einem Umzug.


    Welche Pflichten bringt die Steuernummer mit?

    Haben Sie bei der Einreichung Ihrer Papiere beim Finanzamt angekreuzt, dass Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen wollen, führen Sie keine Umsatzsteuer ab. Mitunter fordert Sie das Finanzamt dennoch auf, eine jährliche Umsatzsteuererklärung einzureichen. Überschreiten Sie in Jahr 1 die Grenze von 22.000 Euro, werden Sie ohne Hinweis des Finanzamtes automatisch umsatzsteuerpflichtig. Generell bringt diese Nummer die Pflicht mit, eine Steuererklärung einzureichen, wenn relevante Einnahmen bzw. Gewinne in einem Jahr erzielt worden sind.

    Falls Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen, teilt Ihnen das Finanzamt mit, wie häufig Sie Ihre Voranmeldung zur Umsatzsteuer (UStVA) abzugeben haben. Gründer müssen im Jahr der Gründung und im ersten Jahr danach immer eine monatliche UStVA einreichen. Danach prüft das Finanzamt anhand der Zahllast, wie oft die Meldung zukünftig einzureichen ist. Dabei gelten diese Grenzen:

    • Zahllast > 7.500 EUR: monatliche UStVA

    • Zahllast 1.000 bis 7.500 EUR: quartalsweise UStVA

    • Zahllast < 1.000 EUR: keine monatliche Abgaben, Jahresumsatzsteuererklärung reicht aus.

    Bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern ist es zudem erforderlich, eine Lohnsteueranmeldung auf elektronischem Weg durchzuführen.


    Steuererklärungen zum 31.12. eines Jahres

    Zum Schluss eines Geschäftsjahres sind Sie dazu verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben, die je nach Art und Größe Ihres Unternehmens spezifische Angaben erfordert. Das ist bis zum 31.7. des Folgejahres zu erledigen. Arbeitet ein Steuerberater an der Erklärung, verlängert sich die Abgabefrist bis Ende Februar des Folgejahres. In der Regel endet das Geschäftsjahr auf den 31.12., in manchen Branchen wie der Landwirtschaft fällt das Ende des Geschäftsjahres abweichend davon auf den 30.06.
     

    Mit welchen Erklärungen schließt ein Geschäftsjahr ab?

    Als gewerbetreibender Einzelunternehmer, der kein Kleinunternehmer ist, reichen Sie beispielsweise eine Gewerbesteuererklärung, eine Umsatzsteuererklärung und eine Einkommensteuererklärung ein. Gewerbetreibende, die zum Beispiel in der Rechtsform einer GmbH arbeiten, reichen statt der Einkommensteuererklärung die Körperschaftssteuererklärung für die GmbH ein. Ihr eigenes Einkommen, welches Sie in Form eines Gehalts aus der GmbH beziehen, müssen Sie zusätzlich im Rahmen Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung angeben.

    Sind Sie ein Freiberufler oder Kleingewerbetreibender, reicht das Einreichen der Umsatzsteuer-Jahreserklärung sowie der Einkommensteuererklärung aus. Als Anlage ist in jedem Fall die Gewinnermittlung beizufügen.


    Zusammenfassung: Das Wichtigste zur Beantragung der Steuernummer für Selbstständige

    • Wer bereits als Angestellter eine Steuernummer hatte, erhält als Existenzgründer nach dem Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung im Regelfall eine neue Steuernummer.

    • Im Gegensatz zur Steuer-ID, die ab Geburt immer gleich ist, kann sich die Steuernummer ändern (etwa durch einen Umzug oder einem Statuswechsel vom Angestellten zum Selbstständigen).

    • Wo finde ich meine Steuernummer? Auf dem Steuerbescheid als Antwort auf die eingereichte Steuererklärung ist oben links die persönliche Steuernummer zu finden.

    • Durch die Beantragung der Steuernummer wird ein individuelles Zuordnungskriterium geschaffen, mit dessen Hilfe Sachbearbeiter im Finanzamt Zahlungen oder bestimmte Vorgänge eindeutig einer steuerpflichtigen Person zuordnen können.

     

    Was ändert sich bei meiner Krankenversicherung, wenn ich selbstständig bin?