So berechnen Sie das Gehalt eines Mitarbeiters

Den Lohn von Mitarbeitern richtig berechnen: Arbeitgeber tragen zahlreiche Lohnnebenkosten

In Deutschland gilt das so genannte paritätische Prinzip, das heißt die Beiträge zur Sozialversicherung werden – mit ein paar gesetzlich genau geregelten Ausnahmen – von Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils zur Hälfte getragen. Insofern erklärt es sich, warum der mit einem neuen Mitarbeiter vertraglich vereinbarte Bruttolohn nicht mit den tatsächlichen Personalkosten übereinstimmt: Auf den Bruttolohn schlägt der Arbeitgeber seinen Sozialversicherungsanteil obendrauf, während dem Arbeitnehmer sein Anteil sowie Lohnsteuer und ggf. Soli und Kirchensteuer vom Brutto abgezogen werden.

Auf Arbeitnehmerseite ergibt sich der Weg vom Brutto zum Netto aus folgenden derzeit gültigen Anteilen:

• 7,3 % allgemeiner Krankenversicherungsbeitrag
• kassenindividueller Zusatzbeitrag, hälftig getragen (durchschnittlich rund 1,45 %, faktisch in vielen Kassen mittlerweile höher)
• 9,3 % Rentenversicherung
• 1,3 % Arbeitslosenversicherung
• 1,8 % Pflegeversicherung (in Sachsen trägt der Arbeitnehmer 2,3 %, weil dort der Buß- und Bettag erhalten geblieben ist)
• 0,6 % Pflegeversicherungs-Zuschlag für Kinderlose ab dem 23. Lebensjahr – allein vom Arbeitnehmer zu tragen
• Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer je nach Steuerklasse, Einkommen und Freibeträgen

Aus all diesen Posten plus dem Nettogehalt setzt sich am Ende der Bruttolohn zusammen. Wer prüfen möchte, was bei einem konkreten Bruttolohn netto auf dem Konto landet, sollte das durchrechnen:

Brutto-Netto-Rechner: Was bleibt vom Brutto wirklich übrig?

Die monatliche Gesamtbelastung des Arbeitgebers

Neben der Brutto-Netto-Rechnung ist es für Arbeitgeber immens wichtig zu wissen, wie groß die monatliche Gesamtbelastung ausfällt. Nur so lässt sich konkret nachvollziehen, was ein neuer Mitarbeiter tatsächlich Monat für Monat kostet:

Bruttolohn
+ 7,3 % Krankenversicherung (Arbeitgeberanteil)
+ rund 1,45 % halber kassenindividueller Zusatzbeitrag
+ 9,3 % Rentenversicherung
+ 1,3 % Arbeitslosenversicherung
+ 1,8 % Pflegeversicherung (Sachsen-Sonderfall: nur 1,3 %)
+ Insolvenzgeldumlage (U3), Umlage U1 (Krankheit) und U2 (Mutterschaft)
+ Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung an die jeweilige Berufsgenossenschaft
= monatliche Gesamtbelastung für den Arbeitgeber

Letztlich landet man bei einem Aufschlag von rund 20 bis 22 Prozent auf den Bruttolohn – je nachdem, in welcher Berufsgenossenschaft der Betrieb beitragspflichtig ist und wie hoch der Zusatzbeitrag der gewählten Krankenkasse ausfällt. Wer es taggenau für seinen konkreten Fall wissen will, nutzt am besten unseren Rechner

Kosten, die ausschließlich der Arbeitgeber zu tragen sind

Wichtig zu wissen für die Berechnung der Beiträge zur Renten- und Krankenversicherung ist, dass es eine Beitragsbemessungsgrenze gibt. Nur bis zu diesem Einkommen werden die Beiträge prozentual erhoben, alles darüber bleibt – wenn man so will – beitragsfrei. Aktuell beträgt diese Grenze in der Kranken- und Pflegeversicherung 5.812,50 € im Monat, in der Renten- und Arbeitslosenversicherung 8.450 € im Monat – und zwar bundeseinheitlich, die frühere Trennung in einen Rechtskreis Ost und einen Rechtskreis West ist mittlerweile entfallen.

Abgesehen davon muss der Arbeitgeber eine ganze Reihe von Posten allein schultern, die im Bruttolohn nicht enthalten sind:

• Insolvenzgeldumlage (U3): derzeit 0,15 % des rentenversicherungspflichtigen Bruttoentgelts. Sie sichert die Lohnansprüche der Arbeitnehmer im Fall einer Insolvenz und ist von praktisch allen Arbeitgebern zu zahlen.
• Gesetzliche Unfallversicherung: Die Beiträge richten sich nach Branche, Lohnsumme und Gefahrenklasse der zuständigen Berufsgenossenschaft. Je nach Tätigkeit bewegt sich der Beitragssatz zwischen unter 1 % und teils deutlich über 5 % der Bruttolohnsumme – im Baugewerbe etwa fällt er erheblich höher aus als in einem klassischen Bürobetrieb.
• Umlage U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall): Sie greift bei Betrieben mit in der Regel bis zu 30 Arbeitnehmern und erstattet einen Teil der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Die Höhe variiert je nach Krankenkasse und gewähltem Erstattungssatz; im Mittel liegen die Sätze derzeit bei rund 1 bis 3 %.
• Umlage U2 (Mutterschaftsaufwendungen): Sie ist von jedem Arbeitgeber zu zahlen, unabhängig von der Beschäftigtenzahl, und liegt derzeit bei rund 0,4 bis 0,5 % der Bruttolohnsumme.
• Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge: Sehr viele Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern Zuzahlungen für die Altersvorsorge an, um eine Versorgungslücke bei Renteneintritt zu verhindern. Seit dem Betriebsrentenstärkungsgesetz ist bei einer Entgeltumwandlung außerdem ein verpflichtender Arbeitgeberzuschuss von 15 % zu leisten, sofern der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung tatsächlich Sozialversicherungsbeiträge spart.

Wer Mitarbeiter zunächst nicht fest, sondern nur befristet oder auf Stundenbasis einstellen möchte, muss den seit dem 1. Januar 2015 geltenden gesetzlichen Mindestlohn beachten – aktuell 13,90 € brutto je Stunde, ab dem 1. Januar 2027 dann 14,60 €. Hinzuweisen ist noch darauf, dass die angeführten Lohnnebenkosten nur dann fällig werden, wenn ein vertragliches Angestelltenverhältnis besteht. Freie Mitarbeiter arbeiten auf Honorarbasis bzw. gegen Rechnung, die Auftraggeber streng genommen nicht als Personalkosten verbuchen. Die nicht unerheblichen Lohnnebenkosten geben insofern auch einen Erklärungsansatz dafür, dass das Thema Scheinselbstständigkeit ein weit verbreitetes Phänomen ist – wer hier ein hauchdünnes Modell wählt, riskiert allerdings empfindliche Nachzahlungen.

Scheinselbstständigkeits-Check: 12 Fragen zur eigenen Konstellation

Arbeitgeber und ihr Anteil an der privaten Krankenversicherung

Angestellte, deren reguläres Brutto-Jahreseinkommen die sogenannte Versicherungspflichtgrenze (auch Jahresarbeitsentgeltgrenze, kurz JAEG) überschreitet, können sich privat krankenversichern lassen oder als freiwillig Versicherte in der GKV bleiben. Diese Grenze liegt aktuell bei 77.400 € im Jahr bzw. 6.450 € im Monat. Auch für die PKV leistet der Arbeitgeber einen zu kalkulierenden Zuschuss, der in der Höhe so behandelt wird wie der Arbeitgeberanteil zur GKV.

In der Regel zahlt der Arbeitgeber 50 % der PKV-Prämie, jedoch nur bis maximal zur Hälfte des Höchstbeitrags der GKV. Konkret bedeutet das derzeit: Der maximale Arbeitgeberzuschuss zur PKV liegt bei 508,59 € monatlich, hinzu kommen rund 104,63 € als Zuschuss zur privaten Pflegeversicherung. Liegt der PKV-Beitrag deutlich über diesem Deckel, müssen Arbeitnehmer die Mehrkosten allein tragen. Etwaige Selbstbeteiligungen oder Beitragsrückerstattungen haben auf den Arbeitgeberzuschuss übrigens keinen Einfluss.

Krankenkassenrechner: GKV-Beitrag schnell ausrechnen

Tücken und häufige Fehler bei der Lohnberechnung

So klar das paritätische Prinzip auf dem Papier ist – in der Praxis lauern an verschiedenen Stellen Fallstricke, die für Gründer und kleine Arbeitgeber teuer werden können. Die häufigsten Fehler in puncto Personalkostenkalkulation:

Gerade die Lohnabrechnung selbst ist ein Bereich, in dem sich Fehler bitter rächen. Die DEÜV-Meldungen, ELStAM, Beitragsnachweise und U1/U2-Erstattungen sind formal so eng getaktet, dass viele Gründer hier mit einer Software arbeiten oder die Lohnbuchhaltung an den Steuerberater auslagern.

Buchhaltungs- und Lohnsoftware im Vergleich

Drum kalkuliere, wer sich vertraglich bindet: Personalkosten betriebswirtschaftlich richtig erfassen

Wer das Gehalt eines Mitarbeiters wie oben angeführt berechnet, erkennt unmittelbar, dass mit dem reinen Bruttolohn die Personalkostenrechnung längst nicht abgeschlossen ist. Die Lohnnebenkosten zeigen, dass der vereinbarte Grundlohn bei weitem nicht den gesamten Lohnfaktor ausmacht. Es gilt, immer die gesamten Lohnkosten pro Mitarbeiter zu erfassen, um im Sinne des Controllings von Anfang an Klarheit und Transparenz über die Kostenstruktur zu erhalten.

In die jeweilige Kostenrechnung müssen auch kalkulatorisch Kosten für Urlaubstage, etwaige Sonderzahlungen (Weihnachts- oder Urlaubsgeld) sowie Weiterbildungsmaßnahmen einfließen, je nachdem, was geplant ist oder mit dem Mitarbeiter vertraglich vereinbart wurde. Wer langfristig unternehmerisch denken und handeln will, darf sich also nicht nur mit der Berechnung des Bruttolohnes begnügen, sondern muss alle direkten und indirekten Personalkosten stets fest im Blick haben.

Direkte und indirekte Personalkosten

Die direkten Personalkosten wurden oben schon angeführt und erläutert, wobei auch etwaige Reise- oder Bewirtungskosten je nach Beschäftigung mit ins Kalkül gezogen werden müssen. Langfristig zu kalkulieren heißt zudem, etwaige Lohnsteigerungen, Tarifrunden oder die regelmäßigen Anhebungen des Mindestlohns auf dem Plan zu haben. Daneben sind die so genannten indirekten Personalkosten relevant, zu denen beispielsweise gehören:

• Abschreibungen für die Arbeitsausstattung (Büroutensilien, Arbeitsbekleidung, Hard- und Software)
• Kosten für Fachliteratur, neue Fahrzeuge, Maschinen und Werkzeuge
• eventuelle Kosten für Sachbezüge, Geschenke und Mitarbeiter-Benefits (Jobticket, Bahncard, Jobrad)
• anteilige Kosten für Büromiete und Nebenkosten – mit einer steigenden Mitarbeiterzahl werden zwangsläufig größere Geschäftsräume gebraucht
• Recruiting-Kosten, Einarbeitung und Produktivitätsverlust in den ersten Wochen
• Weiterbildungs- und Schulungsbudgets

Wirtschaftlichkeit: Wann trägt sich ein Mitarbeiter?

Eine Faustregel aus der Praxis lautet: Ein produktiv eingesetzter Mitarbeiter sollte mindestens das Zwei- bis Dreifache seiner Vollkosten an Umsatz erwirtschaften – im Dienstleistungssektor mit hohem Stundensatz oft das Zwei-, in handwerklichen oder margenschwächeren Branchen eher das Drei- bis Vierfache. Bei einem Bruttogehalt von 3.000 € (Vollkosten ca. 3.700 €) heißt das je nach Branche einen zusätzlichen Umsatzbeitrag von rund 7.500 bis 15.000 € im Monat. Wer hier zu knapp kalkuliert, gerät spätestens nach der Probezeit in betriebswirtschaftliche Schieflage.

Hilfreich ist in diesem Zusammenhang, sowohl den eigenen Stundensatz als auch den notwendigen Zielumsatz nach der Einstellung neu durchzurechnen:

Stundensatz-Rechner mit Branchenvergleich

Zielumsatz-Rechner: Welcher Umsatz trägt die Stelle?

Aktuelle Kennzahlen und Trends am deutschen Arbeitsmarkt

Wer Personalkosten kalkuliert, sollte wissen, wo der Markt steht. Ein paar Eckwerte zur Einordnung:

• Laut Statistischem Bundesamt liegen die durchschnittlichen Arbeitskosten je geleistete Stunde in Deutschland im oberen Drittel der EU – die deutsche Wirtschaft zählt damit zwar nicht zu den günstigsten, aber zu den produktivsten Standorten.
• Der gesetzliche Mindestlohn ist seit seiner Einführung 2015 (8,50 €) auf mittlerweile 13,90 € und damit um über 60 % gestiegen; die nächste Stufe auf 14,60 € folgt zum 1. Januar 2027.
• Die Beitragsbemessungsgrenzen werden seit Jahren regelmäßig angehoben – wer Spitzenverdiener beschäftigt, sollte das in der jährlichen Personalplanung mit einkalkulieren.
• Der durchschnittliche Zusatzbeitrag in der GKV ist innerhalb weniger Jahre spürbar gestiegen und liegt mittlerweile bei rund 2,9 % – mit Tendenz zu mehr als 3 %, was die Lohnnebenkosten weiter nach oben drückt.
• Fachkräftemangel und demografischer Wandel sorgen dafür, dass sich Recruiting-Kosten, Gehaltsbänder und Bindungsinstrumente (bAV, mobiles Arbeiten, Jobrad) zu eigenständigen Kostenfaktoren entwickelt haben.
• Die Arbeitgeberanteile an den Sozialabgaben liegen mittlerweile zusammengerechnet bei rund 21 % – und damit auf einem historischen Hoch seit Einführung des paritätischen Pflegeversicherungsbeitrags.

Direkte und indirekte Lohnkosten im Vergleich

Eine einfache Rechnung – wenn man den Überblick behält

Die Darstellungen bis hierher haben gezeigt, dass die Berechnung des Mitarbeiterlohnes dem für den Standort Deutschland typischen paritätischen Prinzip unterliegt. Jeder Selbstständige, der plant, Mitarbeiter einzustellen, sollte sich vergegenwärtigen, dass jenseits des vereinbarten Bruttolohns für Arbeitgeber Nebenkosten entstehen, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen und – inklusive Berufsgenossenschaft und Umlagen – durchaus weit mehr als 20 % betragen können.

In betriebswirtschaftlicher Hinsicht sollte jeder Lohn gewissenhaft kalkuliert werden, wozu die hier beschriebenen direkten und indirekten Lohnkosten herangezogen werden müssen. Wer also einen bestimmten Bruttolohn als Obergrenze zahlen will oder kann, muss bei der endgültigen „Lohnfindung" immer die zu zahlenden Arbeitgeberanteile mit ins Kalkül ziehen. In formaler Hinsicht ist neben der Lohnberechnung auch an die Anmeldung des Mitarbeiters sowie die Ausfertigung eines Arbeitsvertrages zu denken.

Wer Mitarbeiter einstellt, die schon längere Zeit arbeitslos sind, oder Menschen mit Schwerbehinderung beschäftigt, kann unter Umständen einen Eingliederungszuschuss von der Bundesagentur für Arbeit geltend machen. Auch zahlreiche Landes- und Bundesprogramme (KfW, Bundesländer, ESF) fördern Personalaufbau, Qualifizierung oder die erste Einstellung. Ein systematischer Blick lohnt sich:

Fördermittelcheck: Welche Zuschüsse und Programme passen?

Zusammenfassung zum Thema Gehalt von Mitarbeitern berechnen