Selbstständig machen mit dem eigenen Café

Café von außen

Der Traum vom eigenen Café bietet für Existenzgründer eine große Herausforderung. Denn ob man Erfolg mit der Selbstständigkeit und der Gründung des eigenen Cafés hat, hängt sehr stark vom Konzept sowie vom Standort des Lokals ab. Möchte man langfristig selbständig ein Café führen, ist es wichtig, die Existenzgründung sehr genau auf das Konsumverhalten der Zielgruppe sowie auf den Markt abzustimmen. Auch rechtliche Rahmenbedingungen und Besonderheiten müssen im Gaststättengewerbe unbedingt beachtet werden.
 

Existenzgründung mit Café: selbstständig machen in der Gastronomie

  • Analyse der Ausgangslage

  • Die Wichtigkeit der Vorbereitung

  • Gaststättengewerbe: rechtliche Rahmenbedingungen prüfen

  • Tipps zur Kostenplanung

  • Selbstständig machen mit Café: Voraussetzungen
     

Analyse der Ausgangslage

Zu Beginn der Existenzgründung muss die Frage, ob sich die Selbstständigkeit mit einem Café lohnt, schlüssig beantwortet werden. Der Businessplan ist der richtige formale Rahmen, um alle relevanten Geschäftsbereiche strategisch auszurichten. Deutschlandweit gab es 2016 knapp 11.500 Cafés, sodass die Anzahl in den letzten Jahren konstant gestiegen ist. Dies lässt auf eine hohe Nachfrage, aber auch auf eine angespannte Konkurrenzsituation je nach Standort schließen. Insofern muss eine aussagekräftige Standort- und Konkurrenzanalyse am Anfang der Planung der Existenzgründung stehen. Die Umsätze von Cafés in Deutschland weisen laut Statistik ebenfalls seit Jahren einen stabilen Wachstumskurs auf, für den 2018 mit einem Gesamtumsatz von knapp 2.5 Milliarden Euro gerechnet wird. Deutschland gilt nicht aus Zufall als Land der Kaffeetrinker: So konsumiert jeder Deutsche pro Jahr im Schnitt über 160 Liter Kaffee. Von den Zahlen her ist Kaffee also deutlich beliebter als Bier, dessen Absatz in den letzten Jahren kontinuierlich zurückgegangen ist (dies nur als Hinweis für den Fall, dass auch alkoholische Getränke angeboten werden sollen). Von der Nachfrage her sprechen die Rahmenbedingungen ganz klar dafür, sich selbstständig mit einem Café zu machen.
 

Bevor es losgeht: Alternativen prüfen

Wer sich selbstständig mit einem Café machen will, aber hohe Investitionen in Räumlichkeiten und Technik für die Kaffeezubereitung und Küche scheut, kann in diesem Bereich auf ein facettenreiches Franchiseangebot zurückgreifen. Natürlich hat auch diese strategische Alternative ihren hohen Preis (Startgebühren und Umsatzbeteiligungen), aber Existenzgründer können auf einen starken Markennamen und ein funktionierendes Netzwerk zurückgreifen. Wer bereit ist, für diesen Vorteil einen Teil der Selbstständigkeit bzw. unternehmerischen Handlungsfreiheit aufzugeben, kann als Franchisenehmer schnell ein eigenes Café eröffnen. In der Regel setzen Anbieter eine berufliche Qualifikation sowie eingehende Erfahrungen in der Branche voraus.
 

Gute Vorbereitung ist alles

Ein guter Geschäftsplan hilft bei der Planung, der Kostenkalkulation sowie bei der Einschätzung der Zukunftsperspektiven enorm. Denn die Geschäftsführung eines eigenen Café sollte langfristig bestand haben. Darin werden die Leitvision sowie klare Ziele für die Zukunft der Geschäftsidee festgelegt. Es werden neben einem Konzept auch Fragen bezüglich der Organisation und des Marketings schriftlich erfasst. Auch ein Finanzplan, der Investitionen und Finanzierung gegenüberstellt, ist fixer Bestandteil einer guten Vorbereitung. Denn daraus kann der Neugründer den finanziellen Bedarf ablesen und zu erwartende Erträge einschätzen. Möchte man das geplante Unternehmen von Geldgebern finanzieren lassen, bietet der Businessplan eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Kreditvergabe, denn daraus kann man die Entwicklung des Unternehmens sowie die Perspektiven für eine Finanzierung ablesen. Auch die Lage, die Zielgruppe sowie die Abgrenzung zum Wettbewerb wird im Geschäftsplan deutlich ausformuliert.
 

Gewerbeverordnungen und rechtliche Rahmenbedingungen beachten

Besonders in der Gastronomie muss man als Gründer viele gesetzliche Vorschriften und Auflagen erfüllen, insbesondere Hygienevorschriften sowie eventuelle Bauvorschriften. Nähere Informationen dazu bietet die Gewerbeaufsicht sowie das Bauamt. Darüber sollte man sich bereits vor der Auswahl des Lokals informieren, da dies auf die Finanzplanung Einfluss nimmt. Für die Hygienevorschriften bietet der Branchenverband DEHOGA einen Leitfaden an. Sollen im Café auch alkoholische Getränke ausgeschenkt werden, benötigt man dafür eine Konzession, die man beim Gewerbe- oder Ordnungsamt beantragt. Aber auch im Falle eines Cafés ohne Alkoholausschank muss die Aufnahme der Tätigkeit auf jeden Fall beim Gewerbeamt gemeldet werden. Man sollte sich wirklich sehr genau vor der Gründung bei einer Beratungsstelle informieren oder gegebenenfalls auch einen Vorbereitungskurs absolvieren, damit nach Aufnahme der Tätigkeit keine rechtlichen Schritte das Unternehmen zum scheitern bringen.
 

Durch Marketing Kunden gewinnen

Ist das Café erst einmal eröffnet, dann ist es wichtig, dass die Nachbarschaft davon informiert wird. Ein Eröffnungsfest sollte unbedingt mit der Verteilung von Flyern in der Umgebung beworben werden. Dieser könnte einen zeitlich begrenzten Rabattgutschein beinhalten, der den Besuch im neuen Café für potentielle Stammgäste besonders attraktiv macht. Ganz wichtig ist auch das Marketing über das Internet. Auf Google Maps kann das neue Café sogleich eingetragen werden. Eine eigene Webseite ist praktisch die Visitenkarten des Unternehmens, auf der auch eventuelle Veranstaltungen beworben werden können, die meist für einen besonders guten Absatz sorgen. Mit Facebook erreicht man bei der Neueröffnung eines Cafés eine breite Masse.

Tipp: soft opening als Generalprobe!

Die Planung ist abgeschlossen, das Café fertig eingerichtet, alle Formalitäten sind erfüllt. Nun kann es endlich losgehen! Damit aber am ersten Tag alles wirklich reibungslos läuft, hat sich in der Praxis ein soft opening bewährt. Freunde und Bekannte können als kritische (!) Gäste den Alltag simulieren. Existenzgründer sehen so, ob alles läuft (Technik und Arbeitsprozesse) bzw. an welchen Stellen vor der tatsächlichen Eröffnung des Cafés noch nachgebessert werden muss.


Notwendige Ausbildung und Fachkenntnisse

Je nach Form des Cafés muss beim IHK ein Gaststättenunterricht absolviert werden. Für die Gründung eines Gaststättenbetriebes benötigen der Gründer sowie alle Mitarbeiter ein Gesundheitszeugnis, das das Gesundheitsamt ausstellt. Die Organisation der Strukturabläufe im eigenen Café bedarf zu Beginn eine gute Planung und Einschulung der neuen Mitarbeiter, damit ein reibungsloser Ablauf beim Zubereiten der Bestellungen mit kurzen Laufwegen garantiert wird. Um einheitliche Qualität für die Zubereitung der Getränke und eventuelle Speisen zu gewährleisten, hilft ein Handbuch mit den Rezepturen bzw. den Zubereitungsarten für alle Mitarbeiter.
 

Tipps für die Kostenplanung

Fast jeder dritte Gastrononiebetrieb erwirtschaftet zwischen 100.000 und 200.000 Euro Umsatz, mehr als 50 % aller Betriebe jedoch weniger als 100.000 Euro. Je nach Größe des geplanten Lokals sowie der Anzahl der Mitarbeiter können diese Zahlen variieren. Zur Kostenplanung sollten zuallererst Überlegungen zu Miete oder Kauf des Gewerbeobjektes gemacht werden sowie Investitionskosten für Umbau und Einrichtung. Die laufenden Kosten ergeben sich zum einen aus den Personalkosten sowie den Ausgaben für Speisen und Getränke, Miete und Energiekosten. Da der Gang zum Café der erste Posten ist, den Menschen in Krisenzeiten streichen, sollte auch ein finanzieller Puffer in die Kostenplanung berücksichtigt werden. Möchte man mit seinem Geschäft auch Geld verdienen, dann sollte man die Ausgaben möglichst gering halten und für hohe Einnahmen sorgen.
 

Unverkennbarer Geschmack: Selbstständig machen als Barista

Um sich von der Konkurrenz abzuheben, sollte das neue Café einen ganz eigenen Stil mit hohem Wiederkennungswert erhalten. Die Einrichtung, das Lichtkonzept und die Dekoration sollten ein Wohlfühlflair erzeugen, das aus Besuchern Stammkunden macht. Natürlich wollen Kunden sich nicht nur wohlfühlen, sondern auch guten Café und diverse, idealerweise hausgemachte Köstlichkeiten/Snacks genießen. Ganz in diesem Sinne gilt es, sich mit einem besonderen Angebot von der Konkurrenz abzuheben. Auf der Speisekarte sollten individuelle Kreationen auftauchen, die es in dieser Form in der unmittelbaren Umgebung nicht zu genießen gibt. Es muss nicht nur Ausgefallenes geboten werden, denn aktuell erlebt frisch zubereiteter Filterkaffee in Deutschland ein Revival. Ohnehin ist das Berufsbild des Baristas auf dem Vormarsch: Experten für die professionelle Zubereitung von Espresso und diversen Spezialitäten können für Kunden den Besuch im Café zu einem aromatisch-geschmackvollen Erlebnis machen, das mit allen Sinnen genießbar ist. Inszeniert der Barista seine Handwerkskunst durch eine zentrale Lage der Theke im Café, so kann der Genuss für Kunden sogar einen gewissen Erlebnischarakter aufweisen. Wer sich selbstständig als Barista machen möchte, wird an der Eröffnung eines Cafés als rahmengebende Basis nicht vorbeikommen.
 

Für geschäftlichen Erfolg kommt es auf jedes Detail an

Insgesamt muss zu Beginn der Existenzgründung Klarheit darüber herrschen, dass die Zubereitung von Kaffeespezialitäten eine Handwerkskunst ist, die viel Fachwissen und Fingerspitzengefühl voraussetzt. Abgesehen von der Auswahl der Bohnen (Röst- und Mahlgrad) spielen auch Temperatur und Druck bei der Zubereitung eine große geschmackliche Rolle. Kleine Nuancen können darüber entscheiden, ob ein Espresso vollmundig oder unangenehm bitter schmeckt. Und auch das Bedienen moderner Maschinen will gelernt sein. Wer seine Kunden verwöhnen und zum Wiederkommen bzw. idealerweise zu persönlichen Weiterempfehlungen animieren will, sollte kein Detail geschmacklichen Zufällen überlassen. Der Besuch von Fachmessen (eventuell auch international) stellt langfristig sicher, dass Kunden immer die angesagtesten Spezialitäten im Café genießen können. Rein wirtschaftlich betrachtet spielen die Einkaufskonditionen bei der Beschaffung aller Waren langfristig gesehen eine Schlüsselrolle. Abgesehen von zuverlässigen Lieferungen in überzeugender Qualität muss die Ware bezahlbar sein bzw. bei den veranschlagten Preisen attraktive Gewinnmargen erlauben. Jeder Preis muss sorgfältig kalkuliert werden, damit er Gewinne abwirft. Erlesene Spezialitäten aus aller Welt dürfen sicher einen höheren Preis haben, insgesamt sollte sich das Café aber mit Blick auf seine Konkurrenzfähigkeit am ortsüblichen Preisgefüge orientieren.
 

Zusammenfassung für die Geschäftsidee ‚selbstständig machen mit eigenem Café‘

  1. Vielversprechende Ausgangslage: ein guter Standort kann angesichts steigender Umsätze von Cafés und eines hohen Kaffeekonsums die nachhaltige Basis für eine erfolgreiche Geschäftsidee sein

  2. Gute Vorbereitung ist die Basis für langfristigen Erfolg: Im Businessplan sind alle Geschäftsbereiche daher ganzheitlich mit Blick auf ein konkretes Ziel auszurichten

  3. Café eröffnen bzw. selbstständig machen als Barista: mit Erlebnischarakter, individuellem Flair und außergewöhnlichen Kreationen kann sich das neue Café ganz gezielt von der Konkurrenz abheben

  4. Wer ein Café eröffnen möchte, muss ein Gewerbe anmelden. Je nach Geschäftsumfang müssen diverse Regelungen aus dem Gaststättengewerbe beachtet werden (Stichworte Gesundheitszeugnis für Mitarbeiter, Einhalten von Hygienevorschriften für frische Lebensmittel und Erwirken einer Konzession für den Ausschank alkoholischer Getränke)

  5. Chaos am offiziellen Eröffnungstag ist Gift für das Image und die Zufriedenheit der Besucher! Daher sollten alle Abläufe bei einem soft opening simuliert werden, um Fehler und Schwachstellen in der Organisation des Betriebes noch rechtzeitig abzustellen.

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