Existenzgründung - Kostenplanung

Die gewissenhafte Kostenplanung ist einer der entscheidendsten Faktoren für einen nachhaltigen Geschäftserfolg, denn nur wer von Anfang an alle Zahlen fest im Blick hat, kann souverän und vorausschauend auf verschiedenste Entwicklungen reagieren. Gerade zu Beginn der Existenzgründung ist der Kapitalbedarf für notwendige Investitionen hoch. Ohne eine ausreichende Kapitaldecke bzw. eine durchdachte Finanzierungstrategie schwebt die Gefahr einer Insolvenz somit immer über einer übereilten Geschäftsgründung. Insofern ist es ratsam, neben der Buchhaltung auch die Ausgaben und Einnahmen im Blick zu haben, zumal aus diesen Daten auch wertvolle Informationen für das Controlling und somit die Unternehmensführung gewonnen werden können. Im Folgenden werden verschiedene unternehmerische Kostenaspekte sowie deren praktische Umsetzung kompakt geschildert.

Am Anfang sollten die Gründungs- bzw. Investitionskosten ermittelt werden

Oftmals wird der Kapitalbedarf in der Phase der Existenzgründung deutlich unterschätzt. Im schlimmsten Fall hat dies zur Folge, dass eine Insolvenz sehr schnell über das noch junge Geschäft hereinbricht. Wer den Kapitalbedarf zu Beginn nicht decken kann, engt notwendige unternehmerische Handlungsspielräume unnötigerweise ein. Excel bietet ein Tool zum Thema Gründungskosten, mit dem man sich einen sehr guten und belastbaren Überblick verschaffen kann. Nicht zu vergessen sind natürlich die Kosten für die Gründung selbst (Notarkosten etc.) sowie auch private Kosten. Es versteht sich von selbst, dass die Kosten konsequent mit Eigenkapital und Fremdkapital gedeckt werden sollten. Um aber an Fremdkapital zu gelangen, ist ein professioneller Businessplan unerlässlich. Er zeigt quasi, wie die zu erwartenden Kosten finanziert werden sollen, indem der Markt, die Produkte und die Absatzstrategien erläutert werden. Auch zwingt ein Businessplan Existenzgründer gewissermaßen dazu, den Kapitalbedarf und die daraus resultierende Finanzierung für die ersten Jahre realistisch durchzuspielen. In vielen Fällen sehen Existenzgründer erst nach einer gründlichen Kostenermittlung, mit welchem finanziellen Rahmen sie buchstäblich rechnen müssen. In vielen Fällen stellt sich neben Ernüchterung aber auch eine notwendige realistische Betrachtung ein.
 

Die Existenzgründung sorgfältig planen:
Überblick über Gründungs- und Investitionskosten

•  administrative Kosten für Gebühren, Notare, Anwälte, Gewerbeanmeldung etc.
• Kosten für die Geschäftsräume und deren Ausstattung
• Kosten für die Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen
• Kosten für die Produktion oder Dienstleistungsservices (Maschinen, Fahrzeugflotte etc.)
• ggf. direkt Personalkosten, sofern Mitarbeiter beschäftigt werden (Kosten für Personalvermittlung)
• Kosten für Marketing und Vertrieb: Werbung, Design der Homepage etc.

In unternehmerischer Hinsicht ist hierbei zu differenzieren: Gründungskosten fallen in aller Regel nur einmal und nur im ersten Geschäftsjahr an, sodass die Ausgaben schon in Jahr 2 heruntergefahren werden können, wobei demgegenüber idealerweise wachsende Umsatzerlöse nach erfolgreicher Markteinführung stehen. Viele der notwendigen Gründungsinvestitionen wie etwa Maschinen oder Fahrzeuge können über einige Jahre abgeschrieben werden, sodass sie einen nachhaltigen Effekt bewirken. Die zu entrichtende Steuerlast wird also konkret um die Abschreibungen gemindert.
 

Fixe vs. variable Kosten: Betriebsausgaben und Kostenarten

Die Höhe der Betriebsausgaben ist von der Unternehmensgröße und der jeweiligen Branche abhängig, sodass generelle Aussagen unzulässig sind. Dies zeigt erneut, wie wichtig es ist, die Ausgaben von Beginn an fest im Blick zu haben. Zu hohe Ausgaben führen letztlich immer zu einem Ungleichgewicht, das finanzielle Handlungsspielräume beeinflusst. Und letztlich wollen externe Geldgeber eine stringente Planung sehen, bei der die Kosten nicht aus dem Boden schießen. Grundsätzlich zu sagen ist, dass Dienstleistungsunternehmen relativ wenige Material- oder Maschinenkosten haben, wohingegen im produzierenden Gewerbe die Ausgaben diesbezüglich sehr viel höher liegen. Insofern sollte sich jeder Existenzgründer damit befassen, welche Betriebsausgaben in welcher Höhe zu erwarten sind, um eine sichere und realistische Finanzplanung auf die Beine stellen zu können. Für den gesamten Kapitalbedarf sind neben den Betriebsausgaben auch die privaten Lebenshaltungskosten (inkl. Versicherungen) zu berücksichtigen. Letztlich muss mit Blick auf die Unternehmensführung zwischen fixen und variablen Kosten differenziert werden. Erste fallen immer an, auch wenn das neue Produkt noch nicht erfolgreich verkauft wird und für die Entwicklung noch Kapital benötigt wird. Bei den variablen Kosten haben Unternehmer die Möglichkeit, gezielt zu steuern und ein Maximum an Wirtschaftlichkeit bzw. Rentabilität anzustreben. So kann etwa beim Einkauf durch geschickte Verhandlungen gespart werden, Energiekosten können durch Investitionen in Energieeffizienz gezielt und vor allem nachhaltig gesenkt werden. Auch durch solche Überlegungen im Businessplan ist es in der Praxis oftmals leichter, externe Kapitalgeber von der Solidität der eigenen Geschäftsidee zu überzeugen.
 

Planung und Kalkulation: die 2 Seiten der ‚Kostenmedaille‘

In Bezug auf die eigentlichen Kosten für das angebotene Produkt bzw. die Dienstleistung spielt der Aspekt der Kalkulation eine wesentliche Rolle. Unternehmer müssen bei der Kalkulation von Preisen ihre Kosten fest im Blick haben, um eine attraktive Gewinnmarge realisieren zu können. Wer nur eine Kostendeckung erreicht, kann keine Gewinne erwirtschaften, folglich kann auch kein Unternehmerlohn ausgezahlt werden. Insofern sind niedrige Kampfpreise sicher ein Mittel, um in einen Markt zu stoßen, auf Dauer aber lassen diese keine befriedigenden Gewinnmargen zu. Insofern sind Existenzgründer gut beraten, ihre Preise sorgfältig und mit Blick auf die Kaufkraft zu kalkulieren. Welchen Preis können oder wollen Kunden bezahlen? Und letztlich haben Unternehmer immer die Chance, an der Kostenschraube zu drehen, indem die Produktionskosten gesenkt oder beim Einkauf bessere Konditionen genutzt werden. In der Startphase werfen neue Produkte zunächst wenige Gewinne ab, daher kommt es in den ersten beiden Geschäftsjahren sehr stark auf eine solide Finanzplanung und Kostenkontrolle an. In diesem Zeitraum scheitert nicht aus Zufall die deutliche Mehrheit der Existenzgründungen.
 

Weitere Kosten bei der Existenzgründung

Neben erforderlichen Kosten für administrative Angelegenheiten oder betrieblich notwendigen Ausgaben können gerade auch im privaten Bereich zusätzliche Kosten entstehen, die mit bedacht werden sollten. Zwar sind viele Existenzgründer davon befreit, dennoch besteht die Möglichkeit, Beiträge für die gesetzliche Rentenversicherung zu leisten. Alternativ dazu sind vom erwirtschafteten Unternehmerlohn Kosten für die private Altersvorsorge zu entrichten, wobei diese auch steuerlich absetzbar sind. Zudem besteht im Sinne der finanziellen Absicherung die Möglichkeit der freiwilligen Arbeitslosenversicherung, um sich im Falle der Geschäftsausgabe abzusichern (die Kosten belaufen sich monatlich auf unter 20 Euro). Im Bereich der Versicherungen ist eine Betriebshaftpflichtversicherung alternativlos, um sich im Schadensfall nicht mit unbezahlbaren Kosten konfrontiert zu sehen. Auch teures technisches Inventar könnte mit einer speziellen Police geschützt werden. Die Berufsunfähigkeitsversicherung und eine Rechtsschutzversicherung gehören eher in den optionalen Bereich, wobei es vor allem auf die persönliche Situation und die eigenen Fachkenntnisse ankommt.

Fazit: Unwissenheit und mangelnde Sorgfalt schützt nicht vor Kosten

Wer eine wirtschaftliche Existenz aufbauen möchte, sieht sich zunächst unweigerlich hohen Kosten ausgesetzt. Da diese unvermeidbar sind, gilt es mit Blick auf eine solide Finanzplanung, sie von Beginn an fest im Blick sowie in festgelegten Grenzen zu halten. Die wichtigsten Aspekte und Kostenarten wurden vorgestellt, wobei vor allem die Kostenkalkulation mit Blick auf die Einnahmesituation in der Praxis sehr oft eine Fehlerquelle ist. Gewisse Gewinnmargen, die von Branche zu Branche variieren, sind erforderlich, um ausreichende Umsatzerlöse zu erzielen. Erfolgreiche Unternehmer können sich nicht nur mit der Kostendeckung zufriedengeben, denn in diesem Falle ist noch kein Cent verdient. Gewinne sind nicht nur nötig, um sich selber bezahlen zu können, sondern auch um das Geschäft mit neuen Investitionen weiter konsequent voranzubringen. Neben den zu ermittelnden Gründungskosten zwecks Abschätzung des konkreten Kapitalbedarfs empfiehlt es sich, einen Kostenplan für jeden Monat aufzustellen, sodass (Fehl)entwicklungen schnell erkannt werden können. Es versteht sich von selbst, dass die einzelnen Positionen mit Blick auf die konkret vorliegenden Betriebsausgaben ermittelt werden müssen: